Unser Posteingang füllt sich und wir wollen einige unserer älteren E-Mails mit der Auto-Archivierungs-Funktion archivieren. Jedoch scheint es, dass diese Funktion in Outlook überhaupt nicht verfügbar ist.
Eine Suche hat ergeben, dass das Update KB2412171 für Outlook 2007 dafür verantwortlich ist, welches wir aber nicht installiert haben, weil wir Outlook 2010 nutzen.
Wie können wir nun die Auto-Archivierungs-Funktion in Outlook nutzen?
Wenn die Auto-Archivierungs-Funktion in Outlook fehlt, dann gibt es dafür zwei voraussichtliche Gründe;
– Wir nutzen einen Exchange 2010-Account mit aktiviertem Online-Archiv
– Die Funktion wurde von unserem Administrator aufgrund von Firmenrichtlinien deaktiviert
Vermerk 1: Wenn wir Outlook 2007 nutzen, dann könnte das Update KB2412171 wirklich das Problem sein, wenn wir immer noch die alte Version (Dezember 2010) installiert haben. Wir dürfen allerdings dieses Update nicht deinstallieren, sondern müssen Microsoft Update ausführen, um die neuesten Updates für Outlook 2007 zu installieren, welche auch einen Fix für die Probleme mit Outlook 2007 nach dem Installieren von KB2412171 beinhalten.
Vermerk 2: Wenn die Auto-Archivierung nicht wie erwartet funktioniert, gucken wir uns Auto-Archivierung funktioniert nicht an.
Exchange 2010 mit Online-Archivierung
Exchange 2010 hat eine Funktion namens Online-Archiv, die serverseitige Archivierung ermöglicht. Das bedeutet, dass wir in eine spezielle Exchange Mailbox archivieren, anstatt in eine lokale pst-Datei.
Der Vorteil davon für uns ist, dass unser Archiv dann auf unterschiedlichen Computern mit Outlook 2007 und 2010 oder auch mit einem Browser, wenn wir auf unseren Posteingang per OWA (Outlook Web App) zugreifen. Wenn wir Outlook 2003 oder früher nutzen, dann können wir auf das Online-Archiv nur per OWA zugreifen.
Die Folgen der Aktivierung für unseren Account sind, dass die Auto-Archivierung und die manuellen Archivierungs-Funktionen nicht länger mehr verfügbar für uns in Outlook 2007 und Outlook 2010 (mit Update KB2412171 oder älter installiert) sind.
Automatische Archivierung via Archiv-Richtlinien
Stattdessen bekommen wir in Outlook 2010 Zugriff auf die Posteingang Archiv-Richtlinien in den folgenden Menü-Punkten;
Haupt-Tab -> Richtlinie zuweisen
Rechtsklick Menü auf eine Nachricht -> Richtlinie zuweisen
Rechtsklick auf einen Ordner -> Eigenschaften -> tab-Richtlinien
Das ermöglicht uns eine Archiv-Richtlinie einem ganzen Ordner oder einem bestimmten Objekt zuzuweisen, und die davon betroffenen Objekte werden automatisch in das Online-Archiv verschoben, wenn deren Zeit kommt. Wenn wir Outlook 2007 oder früher nutzen, können wir die gleiche Richtline auch per OWA setzen.
Vermerk: Die "Archiv-Richtlinien"-Funktion sind nur für die Ordner und Ordnertypen verfügbar, welche unter das von unserem Exchange-Administrator gesetzte Archiv-Management fallen. Das beinhaltet auch die verfügbaren Richtlinien (Beibehaltungs/Speicher-Richtlinien) und deren Bezeichungen (Beibehaltungs/Speicher-Richtlinien-Tags).
Manuelle Archivierung
Natürlich ist es zu allen Zeiten möglich, Nachrichten oder Ordner manuell von unserer Haupt-Mailbox in unsere Online-Archiv-Mailbox zu verschieben. Zusätzlich, wenn das Erstellen von pst-Dateien in unserer Umgebung nicht deaktiviert wurde, können wir manuell eine pst-Datei erstellen und können manuell in sie Objekte zur lokalen Archivierung verschieben. Wir können eine neue pst-Datei folgenderweise erstellen:
Outlook 2007 und früher:
– Datei -> Neu -> Outlook-Datendatei…
Outlook 2010
– Neue Elemente -> Weitere Elemente -> Outlook-Datendatei…
Auto-Archivierung wurde per Gruppenrichtlinie deaktiviert
Ein weiterer wahrscheinlicher Grund für das Fehlen der Auto-Archivierungs-Funktion ist das diese von unserem Firmen-Administrator per Gruppenrichtlinie deaktiviert. Das ist eine eine ziemlich häufig genutzte Methode, um die Verteilung von E-Mail-Daten über verschiedene Computer im Netzwerk in pst-Dateien zu verhindern.
Die Deaktivierung dieser Funktion geht häufig Hand in Hand mit der Deaktivierung der Nutzung von pst-Dateien im Allgemeinen. Wenn dies für uns der Fall ist, dann sollten wir den E-Mail-Administrator oder unseren Manager fragen, wo und für wie lange wir unsere Daten archivieren sollten.
Auto-Archivierung und pst-Erstellungs-Richtlinien
Administratoren können folgende Gruppenrichtlinen setzen, um Auto-Archivierung zu deaktivieren und die Erstellen und pst-Dateien zu verhindern;
Outlook Optionen -> Erweitert -> AutoArchivierung -> Einstellungen für AutoArchivierung
Outlook Optionen -> Erweitert -> AutoArchivierung -> Deaktiviere Datei|Archiv
Sonstige -> PST-Einstellungen -> Hindere Benutzer am Hinzufügen neuen Inhaltes zu existierenden PST-Dateien
Sonstige -> PST-Einstellungen -> Hindere Benutzer am Hinzufügen von PSTs zu Outlook-Profilen und/oder verhindere die Nutzung von Teilungs-Exklusiven PSTs
Vermerk: In den Richtlinen-Vorlagen für Outlook 2007 wird der "Outlook-Optionen"-Bereich "Tools | Optionen…" genannt.