In den letzten Monaten haben wir viele Anfragen von Nutzern bekommen, die individuelle Kontakte aus einer Verteilerliste anlegen wollten. Es ist eine einfache Sache, wenn Sie nur ein oder zwei Kontakte brauchen. Erstellen Sie dazu einfach eine neue Nachricht, die an die Verteilerliste geschickt wird, und erweitern Sie das Empfängerfeld. Klicken Sie dann einfach auf die Namen und wählen Sie "Als Kontakt speichern". Aber wenn Sie eine große Anzahl von Kontakten anlegen müssen, ist diese Verfahrensweise sehr langwierig und mühsam. Das heißt aber nicht, dass es nicht eine einfachere Möglichkeit gibt – Sie müssen einfach nur die Verteilerliste als eine Text-Datei speichern und diese importieren, um individuelle Kontakte anzulegen.
Weil wir natürlich faul sind und lieber nicht unsere Festplatte nach der Datei durchsuchen, um sie zu editieren, bevor sie importiert wird, leiten wie die Liste einfach weiter. Wählen Sie "Weiterleiten" und zwar im "Internet Format", um eine neue Nachricht mit der Verteilerliste als txt-Datei im Anhang zu erstellen. Editieren Sie die Liste und speichern Sie eine Kopie auf der Festplatte. Schließen Sie dann die Bearbeitung der Nachricht. Oder Sie öffnen die Verteilerliste und gehen auf "Datei" (bzw. das Office-Symbol in Outlook 2007) und dann "Speichern unter". Wählen Sie dabei *.txt-Datei als Dateityp und speichern Sie.
Egal welchen Weg Sie gewählt haben, die Liste wurde nun gespeichert und zwar mit den Namen und Adressen als eine Datei, in der die einzelnen Angaben durch Tabstopps getrennt sind. Sie müssen die Datei jetzt nur noch ein wenig in der Datei "aufräumen", bevor Sie diese importieren. Öffnen Sie die Textdatei und entfernen Sie die unwesentlichen Informationen, die Outlook am Anfang der Datei hinzufügt und fügen Sie selber in der ersten Zeile Spaltennamen hinzu – Name und E-Mail (benutzen Sie zwischen Name und E-Mail einen Tabstopp).
Während des Importprozesses wählen Sie als Trennzeichen im Datei-Import Fenster den Tabstopp aus (Windows). Dieser befindet sich am Ende der Liste; Sie können "T T" drücken, um direkt dorthin zu gelangen. Wenn Sie als Spaltennamen "Name" und "E-Mail" benutzt haben, werden diese korrekt in die Outlook Felder übernommen, andernfalls müssen Sie Ihre Bezeichnungen den korrekten Outlook Feldern zuweisen. Klicken Sie dazu auf "Felder zuordnen" – Ihr Namensfeld sollte dem Namen und das Adressfeld der E-Mail zugeordnet werden.
Klicken Sie auf "Ok" und Sie sind fertig. Die Verteilerliste wurde jetzt als individulle Kontakte importiert.
Wenn Sie den Import noch einmal anschauen oder ein Kategorie hinzufügen möchte, sortieren Sie nach dem "geändert am"-Feld und die neusten importierten Kontakte werden zusammen gruppiert. Sie können diese auch zu einer Kategorie hinzufügen, indem Sie alle markieren, mit der rechten Maustaste anklicken und dann "Kategorien" auswählen.