Aus Sicherheitsgründen muss jede Outlook Vorlage, die einen programmierten Quellcode enthält, veröffentlich werden – werden *.oft-Dateien von der Festplatte geöffnet, funktionieren diese nicht und lassen sich in manchen Fällen auch nicht mehr öffnen.
Um ein Outlook-Formular im Outlook-Ordner oder in der Formular Bibliothek zu veröffentlichen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
1. Wenn Sie das betreffende Formular zum Bearbeiten geöffnet haben, kommen Sie in die Entwicklungsansicht für Formulare. Dort wählen Sie “Extras” und dann “Formulare“, danach “Formular veröffentlichen” oder “Formular veröffentlichen unter“.
In den meisten Fällen macht es keinen Unterschied, welche der beiden Möglichkeiten Sie wählen, aber wenn Sie ein Formular editieren, hat “Formular veröffentlichen” die gleiche Funktion wie “Speichern“. Das Original wird dann ersetzt. Wenn das nicht passieren soll, wählen Sie “Formular veröffentlichen unter“.
Outlook wird Sie dann unter Umständen fragen, ob Sie die Formulardefinition veröffentlichen möchten. In den meisten Fällen wählen Sie hier “Nein“, Formulardefintion nicht veröffentlichen. Andere Nutzer werden das Formular nicht benutzen können, so lange es nicht veröffentlich wurde oder es sich in der ExchangeServer Formular Bibliothek befindet und keine Formulardefinition eingebunden wurde.
2. Klicken Sie auf “Suchen in” und suchen Sie den Ort, wo Ihr Formular veröffentlich werden soll. Sie können jeden Outlook-Ordner auswählen, die persönlichen Biobliothek oder die Gemeinsame Bibliothek, falls Sie den ExchangeServer nutzen.
Wenn Sie einen Outlook-Ordner gewählt haben, können Sie das Formular in der Menüleiste unter “Datei” öffnen. Die zuletzt veröffentlichten Formulare befinden sich unten im Menü.
3. Geben Sie den Namen des Formulars ein, der angezeigt werden soll und eine Beschreibung und klicken Sie auf “veröffentlichen“.
Wenn Sie das Formular nutzen wollen, schauen Sie in der Posteingangsansicht in der Menüleiste unter “Datei” nach dem Formular.
Wenn Sie es in der persönlichen Bibliothek gespeichert haben, dann müssen Sie danach suchen, indem Sie über das “Extras“-Menü, dann “Formulare” und “Formular auswählen“.
Wenn Sie das Formular anderen Nutzern auf Ihrem ExchangeServer zugänglich machen möchten, installieren Sie das Formular in der gemeinsamen Formular Bibliothek, damit jeder es nutzen kann. Um es in der gemeinsamen Formular Bibliothek zu installieren, veröffentlichen Sie das Formular wie gewohnt über “Extras“, “Formular“, “Formular veröffentlichen unter“, wählen allerdings bei “Suchen in” die gemeinsame Bibliothek an. Um es wieder zu öffnen, müssen Sie wie oben schon einmal beschrieben den Weg über das “Extras“-Menü gehen.
Vergefertigte Formulare anpassen:
Sie können auf einfache Weise die vorgefertigten Formulare verändern und für einen anderen Zweck verwenden, außer dem Mail-Formular.
Um dies zu tun:
1. Rechtsklick auf den Ordnernamen und “Eigenschaften” auswählen.
2. Dann im “Allgemein“-Reiter unter “Bereitstellen in diesem Ordner mit” das gewünschte Formular auswählen, das als Grundgerüst herangezogen werden soll.
Wenn Sie nun auf den “Neu“-Knopf drücken oder ein neues Formular des Typs, von dem vorher ausgewählten, erstellen wollen, wird das Formular herangezogen, das Sie ausgewählt haben.
Existierende Dateien mit dem selbsterstellten Formular nutzen:
Um die existierenden Nachrichten auf das neue Formular anzupassen, laden Sie am besten “DocMessageClass“, eine kostenloses Werkzeug, herunter.