Abspeichern von Outlook Suchabfragen zur Wiederverwendung

Outlook

„Für unsere Arbeit müssen wir regelmäßig dieselben oder ähnlichen Abfragen in Outlook durchführen.
Manche Abfragen sind komplizierter als andere und daher ist es sehr mühselig, diese immer neu aufzubauen.
Gibt es einen Weg , unsere Suchabfragen abzuspeichern, sodass wir sie wiederverwenden können ohne sie jedes Mal neu aufbauen zu müssen?“

Bedauerlicherweise gibt es in Outlook keine Möglichkeit eine Suchabfrage abzuspeichern. Jedoch besitzt Outlook einen Zwischenspeicher, der ihre 10 letzten Abfragen speichert, jedoch ist dies nicht permanent.
Es gibt jedoch ein paar andere Wege um dieselben oder ähnliche Suchabfragen sehr schnell wieder zu erzeugen.

Zuletzt verwendete Suchvorgänge

Die Funktion „Zuletzt verwendete Suchvorgänge“ kann sehr gut für Abfragen verwendet werden die man gerade durchgeführt hat. Outlook speichert bis zu 10 zuletzt verwendete Abfragen.

• Outlook 2007
Drücken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten, direkt neben der Lupe innerhalb der Suchmaske um das Menü der zuletzt verwendeten Abfragen aufzurufen.

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• Outlook 2010/2013
Klicken Sie in das Suchfeld und nutzen Sie den Zuletzt verwendete Suchvorgänge Button in dem Suchregister.

Extra Tipp: In Outlook 2010 und 2013 machen Sie einen Rechtsklicks auf den Zuletzt verwendete Suchvorgänge Button und wählen Sie „Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“. Ab dann können Sie die Suche Wiederholen ohne vorher immer zuerst in das Suchfeld klicken zu müssen.

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Suchvorlage

Stellen Sie fest, dass Sie immer wieder Felder aus der „Verfeinern“ Gruppe des Suchregisters verwenden, ginge es schneller, wenn Sie diese Felder zu ihrer Suchvorlage hinzufügen.

In Outlook 2012 und 2013 können Sie diese Felder über den „Mehr“ Button innerhalb der „Verfeinern“ Gruppe hinzufügen. Wenn Sie ihre Suche schließen, blenden diese Felder sich wieder aus, jedoch erscheinen wieder sobald Sie für ihre nächste Abfrage in das Suchfeld klicken.

In Outlook 2007 können Sie diese Funktion entweder über einen Klick auf de Doppelpfeil nach Unten, auf der rechten Seite des Suchfeldes aufrufen oder über die Tastenkombination STRG+ALT+W.

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Diese Felder können schneller befüllt werden und sie können mit Hilfe des TAB Knopfes zwischen den Feldern navigieren. Fügen Sie häufig genutzte Suchfelder zu Ihrer Suchvorlage hinzu um die Abfragen schneller anzulegen.

Anlage eines Suchordners

Um tatsächlich eine Suchabfrage zur Wiederverwendung zu erzeugen sollten Sie, ironischer Weise, nicht das Suchfeld verwenden. Legen Sie stattdessen einen Suchordner an.

• Outlook 2003 und Outlook 2007
Datei > Neu > Suchordner
• Outlook 2010 und Outlook 2013
Register Order > Neuer Suchordner
• Tastenkombination
STRG+SHIFT+P

Am ende der Dialogbox für Neuer Suchordner können Sie die Auswahl treffen, einen Benutzerdefinierte Suchordner mit Ihren eigenen Kriterien zu gestalten, um Ihre Suchabfrage zu erstellen. Ein Beispiel  finden Sie in dem Beitrag „Einen Outlook Suchordner für “Auszuführende Objekte” erstellen„.

Auf dem Register Erweitert können Sie fast jedes sich in Outlook befindliche Feld auswählen. Wenn Sie noch komplexere UND und ODER Suchen erzeugen möchten, können Sie den Abfrageerstellungsdialog aktivieren.

Extra Tipp:
Nachdem Sie ihren Suchordner angelegt haben, können Sie weiterhin das Suchfeld nutzen um die Ergebnisse ihrer Suche zu verfeinern. Dies gibt Ihnen hauptsächlich die Möglichkeit eine festgelegte Vorab-Suche für den aufwendigen Teil Ihrer Abfrage zu erstellen aber jedoch weiterhin flexibel zu sein.

Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten
Benutzerdefinierte Ansichten sind oftmals ein etwas unterschätzte Eigenschaft von Outlook, jedoch sind sie eine große Hilfe um ebenfalls Suchabfragen abzuspeichern.
Die Benutzerdefinierte Ansicht gibt Ihnen im Grunde die gleichen Filtermöglichkeiten wie auch bei den Suchordnern und hat den Vorteil, dass es sogar möglich ist einen Sortierungsbefehl zu speichern oder festzulegen, welche Spalten angezeigt werden sollen. Des Weiteren kann sie auch für die Ordner Kalender, Kontakte und Aufgaben verwendet werden.

Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht

• Outlook 2003
Ansicht > Anordnen nach > Aktuelle Ansicht > Ansicht festlegen
• Outlook 2007
Ansicht > Aktuelle Ansicht > Ansicht festlegen
• Outlook 2010 und Outlook 2013
Register Ansicht > Ansicht ändern > Ansichten verwalten

Ansichten wechseln

• Outlook 2003
Ansicht > Anordnen nach > Aktuelle Ansicht
• Outlook 2007
Ansicht > Aktuelle Ansicht
• Outlook 2010 und Outlook 201
Register Ansicht > Ansicht ändern

Extra Tipp 1: Bei Outlook 2007 und älter können Sie schnell zwischen Ansichten wechseln indem Sie die Erweitert Symbolleiste einschalten: Ansicht > Symbolleiste > Erweitert

Extra Tipp 2: Benutzerdefinierte Ansichten sind auch in den Suchordnern verfügbar. Wenn Sie häufig verschiedene Verbesserungen Ihrer Suche vornehmen, können Sie zwischen den Ansichten wechseln um zwischen diesen Verfeinerungen hin und her zuschalten oder sie anzuwenden. Sofern benötigt, können Sie ihre Suchabfrage weiterhin über das Suchfeld fertigstellen.

Extra Tipp 3:  Eine sehr komfortable Outlook Erweiterung für die Suche, stellt das Programm Lookeen Search dar.

Fahren Sie sich nicht daran fest immer nur eine einzige Eigenschaft zu nutzen, sie zu kombinieren macht sie umso leistungsfähiger.

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