Neue Regeln für geschäftliche E-Mails

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Seit
Jahresbeginn müssen geschäftliche E-Mails, Telefaxe und Postkarten die gleichen
Angaben enthalten, die auch für Geschäftsbriefe vorgeschrieben sind. Zu diesen
Pflichtangaben zählen beispielsweise Name, Rechtsform und Sitz der Firma sowie
das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer. Außerdem sind
sämtliche Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer sowie der
Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen zu führen. Durch das Gesetz über
das elektronische Handelsregister, Genossenschaftsregister und
Unternehmensregister (EHUG) wurden die Vorschriften der Paragrafen 37a, 125a
HGB, 80 AktG, 35a GmbHG und 25a GenG neu gefasst: Die Angaben sollen den
Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der
Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu
informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise soll
es für den neuen Geschäftspartner einfacher sein, sich beim Registergericht
Auskünfte über das Unternehmen einzuholen. Auch Kleingewerbetreibende, die
nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen ab dem 22. Mai 2007 auf allen
Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine
ladungsfähige Anschrift angeben.

In
Expertenkreisen ist man sich noch unklar, welche Wirkung die neuen
Rechtspflichten haben: "In der Praxis werden vor allem professionelle
Abmahner profitieren", befürchtet Rechtsanwalt Jens Nebel nach einem
Bericht der Rheinischen Post. Die Wirtschaftskanzlei warnt ihre Mandanten
deshalb vor der neuen finanziellen Bedrohung. "Es dürfte mindestens ein
Jahr dauern bis sämtliche Unternehmen diese Anforderungen umgesetzt haben.
Neben der durch die Umstellung bedingte verlorene Zeit besteht die große Gefahr,
das abmahnwütige Rechtsanwälte auf diese Weise ihre Umsatzzahlen
aufbessern", sagt der Bonner Wirtschaftsrechtler Markus Mingers http://www.justus-online.de.
Was jetzt im Gesetz niedergeschrieben wurde, "gilt nach herrschender
Meinung ohnehin schon ewig. E-Mails werden danach nicht anders beurteilt als
Geschäftsbriefe. Die Pflichtangaben sollten somit in jede E-Mail aufgenommen
werden. Ob Mitbewerber nun abmahnen können, ist allerdings noch nicht so ganz
klar. Jeder Geschäftsführer sollte auf jeden Fall dafür sorgen, dass die
Mitarbeiter E-Mails nur mit den Pflichtangaben versenden", empfiehlt
Rechtsanwalt Dr. Boris Blank von der Kanzlei Graf Schlüter & Partner http://www.schlueter-graf.de
in Dortmund.

Allein die derzeitige Popularität des Themas könne nach Einschätzung von Dr.
Uwe Goetker, Rechtsanwalt von McDermott Will & Emery http://german.mwe.com, dazu
führen, Unternehmen wegen Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben abzumahnen.
"Unternehmen sollten die Bestimmungen deshalb nicht auf die leichte
Schulter nehmen", betont Goetker.

Ralf Burger, CIO der Unternehmensberatung Firma Rundstedt & Partner http://www.rundstedt.de ,
hat schon im vergangenen Jahr vorgesorgt: "Bei uns ist eine Software
installiert, die die Signaturen der E-Mail-Anwender mit den notwendigen
Pflichtangaben versieht. Der Arbeitsaufwand ist damit gering und außerdem
helfen die standardmäßig enthaltenen Daten bei der Kommunikation mit unseren
Kunden und Lieferanten".

Der Software-Integrator Matching IT http://www.matchingit.de hat ebenfalls Vorkehrungen
getroffen: "Wir stellen unseren Kunden Werkzeuge zur Verfügung, mit denen
die Richtlinien für die Kommunikation per E-Mail eingehalten werden. Die neue
Gesetzgebung wurde somit schon in der Vergangenheit erfolgreich bei unseren
Kunden angewendet", so der Düsseldorfer IT-Berater Torsten Grube. Entsprechende
Standardprodukte seien bereits erfolgreich im Einsatz und böse Überraschungen
über Abmahnungen von Konkurrenten könnten so verhindert werden. Nach
Erfahrungen von Torsten-Harald Scholz von der Karlsruher Messe GmbH könne man
mit der speziellen Software den administrativen Aufwand klein halten. Zudem sei
gewährleistet, dass digitale Signaturen oder Verschlüsselungen durch das
Anhängen eines Disclaimers nicht beeinträchtigt werden.

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