Ein schnelleres durchsuchen von Nachrichten Outlook mit Tastenkombinationen!

Outlook

Wir haben versucht unsere Maus für allgemeine Computertätigkeiten weniger zu verwenden, denn mit ein wenig Übung und den richtigen Tastenkombinationen, ist dies oft eine viel schnellere Methode als mit der Maus zu arbeiten.

Da wir auch regelmäßig unsere E-Mails durchstöbern, haben wir uns gefragt, ob es nicht irgendwelche nützlichen Tastenkombinationen zum Durchsuchen der E-Mails in Outlook gibt?

Es gibt durchaus ein paar Tastenkombinationen im Bezug auf die Suchaktionen in Outlook.

Die STRG + E Tastenkombination ist wohl die bekannteste, da sie direkt über Ihrer Nachrichtenliste angezeigt wird. Abhängig von Ihren Einstellungen für die Standardsuche und der Version von Outlook, wird diese Tastenkombination entweder Ihren aktuellen Ordner oder die komplette Mailbox durchsuchen.
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Zusätzlicher Tipp: Die Verwendung der Tastenkombination STRG + F3 anstatt STRG+ E wird auch die sofortige Suche aktivieren. Es ist sozusagen ein Tastenkürzel für eine Tastenkombination.

Suchbereich

In der Lage zu sein den richtigen Suchbereich festzulegen ist entscheidend, um so schnell wie möglich das zu finden, was Sie benötigen. Anstatt STRG + E zu drücken, können Sie eine der folgenden Tastenkombinationen verwenden, um Ihren Suchbereich direkt festzulegen.

Alle E-Mails —> STRG + ALT + A
Aktueller Ordner —> STRG + ALT + K
Unterordner —> STRG + ALT + Z
Alle Outlook Elemente —> STRG + ALT + O

Alle Postfächer, aktuelles Postfach oder alle Mails

Outlook 2013 verfügt über separate Optionen für den Suchbereich "alle Postfächer" und das "aktuelle Postfach". Leider gibt es jedoch keine separaten Tastenkombinationen für diese zwei Optionen. Stattdessen wird die Tastenkombination STRG + ALT + A verwendet, um "Alle Postfächer" zu durchsuchen, wenn mehrere Postfächer konfiguriert wurden. Wenn Sie mehrere Mailboxen konfiguriert haben und das aktuelle Postfach durchsuchen möchten, können Sie entweder den Standard Suchbereich ändern oder die Methode verwenden, welche in dem Abschnitt "Verbesserungen der Suchanfrage" behandelt wird.

Standard Suchbereich

Der Standard Suchbereich für Outlook 2007 und Outlook 2010 ist der aktuelle Ordner. Für Outlook 2013 hingegen ist der Standard, im aktuellen Ordner oder die aktuelle Mailbox zu durchsuchen, wenn Sie sich im Posteingangsordner befinden.

Sie können den Standard Suchbereich in Outlook 2010 und Outlook 2013 auf die folgende Weise ändern:

Datei -> Optionen -> Suche

Sie können jedoch nicht den Standard Suchbereich in Outlook 2007 ändern.

Verfeinerungen der Suchanfrage

Es gibt keine direkten Tastenkombinationen, um die Suchanfrage wie das Von- oder Betrefffeld, die Option Anhänge oder ein Datum zu verfeinern.

Sie können diese Optionen jedoch immer noch auf der Multifunktionsleiste aktivieren, durch ein Drücken (und Loslassen!) der ALT-Taste, wonach Sie den nach unten zeigenden Pfeil auf Ihrer Tastatur betätigen. Über die Pfeiltasten können Sie nun eine gezielte Suchverfeinerung markieren und durch ein Drücken der Leertaste auswählen.

Beispiel: Um den Suchbereich auf "aktuelle Mailbox" festzulegen, wenn Sie mehrere Postfächer in Outlook 2013 hinzugefügt haben, drücken Sie die folgenden Tasten in dieser Reihenfolge:

F3, ALT, UNTEN, RECHTS, LEERTASTE

Wenn Sie regelmäßig Verfeinerungen verwenden, können Sie diese zur Sofortsuche über die Schaltfläche "Mehr" auf der Multifunktionsleiste hinzuzufügen. Sie können dann mit der Tab-Taste diese Verfeinerungen schnell auswählen und präzisieren, um von einem Feld zum anderen Feld zu wechseln.

Sie können reguläre Suchfelder zu Ihrem Schnellsuche Formular hinzufügen, um es benutzerfreundlicher für die Tastatur zu machen.

Hinweis 1: Die Felder werden automatisch ein- oder ausgeblendet, wenn Sie die Sofortsuche betreten oder verlassen.

Hinweis 2: In Outlook 2007 können Sie den Suchanfrage Builder erweitern, indem Sie die folgende Tastaturkombination verwenden: SHIFT + ALT + W

Verfeinerungen der Suchanfrage über die erweiterte Suche

Ein weiterer Weg wäre die erweiterte Suche (STRG+ SHIFT + F) zu verwenden, denn dieser separate Suchdialog zeigt bereits eine Menge von Suchfeldern und Optionen an. Außerdem ist es einfacher über eine Tastatur zu navigieren, indem Sie traditionellen Methoden wie TAB, SHIFT + TAB, Pfeiltasten und die Leertaste verwenden, um eine Auswahl zu tätigen.
Die erweiterte Suche ist zudem benutzerfreundlicher für die Tastatur, wenn Sie mehrere Suchfelder angeben möchten.

Weitere Tastenkombinationen für die Suche in Outlook

Es gibt einige andere Tastenkombinationen, welche ebenfalls hilfreich sein können:

Suche schließen / Ergebnisse zurücksetzen —> ESC
Einen Kontakt finden / Personen durchsuchen —> F11
Einen bestimmten Text in einem geöffneten Element durchsuchen —> F4
Die nächste Instanz eines bestimmten Textes innerhalb eines geöffneten Elements finden —> SHIFT + F4
Einen bestimmten Text in einem geöffneten Element finden und ersetzen —> STRG + H

Das durchsuchen der Ordner von Kalendern, Kontakten, Aufgaben und Notizen

Die meisten der genannten Tastenkombinationen im folgenden Hinweis werden nicht nur in Mail-Ordner funktionieren, sondern auch in anderen Outlook Ordnern und Elementen.

Beispiel: Wenn Sie sich in einem Mail-Ordner befinden und schnell etwas in Ihrem Kalender Ordner finden müssen, können Sie zunächst in die Kalender Navigation wechseln, indem Sie die Tastenkombination STRG + 2 verwenden und dann STRG + E drücken, um das Suchfeld zu aktivieren. Um wieder zu Ihrem Mail-Ordner zu gelangen, verwenden Sie die Tastenkombination STRG + 1.

Im folgenden Teil ist eine Übersicht, um Ihren Navigationsbereich über eine Tastenkombination zu ändern:

Mail (Post) —> STRG +1
Kalender —> STRG +2
Kontakte / Personen —> STRG +3
Aufgaben —> STRG +4
Notizen —> STRG +5
Ordner —> STRG +6
Shortcuts —> STRG +7
Protokoll —> STRG +8

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