Ausnahmen bei der Abwesenheitsnachricht: Nicht automatisch allen antworten

Outlook

Ich würde gerne den Abwesenheitsassistenten aktivieren, aber an ein paar verschiedene Adressen sollte er wirklich keine automatische Antwort senden, wie beispielsweise an Verteiler, in denen ich Mitglied bin.

Wie kann ich den Abwesenheitsassistenten daran hindern, automatischen Antworten an bestimmte Adressen zu senden?

 

Sie können eine Ausnahme in dieser Form für das Automatische Antworten (auch bekannt als der Abwesenheitsassistent) in Outlook nicht einstellen.

 

Sie können eine solche Funktion jedoch nachbilden, indem Sie eine Regel verwenden, mit der Sie die völlige Kontrolle darüber behalten, an wen diese Antwort gesendet werden soll und wer von dieser Automatischen Antwortnachricht ausgenommen ist.

Ein alternativer Ansatz wäre es, das „Automatisch Antworten“-Feature für interne Nutzer zu aktivieren und an nur ausgewählte externe Kontakte eine automatische Nachricht zu senden. Dies wird mit einer zusätzlichen Regel ermöglicht.

Anmerkung: Wenn Sie kein Exchange-Konto verwenden, können Sie den Ratgeber zum Abwesenheitsassistenten nutzen, um alternative Lösungen zum Einstellen einer Automatischen Antwort zu finden.

 

Automatische Antworten senden mit Hilfe einer Benachrichtigungsregel

Um alle Ihre automatischen Antworten mit einer Benachrichtigungsregel zu kontrollieren, folgen Sie den folgenden Schritten.
1. Öffnen Sie den Regelassistenten;
– in Outlook 2007 und vorherigen Versionen: Extras -> Abwesenheits-Assistent…
– in Outlook 2010 und Outlook 2013: Regeln -> Regeln und Benachrichtigungen verwalten
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Regel“.
3. In dem Bereich „Regeln ohne Vorlagen erstellen“ wählen Sie „Nachrichten bei Ankunft prüfen“ aus.
4. In dem nächsten Feld können Sie die Bedingungen definieren.
– Wählen Sie „Innerhalb meiner Organisation“, wenn Sie die Nachricht an eine begrenzte Anzahl von Empfängern senden möchten
– Wenn Sie die Benachrichtigung an alle senden möchten und nur verhindern wollen, dass die
Nachricht an nur eine begrenzte Zahl von Empfängern gesendet wird, legen Sie überhaupt
keine Bedingungen fest.
5. Klicken Sie auf „Weiter“ um zu dem nächsten Aktionsfeld zu gelangen.
6. Wählen Sie hier „diese vom Server mit einer Nachricht beantworten“ aus.
– Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf „Eine Nachricht“, um eine individuelle
Abwesenheitsnotiz zu erstellen.
– In dem sich öffnenden Eingabefeld geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken auf „Speichern und Schließen“.
7. Klicken Sie auf „Weiter“ um zu dem nächsten Fenster zu gelangen, in welchem Sie Ausnahmen für diese Regel festlegen können.
– Es ist ratsam zumindest ein paar Ausnahmen festzulegen, besonders bei Nachrichten mit dem Betreff „fehlgeschlagen“, „unzustellbar“, etc. So beugen Sie dem Auftreten einer Endlosschleife zwischen zwei Mail-Servern vor.
– Falls Sie in Schritt 4 keine Bedingungen definiert haben, dann wählen Sie die Ausnahme „Innerhalb meiner Organisation“ um zu verhindern das automatische Antworten an diese Empfänger versendet werden.
8. Wenn Sie das erledigt haben, klicken Sie auf „Weiter“ um der Regel einen Namen zu geben wie beispielsweise „Eigene Automatische Antwort.
9. Setzen Sie im Kontrollfeld „Diese Regel aktivieren“ ein Häkchen und überprüfen Sie Ihren Nachrichtentext. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ und anschließend auf „OK“, um die offenen Fenster zu schließen.

 

Nun können Sie im Falle einer Abwesenheit die Regel bequem aktivieren bzw. deaktivieren, wenn Sie wieder zurück sind.

Extra Tipp: Der Regelassistent ermöglicht es Ihnen, eine Zeitspanne zu definieren, so dass sich dieser Assistent automatisch ein- und ausschalten kann.

Anmerkung: Die Sicherheitseinstellungen von Exchange sind so konfiguriert, dass sie keine automatischen Antworten, automatische Weiterleitungen und Nachrichten des Automatischen Abwesenheitsassistenten erlauben. 

 

Interne und externe „Automatisch Antworten“-Optionen

Alle derzeit unterstützten Versionen von Outlook und Exchange (2007 und später) haben die Möglichkeit, das Automatisch Antworten Feature zu konfigurieren, sodass es nur internen Benutzern antwortet oder aber verschiedene Antworten an interne und externe Nutzer sendet.

Es gibt eine integrierte Funktion welche die externe Antwort nur an (externe) Leute sendet die gleichzeitig auch in Ihrem Adressbuch sind, oder auch an jeden der Ihnen Nachrichten sendet.

Möchten Sie das Automatische Antworten nur für Leute aus Ihrem Adressbuch zulassen, stellen Sie sicher, dass Ihr Adressbuch tatsächlich keine Adressen von Leuten enthält, an die Sie die automatische Antwortnachricht nicht senden möchten.

 

Interne Automatische Antworten und eine Antwortregel für zusätzliche Adressen

Es findet sich zudem eine Option, mit der Sie Regeln definieren könne, die nur dann ausgeführt werden, wenn das Automatische Antworten eingeschaltet ist. Dies ermöglicht Ihnen, den Abwesenheitsassistenten nur für interne Nutzer einzustellen und eine zusätzliche Regel zu konfigurieren, mit der Sie nur an ausgewählte externe Kontakte mit einer Vorlage antworten.

1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Automatische Antworten“.
2. Wählen Sie die Option „Automatische Antworten senden“.
3. Stellen Sie sicher, dass das Automatische Antworten für „Außerhalb meiner Organisation“ ausgeschaltet ist.
4. Klicken Sie auf die
„Regeln…“-Schaltfläche am unteren linken Fensterrand.
5. Betätigen Sie den Button
„Regel bearbeiten…“.
6. Klicken Sie auf den „Von…“-Button und wählen Sie all die (externen) Leute aus, an die sie eine Antwort senden möchten.
7. Wählen Sie die
„Antworten mit“-Option aus.
8. Klicken Sie auf die
„Vorlage…“-Schaltfläche.
9. Geben Sie den Nachrichtentext ein, den Sie als Antwort senden möchten.
– Vergessen Sie nicht, einen Betreff anzugeben.
– Sie können die Empfänger-Zeile freilassen.
10. Klicken Sie auf
„Speichern und Schließen“ wenn Sie Ihre Nachricht fertiggestellt haben.
11. Klicken Sie auf
„OK“, um alle offenen Dialogfenster zu schließen.

 

Nun passiert Folgendes:
– Empfänger innerhalb Ihrer Organisation werden Ihre interne Automatische Antwortnachricht erhalten.
– Empfänger, welche Sie mit Ihrer Regel belegt haben, werden die ausgewählte Vorlage als Antwort erhalten.
– Empfänger außerhalb Ihrer Organisation, die von der spezifischen Regel nicht betroffen sind, werden keine automatische Antwort erhalten.

Anmerkung:Die Sicherheitseinstellungen von Exchange sind so konfiguriert, dass sie keine automatischen Antworten, automatische Weiterleitungen und Nachrichten des Automatischen Abwesenheitsassistenten erlauben.

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