Wir haben einen Ordner mit über 20 Dateien und einigen Unterordnern, die wir gern jemandem schicken möchten. Wie können wir einen gesamten Ordner an eine E-Mail anhängen?
Das ist nicht direkt möglich. Ein Ordner ist keine Datei, deshalb kann sie nicht angehängt werden. Was wir jedoch tun können ist den Ordner zu komprimieren, so dass daraus eine zip-Datei ensteht. Diese zip-Datei können wir nun versenden. Natürlich könnten wir auch alle gewünschten Dateien einzeln an die E-mail anhängen, dies würde jedoch sehr unübersichtlich für Sender und Empfänger sein.
Weiterhin können wir alle Dateien auf einen Online-Datenspeicher wie Network Share, SharePoint, OneDrive oder Dropbox hochladen. Anschließend können wir einen Link auf diesen Ordner erzeugen lassen und dem Empfänger der E-mail diesen Link schicken.
Erstellen eines komprimierten Ordners (zip-Datei)
[platzhalter, Dateisymbol: zip-Datei im Windows Explorer] Eine zip-Datei können wir direkt mit dem Windows Explorer erzeugen. Komprimieren wir einen gesamten Ordner werden ebenso automatisch alle Unterordner komprimiert. Die Verzeichnisstruktur bleibt dabei erhalten. Natürlich können wir auch einzelne Dateien im Windows Explorer markieren, indem wir die Strg-Taste drücken und die Dateien anklicken. Anschließend können wir dann nur die ausgewählten Dateien zu einer zip-Datei hinzufügen. Wir gehen dabei wie folgt vor:
Wir navigieren im Windows Explorer in den Ordner, der die Dateien enthält, die wir komprimieren wollen. Wir wählen dann entweder einzelne Dateien aus oder den gesamten Ordner.
Wir klicken mit der rechten Maustaste auf die gewünschten Dateien oder Ordner und wählen: Senden An -> ZIP-komprimierter Ordner [Platzhalter, siehe Originalquelle, Beschriftung der Abbildung: „Kombinieren Sie schnell mehrere Dateien zu einer einzelnen zip-Datei über das „Senden An“-Menü]. Nun können wir in Outlook unsere E-Mail erstellen und die erzeugte zip-Datei in gleicherweise anhängen, wie wir es auch sonst mit einer einzelnen Datei tun würden.
Anhängen einer zip-Datei an eine E-mail mit Microsoft Outlook 2007, 2010, 2013 oder 2016
Das Vorgehen zum Anhängen einer Datei unterscheidet sich je nach installierter Office Version.
In Outlook 2007 klicken wir in der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Hinzufügen auf Datei anfügen. Im anschließenden Dialogfeld wählen wir die erstellte zip-Datei aus und klicken auf Einfügen.
In Outlook 2010 klicken wir im Nachrichtenfenster der Email auf die Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Datei anfügen. Wir wählen die Datei aus und klicken auf Einfügen.
In Outlook 2013 wählen wir im Nachrichtenfenster Nachricht und dort Datei anfügen aus.
In Outlook 2016 klicken wir auf die Registerkarte Einfügen und wählen Datei anfügen aus. Um die zip-Datei anzuhängen wählen wir die nun die Option Diesen PC durchsuchen aus. Wir navigieren zum Ordner, in der die zip-Datei abgelegt ist und klicken auf Einfügen.
Übrigens kann die zip-Datei in allen Outlook-Versionen auch einfach aus dem Windows Explorer in das Nachrichtenfenster der Email gezogen werden, um diese der Email anzuhängen.
Sollte aus irgendeinem Grund die zip-Datei nicht zu sehen sein, wenn Sie sie anfügen möchten, hilft ein Updaten der Windows Registrierung für zip-Dateien.
- Unter Windows XP wählen wir Start -> Ausführen und tippen „regsvr32 zipfldr.dll“
- Unter Windows Vista, 7, 8 und 10 wählen wir Start beziehungsweise Web und Windows durchsuchen und tippen „regsvr32 zipfldr.dll“