Manchmal erhalten wir Einladungen zu Besprechungen, die Anhänge enthalten. Grundsätzlich bemühen wir uns um einen aufgeräumten Posteingang: Deshalb speichern wir die Anhänge auf ein Laufwerk und entfernen sie dann aus den E-Mail-Nachrichten.
Während wir Anhänge bei empfangenen E-Mails einfach entfernen können, scheint dies bei Einladungen zu Besprechungen nicht ohne weiteres möglich zu sein.
Ist es möglich, Anhänge zu entfernen, bevor man Besprechungseinladungen akzeptiert?
Bei allem Versionen von Outlook mit Ausnahme von Outlook 2007 gibt es die Möglichkeit, Anhänge direkt aus Besprechungseinladungen zu entfernen. In der 2010-Version von Outlook ist dieser Befehl jedoch nicht in den Standardeinstellungen enthalten, kann aber zur Symbolleiste für den Schnellzugriff oder zur Ribbon-Leiste hinzugefügt werden.
Alternativ kann die angehängte Datei in vielen Versionen aus der zugesagten Besprechungseinladung im Kalender entfernt werden oder mittels eines Add-Ins gelöscht werden.
Einen Anhang aus einer Besprechungseinladung entfernen – Outlook 2003
Wenn Sie Outlook 2003 oder eine frühere Version nutzen, können Sie den Anhang löschen, indem Sie wie folgt vorgehen: Doppelklick auf die Einladung, um sie in einem eigenen Fenster zu öffnen, dann einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Anlage und schließlich per Klick mit der linken Maustaste „Entfernen“ auswählen.
Direkt möglich bei Outlook 2003: Anhänge aus Besprechungseinladungen entfernen.
Einen Anhang aus einer Besprechungseinladung entfernen – Outlook 2010
Da man Einladungen zu Besprechungen im RTF-Format empfängt, werden Anhänge eher im Textkörper der Nachricht angezeigt als in einer separaten Zeile unter dem Betreff. Was Outlook 2010 angeht, muss eine Nachricht erst einmal in den Bearbeitungsmodus gebracht werden, um Anhänge zu entfernen.
Gewöhnlich findet man den Befehl „Nachricht bearbeiten“ unter dem Aktionsmenü, nachdem man die Nachricht per Doppelklick in einem eigenen Fenster geöffnet hat. Dieser Befehl ist für Besprechungseinladungen jedoch nicht in den Standardeinstellungen enthalten.
Um diesen Befehl hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Doppelklick mit der linken Maustaste um die Besprechungseinladung in einem eigenen Fenster zu öffnen
2. Öffnen Sie die Optionen, um die Symbolleiste für den Schnellzugriff bearbeiten
Datei> Optionen> Symbolleiste für den Schnellzugriff
3. Im Feld „Befehle auswählen“ wählen Sie: „Alle Befehle“
4. Scrollen Sie runter in der Liste bis zu: „Nachricht bearbeiten“
5. Klicken Sie auf das Steuer-Element “Hinzufügen“
6. Klicken Sie auf “OK”, um den Optionen-Dialog zu schließen und zur geöffneten Einladung zurück zu kehren.
Der Befehl “Nachricht bearbeiten” wird nun ganz oben im Fenster in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt. Klicken Sie darauf, um die Nachricht nun in den Bearbeitungsmodus zu setzen. Klicken Sie auf die Anlage und drücken Sie die Taste „Entf“ auf Ihrer Tastatur.
Wenn Sie die Anlage nun speichern und akzeptieren, wird ein Kalendereintrag ohne Anhang erstellt.
Nachdem man “Nachricht bearbeiten” zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt hat, ist es wieder möglich, Anhänge aus Besprechungseinladungen zu entfernen.
Anhänge aus einer Besprechung entfernen nach einer Zusage
Diese Methode ist sehr einfach und funktioniert bei allen Versionen von Outlook, da geöffnete Besprechungseinladungen und Termine immer schon im Bearbeitungsmodus sind.
1. Doppelklick auf die Besprechung oder den Termin aus dem Kalender oder der Aufgaben-Leiste, um die Besprechung oder den Termin in einem neuen Fenster zu öffnen.
2. Klicken Sie auf den Anhang, um ihn auszuwählen.
3. Drücken Sie die Taste “Entf”, um den Anhang zu löschen.
4. Speichern und schließen Sie die Besprechung oder den Termin.
Obwohl diese Methode einfacher klingen mag, könnte es dennoch sein, dass Sie es vorziehen, Anhänge direkt aus der Besprechungseinladung zu löschen, weil sie den Termin oder die Besprechung dann nicht erst suchen müssen, nachdem Sie eine Zusage gegeben haben.
Anhänge per Add-in automatisch speichern und entfernen
Wenn Sie Anhänge regelmäßig aus E-Mails und Besprechungseinladungen speichern und entfernen, dann könnten Sie sicher einiges an Klick-Zeit sparen, wenn Sie ein Add-In nutzen oder den Prozess gar automatisieren.
Für uns persönlich, ist Attachments Processor von Mapilab eines der besten Speicher-Add-Ins für Outlook. Es speichert Anhänge nicht nur automatisch in einen bestimmten Ordner und entfernt sie vom Original, es platziert ferner auch einen Link zum Original-Anhang im Nachrichtenkörper, damit es im Klick-Bereich bleibt. Es gibt auch die Möglichkeit, den Original-Anhang wieder anzuhängen und den Link wieder zu entfernen, falls dies nötig ist.
Es sind freilich noch einige andere Add-Ins für Outlook verfügbar, die Ihnen helfen können, Anhänge zu verarbeiten. Einen Überblick erhalten Sie im Downloadbereich "Anhangsverwaltung in Outlook"
Eine kleine Auswahl der verfügbaren Optionen in der Add-In, um Anhänge zu speichern.