Wir haben einen geteilten Kalender mit mehreren wiederkehrenden Terminen mit Organisatoren, die nicht länger in der Firma sind.
Wie können wir all diese Termine/Besprechungen finden und den Besitzer eines Termins ändern?
Um Treffen von ehemaligen Mitarbeitern einfach aufzufinden, ändern Sie die Kalenderansicht des gemeinsamen Postfaches in eine Listenansicht und fügen dann eine Spalte für „Organisation“ oder „Von“ der Ansicht hinzu. Das Auffinden von Besprechungen wird durch die Sortierung des Kalenders nach dieser Spalte noch einfacher.
Leider ist es nicht möglich die Organisation einer bestehenden Besprechung zu ändern. Stattdessen kann derjenige mit vollem Zugang oder Administratorrechten für den gemeinsamen Kalender eine Besprechung absagen oder löschen. Danach kann ein neuer wiederkehrender Termin durch die Organisatoren der Besprechung erstellt werden.
Wenn Sie die ursprüngliche Besprechung behalten wollen, stellen Sie das heutige Datum als Enddatum für die alte wiederkehrende Besprechung ein um zu verhindern, dass neue Besprechungswiederholungen erstellt werden.
Hinzufügen der Spalte „Organisation“ zu ihrer Kalenderansicht
Um die Spalte „Organisation“ zu Ihrer Ansicht hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Ändern Sie Ihre Kalenderansicht in die Listenansicht
a. Outlook 2003
Ansicht -> Anordnen nach -> Aktuelle Ansicht -> Nach Kategorie
b. Outlook 2007
Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Alle Termine
c. Outlook 2010
Ansicht -> Ansicht ändern -> Liste
2. Öffnen des Fensters zum Anpassen der Ansicht
a. Outlook 2003
Ansicht -> Benutzerdefiniert…
b. Outlook 2007
Ansicht -> Benutzerdefiniert…
c. Outlook 2010
Ansicht -> Ansichtseinstellungen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Felder…“ (Outlook 2003/2007) oder „Spalten…“ (Outlook 2010)
4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Alle Terminfelder“ aus
5. Aus der Liste der verfügbaren Spalten/Felder wählen Sie „Organisation“
6. Betätigen Sie die „Hinzufügen ->“-Schaltfläche
7. Optional: Sortieren Sie es so, dass es beispielsweise zwischen die Spalten „Ende“ und „Serienmuster“ fällt.
8. Klicken Sie auf „OK“ bis alle offenen Fenster geschlossen sind und Sie wieder zurück bei Ihrem Kalender sind.
9. Optional: Klicken Sie auf den Spaltenkopf „Organisation“ um den Kalender nach diesem Feld zu sortieren.
Anmerkung: Beim Verlassen und Wiederkehren zu dem Ordner kann es sein, dass die Spalte "Organisation" in „Von“ umbenannt wurde. Das ist lediglich ein visueller Fehler, da bei Besprechungen das Feld „Organisation“ und „Von“ das gleiche ist.