"Quick Templates for Outlook" erscheint in der aktuellen Veröffentlichung 2.4.2 mit einer entscheidenden Neuerung. Diese Outlook-Erweiterung kann Textbausteine in erstellte E-Mails einfügen und sorgt für einen zügigeren Erstellungsprozess. Floskeln oder vordefinierte Anreden können mittels eines Tastendruckes integriert werden. Die Wahl der Inhalte verbleibt beim Anwender.
Das Programm kann in einer Shareware-Version kostenlos heruntergeladen und getestet werden. Nach Ablauf einer Frist von 20 Tagen sollte über den Kauf der Vollversion entschieden werden. Die Benutzeroberfläche kann man wahlweise in Deutsch oder Englisch verwenden.
Die Neuerung der aktuellen Version 1.4.2
Anfang 2010 wurde die Erweiterung für das Betriebssystem Windows 7 von Microsoft optimiert. Nutzer, welche die Neuerscheinung Office 2010 Beta nutzten, mussten von diesem Zeitpunk an nicht mehr auf das nützliche Add-In für Outlook verzichten. Die Version 1.4.2 ermöglicht es, die Breite des Fensters, welches für die Vorlagenamen genutzt wird, anzupassen. Die Handhabung kann durch diese Erweiterung benutzerfreundlicher bewerkstelligt werden.
Die Hauptfunktionen der Erweiterung
Um eigene Textabschnitte erstellen zu können, muss der Anwender über keine Vorkenntnisse verfügen. Durch eine simple Menüführung sowie einen benutzerfreundlichen Editor können die Textbausteine auf einfache Weise erstellt werden. Dieser integrierte Editor legt neben dem Inhalt das äußere Erscheinungsbild der persönlichen Vorlagen fest. Dieses kann beispielsweise die Schriftart, -größe und -farbe sein. Dem Nutzer wird eine vollkommene Gestaltungsfreiheit gewährt. E-Mails lassen sich mit Bausteinen beliebig kombinieren, wodurch die Erstellung der elektronischen Post beschleunigt wird. Diese lediglich einmal zu treffenden Einstellungen bleiben auch beim Einfügen in die E-Mails erhalten. Wenn ein Textbaustein erstellt und abgespeichert wurde, kann selbiger mittels eines Mausklicks aufgerufen und verwendet werden. Gerade in Unternehmen kann diese Erweiterung die Arbeitsabläufe optimieren. Ein Arbeitnehmer kann E-Mails zügiger bearbeiten. Die Benutzerfreundlichkeit erlaubt es jedem Anwender, die Funktionen für das Versenden der elektronischen Post innerhalb kürzester Zeit nutzen zu können. Die zuvor abgelegten Bausteine werden in einer Liste übersichtlich dargestellt. Die Auswahl der bevorzugten Textelemente erfolgt durch einen Mausklick.
Die Systemvoraussetzungen für das Add-In "Quick Templates for Outlook Version 1.4.2" sind die Betriebssysteme Microsoft Windows NT, Windows 98, Windows 2000, Windows ME, Windows XP, Windows Vista oder Windows 7. Eine vorinstallierte Version der Microsoft-Software "Outlook Express" wird benötigt.
Das Fazit
Die Erweiterung Quick Templates for Outlook überzeugt in der aktuellen Version 1.4.2 durch eine einfache Handhabung und nützliche Funktionen. Sie eignet sich sowohl für größere Unternehmen als auch Kleinbetriebe, da durch kürzere Abläufe eine Optimierung der Prozesse erfolgen kann. Das Kopieren oder Löschen der erstellten Textbausteine kann mittels weniger Handgriffe bewerkstelligt werden.
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