Ausnahmen einer wiederkehrenden Besprechung oder eines Termins wiederfinden

Outlook

Wir haben einen wiederkehrenden Termin in Outlook angesetzt, bei dem wir den Betreff und die Nachricht für jeden einzelnen Termin aktualisieren, um den Anlass dieses speziellen Termins genau zu beschreiben. Leider ist es so, dass Outlook die Texte in diesen Ausnahmen scheinbar nicht finden kann, obwohl es das wiederkehrende Element und alles andere ohne Probleme findet.

Wie müssen wir vorgehen, um diese Ausnahmen finden?

Das ist tatsächlich eine etwas knifflige Sache, da eine wiederkehrende Besprechung oder ein Termin im Outlook nur als einzelnes Element gesehen wird. Alle zukünftigen Erscheinungen gehen von diesem Element aus und jede Ausnahme (also der aktualisierte Betreff oder die bearbeitete Nachricht eines Termins) sind in diesem einen Element ebenfalls gespeichert.
Leider sind die Ausnahmen nicht registriert und selbst mit der Erweiterten Suche und der gefilterten Ansicht ist es nicht möglich, innerhalb dieser Ausnahmen zu suchen.
Es gibt alternative Ansätze, um das Problem zu lösen. Allerdings sind diese Wege möglicherweise nicht für jede Situation ideal.

Innerhalb des wiederkehrenden Elements Aufzeichnung führen

Wenn Sie nur ein paar Notizen hinzufügen wollen, genügt es, wenn Sie den Text in das Textfeld einfügen, solange Sie dies in das Textfeld der Terminserie tun und nicht in das Textfeld des einzelnen Termins.
Eine Tabelle innerhalb des Elements könnte es einfacher machen, den Überblick über alle hinzugefügten Notizen zu behalten.
Extra-Tipp: Benutzen Sie Einfügen -> Datum und Uhrzeit, um das aktuelle Datum und/oder die aktuelle Zeit in das Textfeld einzufügen. Damit können Sie Ihre Aufzeichnung zeitlich genau festhalten.

 

Eine Terminserie in einzelne Termine umwandeln

Eine weitere Möglichkeit ist, alle Ereignisse der Terminserie in einzelne Termine umzuwandeln und sie so auffindbar zu machen.
Der im Folgenden beschriebene Prozess zeigt, wie Sie dies erreichen können und sieht vielleicht länger und komplizierter aus als er eigentlich ist. In Wirklichkeit ist er ziemlich unkompliziert und dauert gerade einmal zwei Minuten.
1. Benutzen Sie einen Filter in der Kalender Ansicht, sodass nur der wiederkehrende Termin sichtbar ist. Wenn Sie die Termine zum Beispiel basierend auf (einer Kombination von) Betreff, Ort, Nachricht oder Kategorie filtern, sollten Sie die gewünschten Resultate erhalten.

• Outlook 2007 und frühere Versionen
Ansicht ->Aktuelle Ansicht-> Aktuelle Ansicht apassen->Filtern

• Outlook 2010 und Outlook 2013
Ansicht->Ansichtseinstellungen->Filtern…

2. Wenn Sie den Filter hinzugefügt haben, exportieren Sie Ihren Kalendar als csv-Datei. Während des Export-Prozesses können Sie ein Anfangs- und Enddatum auswählen, welches mit dem Anfangs- und Enddatum Ihres wiederkehrenden Termines übereinstimmt.

• Outlook 2007 und frühere Versionen
Datei->Importieren/Exportieren

• Outlook 2010
Datei->Öffnen->Importieren (beinhaltet auch Export-Optionen)

• Outlook 2013
Datei->Öffnen->Importieren/Exportieren

3. Sobald der Export fertiggestellt ist, importieren Sie die csv-Datei zurück in Outlook über dieselben Menüpunkte wie in Schritt 2. Jeder Termin der Terminserie wird dann als einzelnes Termin-Element erstellt und ist nicht länger nur ein Terminserien-Element.

4. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie das wiederkehrende Element löschen. So haben Sie keine doppelten Elemente in Ihrem Kalender.

Info: Der Export-Prozess beinhaltet keine Anhänge, die Sie den Terminen eventuell beigefügt haben.

 

OneNote benutzen, um Besprechungsnotizen zu sichern

 

Anstelle von Outlook sollten Sie OneNote in Betracht ziehen, um Ihre Besprechungsnotizen festzuhalten. Es bietet zusätzlich viele weitere Werkzeuge für Notizen an, zum Beispiel das Erstellen von Outlook Aufgaben für Elemente in Ihren Notizen.
Besprechungen und Termin-Elemente in Outlook können direkt zu Notizen in OneNote verlinkt werden, gleichzeitig verlinkt OneNote zurück nach Outlook. Dies ermöglicht Ihnen, aus OneNote heraus ein Element in Outlook zu öffnen. Alle Elemente in OneNote sind vollständig registriert. Dies beinhaltet sogar Texte in Bildern, Anhänge und Sprachaufzeichnungen.
OneNote ist kostenlos verfügbar und gibt es zudem als kostenlose App für Android, iPhone und Windows Phone sowie als Browser Version. Es ist auch möglich, Ihre Notizen ganz einfach zu teilen, wenn Sie möchten.
Wenn Sie OneNote installiert haben, öffnen Sie den Termin, für den sie Ihre Besprechungsnotizen hinzufügen möchten und klicken Sie auf den OneNote Button auf der Registerkarte Termin. Dadurch wird automatisch ein Link zu einem Notizbuch in OneNote hergestellt, welches wiederum zum Outlook Element verlinkt.

Extra-Tipp: Sie können selbst auswählen, wo Sie diese Notizen in OneNote speichern, sodass Sie zum Beispiel alle Besprechungsnotizen innerhalb eines einzelnen Notizbuches oder Abschnittes speichern, bzw. innerhalb eines Notizbuches oder eines Abschnittes, die zum selben Projekt gehören.

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Kommentar zu “Ausnahmen einer wiederkehrenden Besprechung oder eines Termins wiederfinden

  1. Brigitte Seidler

    Ich wünsche allen das Allerbeste im Jahr 2016

    Mein Incredimail-Problem:
    Ich versuche durch Doppelclick im Explorer C:\ die Letter, E-card .imf in das Incredimail zu importieren. Das funktionierte bisher immer. Nach einem PC-Crach und Neuinstallation von Incredimail funktioniert nun das nicht mehr. Was kann ich tun?

    Ich hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt!

    Danke an das Forum und freundlichen Gruß

    Antwort

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