Mehrere Kontaktordner, Gruppen oder Kategorien

Outlook

Wir versuchen, unsere Kontakte effektiver zu sortieren, sind aber etwas überfragt damit, welche Vorgehensweise die beste ist. Es scheint da mehrere Optionen zu geben wie beispielsweise das Erstellen zusätzlicher (Unter-) Kontaktordner, Anlegen von Gruppen oder das Benutzen von Kategorien. Welche Methode ist am ehesten für uns geeignet?

Alle angesprochenen Methoden sind brauchbare Optionen. Es hängt wirklich davon ab, welche Vorgehensweise man eher mag und wie man mit seinen Kontakten umgehen will.

Mehrfache Kontaktordner:
Das Erstellen von mehreren Kontaktordnern ist der direkteste aber auch gleichzeitig der unflexibelste Weg, um seine Kontakte aufzuteilen. Es gibt verschiedene Gründe, die dagegen sprechen:

Adressenauswahl und -aufteilung:
Normalerweise wird nur der Haupt-Kontaktordner zum Outlook Adressbuch hinzugefügt, obwohl man zusätzliche Ordner einfügen kann. Wenn man eine Adresse durch das Klicken auf „Senden an…“ auswählt, wird aber nur eine einzelne Liste gleichzeitig angezeigt und das Wechseln zwischen mehreren Listen oder Ordnern kann unpraktisch und lästig werden, um einen Kontakt zu finden.

Synchronisieren:
Viele mobile Gerät (Smartphones und Tablets) oder Sync-Software unterstützen das Synchronisieren lediglich mit dem Haupt- oder einem einzelnen Outlook Kontaktordner.

Chancen auf Dopplungen oder widersprüchliche Einträge:
Wenn man seine Kontakte auf mehrere Ordner verteilt, kann es vorkommen, dass man gleiche Kontakte in mehreren Ordnern einfügt. Wenn man dann den Kontakt in einem Ordner mit neueren Daten aktualisiert, kann man leicht vergessen, wo man die aktualisierten Kontaktdaten stehen, was zu widersprüchlichen Einträgen und nachträglicher Verwirrung führen würde.

Natürlich gibt es auch Situationen, wo man diese Einschränkungen zu seinem Vorteil nutzen kann. Wenn man beispielsweise die weniger genutzten oder „alten“ Kontakte in einem separaten Ordner ablegt, vermeidet man, dass diese mit einem Smartphone oder Tablet-PC synchronisiert werden. Das gleiche gilt, wenn man nur eine gewisse Menge an Kontakten teilen möchte.
Manchmal hat man keine Wahl als diese Methode zu wählen, wenn man mehrere Accounts konfiguriert, da sowohl Exchange als auch Outlook.com ihre eigenen Kontaktordner besitzen. Outlook 2010 hat zusätzlich einen „Vorgeschlagene Kontakte-“Ordner und einige Outlook Social Connector Anbieter wie Linkedln erstellen bei der Registrierung automatisch ihre eigenen Kontaktordner.

Kontaktgruppen:
Kontaktgruppen oder Verteilerlisten sind eine gute Methode, um einzelne Nachrichten einfach an mehrere Leute gleichzeitig zu verschicken. Wenn man dies regulär macht und immer die selben Empfänger verwendet, ist es durchaus sinnvoll, solche Gruppen zu erstellen.
Kontakte innerhalb der Gruppe bestehen dabei lediglich aus einem angezeigten Namen und einer e-Mail Adresse. Sie beinhalten keine zusätzlichen Kontaktinformationen. Wenn man einen Kontakt in einer Kontaktgruppe öffnet, wird Outlook allerdings versuchen, den dazugehörigen Kontakteintrag zu finden und zu öffnen, um alle Kontaktinformationen anzuzeigen.
Kontakte, die man zu einer Kontaktgruppe hinzugefügt hat, müssen nicht zwangsweise auch in einen Kontaktordner eingetragen werden. Dadurch kann man die Menge an Kontakten verringern, wenn man diese Kontakte beispielsweise nie alleine sondern immer nur in einer Gruppe verwendet.
Also sind Kontaktgruppen lediglich eine zusätzliche Form der Kategorisierung und nicht als wirklicher Ersatz oder zum Sortieren von Kontakten gedacht. Um eine Gruppe zu erstellen, muss man in die Kontakte-Übersicht wechseln (STRG + 3) und sieht dann einen entsprechenden Button in der Toolbar oder bei den Ribbons. Man kann aber auch einfach in Outlook die Tastenkombination STRG + Hochstelltaste + L drücken.

Kategorien:
Kategorien sind die flexibelste Methode, um Kontakte zu sortieren. Allerdings setzten sie voraus, dass man sie regelmäßig updatet. Wenn man Kategorien benutzten möchte, kann man einfach einen „virtuellen Kontaktordner“ erstellen, der lediglich die Kontakte anzeigt, die man haben möchte – ähnlich wie ein separater Ordner, aber ohne seine Nachteile. Wenn ein Kontakt zum Beispiel beides sein kann – Geschäftspartner und persönlicher Freund – in welchen Ordnern würde man ihn dann einordnen? Mit Kategorien braucht man solche Entscheidungen nicht zu treffen oder die Kontakte doppelt einzutragen. Alles was man tun muss, ist eine Kategorie „Geschäftlich“ und eine für „Privat“ zu erstellen und ihnen die entsprechenden Kontakte zuzuordnen. Anschließend kann man mehrere Filter zum Betrachten der Kontaktordner definieren oder die Such-Option benutzen, um direkt „virtuelle Ordner“ anzulegen, in denen nur die Personen auftauchen, die sich in den entsprechenden Kategorien befinden.
Wenn man seine Kontaktordner anhand von Kategorien sortiert, werden Kontakte, die mehreren Kategorien angehören in jeder entsprechenden Auflistung auftauchen, aber sie werden immer die selben Informationen angezeigt, da sie alle von dem selben Kontakteintrag stammen.

Vollständigkeit, Zeilen und Suchen:
Ein kleiner Hinweis zum Schluss: jedes Mal, wenn man einen Kontakt erstellt, sollte man so viele Informationen über den Kontakt eintragen, wie man hat und darauf achten, sie korrekt zu spezifizieren. Mit „Ablegen als“ kann man Einträge als Kontakte formatieren und mit „Anzeigen als“ einen Eintrag lediglich als e-Mail Adresse kategorisieren. Dadurch wird das Sortieren und Auffinden von Kontakten in einem einzelnen Ordner wesentlich flexibler, da die einzelnen eingetragenen Zeilen sich nach Gruppeninformationen filtern lassen und man sie anhand der Suchfunktion schnell angezeigt bekommt.

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