7 Möglichkeiten eine Notiz an eine E-Mail zu heften

Outlook

Hin und wieder erhalten wir eine E-Mail, auf die wir nicht sofort reagieren möchten, da man sich zunächst Gedanken und gegebenenfalls Notizen für eine passende Antwort machen muss, um zu einem späteren Zeitpunkt angemessen darauf zu antworten.
Gibt es eine geeignete Methode eine Notiz, an eine E-Mail die wir erhalten haben, zu heften?

Tatsächlich gibt es mehrere Möglichkeiten mit Outlook. Welche Methode für uns am geeignetsten ist, hängt in der Regel davon ab, wie lang die Notiz sein soll und wie hoch der Grad an benötigter Formatierung hierfür ist.
Unabhängig von den integrierten Methoden in Outlook selbst, gibt es weitere Tools die sich zu Outlook hinzufügen lassen, um eine Notiz anzuheften.

Die erste Methode: Benutzerdefinierte Markierung

Wenn man ein Element markiert, kann man den Inhalt des Textes frei wählen. Standardmäßig wird der Text auf „Nachbereitung“ gesetzt oder man wählt aus einer Liste mit vordefinierten Texten den passenden aus. Natürlich kann auch jeder beliebige Text eingegeben werden.

Sollten wir nur einen kurzen knappen Text integrieren wollen bietet sich diese Methode am ehesten an.

Um den Text einzugeben, müssen wir mit Rechtsklick auf das flaggenähnliche Symbol in Outlook klicken und im Menü Benutzerdefiniert auswählen. Eine andere Methode wäre die Tastenkombination CTRL+SHIFT+G einzugeben, da sich hier die gleiche Dialogbox öffnet.

Die eingetippte Notiz wird dann in einer Infobar direkt über der Nachricht selbst im Lesebereich oder der geöffneten Email angezeigt.

Die zweite Methode: Das Thema anpassen

Die zweite Möglichkeit eine kleine Notiz hinzuzufügen, ist das Verändern des Themas in der Mail selbst.

Dafür muss man mit einem Doppelklick auf die Nachricht selbst klicken, um sie in ihrem eigenen Fenster anzeigen zu lassen. Dann können wir einfach die Notiz ins Themenfeld eingeben.

Wenn wir Outlook 2013 oder 2016 verwenden, in welchem der Nachrichtenkopf minimiert ist, kann man den Titel erst dann anpassen, wenn man den Nachrichtenkopf wieder vergrößert. Dies funktioniert einfach in dem man den kleinen nach unten gerichteten Pfeil im Sendeinformationskästchen anklickt. Dieser befindet sich im rechten unteren Bereich des Kästchens.

Die dritte Methode: Eine Notiz in den Nachrichtentext selbst eintragen

Je länger die hinzugefügte Notiz werden soll desto besser ist diese Methode, da man sie direkt in den Nachrichtentext integriert. Um diesen Schritt auszuführen müssen wir mit einem Doppelklick auf die Nachricht klicken, um sie in ihrem eignen Fenster zu öffnen. Nun muss man eine Auswahl basierend auf der Outlook Version treffen:

  • Outlook 2003: Bearbeiten > Nachricht bearbeiten
  • Outlook 2007: Andere Aktionen > Nachricht bearbeiten
  • Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016: Aktionen > Nachricht bearbeiten

Befinden wir uns dann im Editiermodus können wir frei jeden Text eintragen. Beim Schließen der Nachricht sollten wir dann darauf achten die Änderungen zu speichern.

Die vierte Methode: Eine Notiz anhängen

Wenn wir eine richtige Notiz anhängen möchten, muss man diese zuerst im Notizbereich von Outlook eingeben. Danach öffnet man die Nachricht, versetzt diese in den Editiermodus, wie in der dritten Methode beschrieben. Nun können wir die Notiz kopieren und dann mit der Kopierfunktion in die Nachricht integrieren. Sie wird dann als Anhang angezeigt.
Danach können wir die Notiz aus dem Notizenordner löschen, da sie mit der Nachricht abgespeichert wird.

Die fünfte Methode: OneNote benutzen

Haben wir ebenfalls Microsoft OneNote auf unserem Computer installiert, wird uns der OneNote Button in der Symbolleiste oder dem Kopfzeile angezeigt. Mit dem Betätigen der OneNote Funktion können wir einen eine verknüpfte Notiz erstellen. Hierbei wird die Nachricht weiterhin in Outlook abgespeichert, während die Notiz für die jeweilige Nachricht in OneNote abgespeichert ist.

Beide Elemente sind miteinander verknüpft, was die Suche nach dem zugehörigen Inhalt bei der Arbeit mit einem der Tools vereinfacht.

Besonders gut eignet sich diese Methode für Notizen die lang sind, Bilder, Zeichnungen oder Formatierungen enthalten.

Die sechste Methode: Verwenden eines Add-Ins

Eine weitere Möglichkeit etwas einzufügen, ist über eine Notiz, die als Add-In via Outlook funktioniert. Zwei Add-Ins die das umsetzten können sind Standss EmailNotes, und Bells & Whistles für Outlook.

Standss EmailNotes No-nonsense Notizfunktion die Add-Ins in Outlook nutzt. Zusätzliche Inhalte können über ein separates Notizfenster eingetragen werden. Dieser Text kann formatiert oder durch Links ergänzt werden. Zusätzlich können wir die Notizen ausdrucken und in eine Antwort integrieren.

Bells & Whistles für Outlook ist ein allgemeineres Add-In, welches neben dem Erstellen von Hinweisen und Notizen in eine Nachricht auch das Erstellen von Nachrichtenvorlagen sowie eine automatische Mailkontenauswahl anbietet. Zusätzlich kann das Add-Inn uns daran erinnern, vergessene Anhänge hochzuladen oder Serienbriefe zu erstellen.

Die siebte Methode: Verwenden eines Office Store Web Add-Ins

Wenn wir ein Exchange- oder Outlook Konto in Outlook 2013 oder Outlook 2016 verwenden, können wir auch andere Arten von Add-Ins verwenden. Diese können wir über die Office Store Schaltfläche auf der Registerkarte „Start“ installieren.

Der Vorteil dieser Add-Ins ist das sie auch Online über Outlook Web (OWA) und Outlook für Mac funktionieren. Später werden auch noch Apps für iOS und Android bereitgestellt.

Wir müssen uns aber darüber im Klaren sein, dass diese optisch von den bisherigen Notiztools abweichen, im Moment noch in Bearbeitung sind und dass wir einen Postfach-Zugang zu einem Drittanbieter geben müssen. Wir sollten vielleicht zweimal überlegen, bevor wir eine dieser Lösungen verwenden.

Vorheriger Artikel Nächster Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.