Nachdem neue Emails eingegangen sind, werden diese automatisch nach wenigen Sekunden gelöscht. Es wurden keine Regeln konfigururiert, welche einen solchen Vorgang einleiten könnten. Wie kann das automatische Löschen von Emails unterbunden werden?
Es gibt 3 übliche Szenarien, in welchen der beschriebene Vorgang auftreten kann:
Filter für ungelesene Nachrichten
Falls der Posteingang über einen Filter oder über den „ungelesene Nachrichten“ Ordner betrachtet wird, und gleichermassen die Funktion, welche Emails nach wenigen Selunden automatisch als gelesen markiert, aktiviert wurde, dann kann es passieren, dass Nachrichten automatisch verschwinden sobald sie wie beschrieben markiert wurden. Im „ungelesene Nachrichten“ Suchordner sollte nun die Ansicht so gewechselt werden, dass der normale, ungefilterte Posteingang angezeigt wird, und geprüft werden ob sich die Nachrichten dort befinden. Befindest du dich bereits in der Ansicht des Posteingangs solltest du sicherstellen dass die Ansicht nicht auf “ungelesense Nachrichten” eingestellt wurde, bzw. dass kein Filter aktiviert wurde.
Um die Ansicht zu ändern, oder zurückzustellen sollte folgendermassen vorgegangen werden:
Outlook 2003
• Ansicht ändern: Ansicht -> Anordnen nach > Momentante Ansicht -> Nachrichten
• Ansicht zurücksetzen: Ansicht -> Anordnen nach -> Gebräuchlich...-> Funktion momentane Ansicht zurücksetzen aktivieren
Outlook 2007
• Anischt ändern: Ansicht -> Momentane Ansicht -> Nachrichten
• Ansicht zurücksetzen: Ansicht -> Momentane Ansicht -> Momentane Ansicht anpassen -> Funktion momentane Ansicht zurücksetzen aktivieren
Outlook 2010
• Ansicht ändern: Ansicht markieren -> Funktion Ansicht ändern aktivieren -> kompakte Ansicht (optional kann die Anordnung nach dem Datum erfolgen)
• Ansicht zurücksetzen: Ansicht markieren -> Funktion Ansicht zurücksetzen aktivieren
Nach den Grundeinstellungen wird die „Exchange“ Mailbox in einer .pst Datei gespeichert.
Falls eine „Exchange“ mailbox verwendet wird, muss sichergestellt werden, dass die Grundeinstellung um diese in einer pst Datei zu speichern nicht beigehalten wird. Falls dies der Fall ist werden sämtliche über das „Exchange“ Konto empfangenen Nachrichten aus dem Posteingang entfernt, und in der pst Datei gespeichert.
Um diese Grundeinstellung zu ändern:
• Outlook 2003
Werkzeuge -> Kontoeinstellung -> Funktion “Nächster” -> Ausklappliste verwenden um den Speicherpfad zu ändern.
• Outlook 2007
Datei -> Datenmanagement->“Exchange” mailbox markieren-> Funtion “Standardeinstellung”
• Outlook 2010
Datei -> Bereich Info -> Funktion Kontoeinstellung -> Datensätze markieren -> wähle die “Exchange” mailbox -> Funktion “Standardeinstellung”
Zusätzlich kann in der Email Auswahl das “Exchange” Konto ausgewählt werden und sichergestellt werden, dass der „Versenden“ Pfad auf die enstprechende mailbox eingestellt wurde.
Erweiterungen von Drittanbietern
Das automatische Verschieben von Nachrichten kann auch durch nachträglich installierte Funktionen von Drittanbietern verursacht werden. Abhängig von der verwendeten Methode können Nachrichten zu erst im Posteingang erscheinen, und dann direkt wieder verschoben oder gelöscht werden. Die verbreitetsten Programme welche dies verursachen können sind Virenscanner und Anti Spam Filter, welche sich direkt mit Outlook synchronisieren.
Falls ein solches Programm installiert ist, sollte in den Einstellungen geprüft werden inwiefern sie Einfluss auf den Email Verkehr nehmen; sie verschieben, sie direkt löschen, oder auch in einen quarantäne Ordner verschieben. Der Anbieter solcher Software kann jederzeit konsultiert werden um in Erfahrung zu bringen welche Optionen vorhanden sind um etwaigen Einfluss auf den Email Verkehr zu unterbinden. Falls ein Virenscanner installiert ist welcher sich automatisch in Outlook integriert, kann diese Funktion des Scanners deinstalliert werden, da sie nicht wirklich zu einer erhöhten Sicherheit führt, aber weitere Probleme mit dem Email Verkehr verursachen kann.