Schnell doppelte Kontakte zusammenfügen – ohne Zusatzsoftware

Outlook

Über die Jahre haben wir eine Menge Kontakte angesammelt und durch zusammenlegen und synchronisieren der Daten, während dieser Zeit, leider einige Duplikate erhalten.

Bietet Outlook Möglichkeiten zum löschen oder zusammenfügen dieser doppelten Kontakte?

Ja, Outlook hält einige einfache Techniken zum Entdoppeln bereit, aber sie werden gewöhnlich nur dann verwendet, wenn man versucht einen Kontakt zu erstellen, der bereits existiert. Wie dem auch sei, mit ein wenig Kreativität kann man trotzdem schnell und einfach seine Kontakte entdoppeln oder zusammenlegen.

Um das zu tun, nutzen wir einen kleinen "verschieben, exportieren und zurück verschieben" Trick. Die Methode unten sieht vielleicht lang und kompliziert aus, kann aber in wenigen Minuten nachvollzogen werden.

Wir befinden uns in der Kontakte Ansicht, die wir mit [Wechseln zu]->[Kontakte] oder über die Tastenkombination [Strg]+[3] erreichen.

Schritt 1: Verschieben der Kontakte in einen neuen Kontakte Ordner
1. Zuerst erstellen wir einen neuen Kontakte Ordner durch einen Rechtsklick auf unseren aktuellen Kontakte Ordner, welcher sich unter dem Menüpunkt [Meine Kontakte], in der linken Navigationsspalte befindet und wählen [Neuer Ordner…].
In diesem Beispiel nennen wir den Ordner "Entdoppeln".
2. Wir wählen im Kontakte Ordner alle unsere Kontakte aus, über [Bearbeiten]->[Alles markieren] oder [Strg]+[A].
3. Dann Kopieren wir sie, indem wir auf [Bearbeiten]->[Kopieren] klicken oder [Strg]+[C] drücken.
4. Nun fügen wir sie in unseren "Entdoppeln" Ordner ein, dazu wählen wir diesen in der linken Navigationsspalte durch einen Linksklick aus und gehen dann auf [Bearbeiten]->[Einfügen] oder drücken [Strg]+[V].
5. Zuletzt löschen wir mit: [Bearbeiten]->[Alles markieren] und [Bearbeiten]->[Löschen] oder [Strg]+[A] und [Entf], alle Kontaktdaten im ursprünglichen Kontakte Ordner.

Schritt 2: Exportieren der Kontakte in eine csv-Datei
1. Wir starten den Import/Export Assistenten von Outlook.

  • Outlook 2007 und Vorgänger: [Datei]->[Importieren/Exportieren…].

  • Outlook 2010: [Datei]->[Öffnen]->[Importieren].

2. Auswahl: "In Datei exportieren".
3. Auswahl: "Kommagetrennte Werte (Windows)".
4. Wählen wir aus der Liste den in Schritt 1 erstellten "Entdoppeln" Ordner aus.
5. Speichern wir die Datei an einer handlichen Stelle. In diesem Beispiel speichern wir sie auf dem Desktop und nennen sie "Entdoppeln.csv".
6. Schließen wir den Assistenten durch einen Linksklick auf [Fertig stellen] ab.

Schritt 3: Importieren der Kontakte aus der csv-Datei
In diesem Schritt werden wir die gerade exportierte csv-Datei in unseren geleerten ursprünglichen Kontakte Ordner importieren.

1. Wir starten den Import/Export Assistenten von Outlook.

  • Outlook 2007 und Vorgänger: [Datei]->[Importieren/Exportieren…].

  • Outlook 2010: [Datei]->[Öffnen]->[Importieren].

2. Auswahl: "Aus anderen Programmen oder Dateien importieren".
3. Auswahl: "Kommagetrennte Werte (Windows)".
4. Navigieren wir zu der in Schritt 2 exportierten Datei: "Entdoppeln.csv".
5. Wichtig! Auswählen des Punktes: "Keine Duplikate importieren".
6. Wir wählen den ursprünglichen, jetzt leeren, Kontakte Ordner als Zielordner.
7. Klicken wir auf [Fertig stellen] um den Assistenten zu schließen.

Schritt 4: Zurückkopieren und zusammenführen der original Kontakte
1. Auswahl des "Entdoppeln" Ordners.
2. Auswählen aller Kontakte mit [Bearbeiten]->[Alles markieren] oder [Strg]+[A] und Kopieren mit [Bearbeiten]->[Kopieren] oder [Strg]+[C].
3. Auswählen des ursprünglichen Kontakte Ordners und Einfügen der Kontakte mit [Bearbeiten]->[Einfügen] oder [Strg]+[V].
4. Für jedes Duplikat, dass gefunden wird, werden wir benachrichtigt und bekommen eine Übersicht der Daten, die hinzugefügt oder aktualisiert werden sollen.

  • Auswahl von [Aktualisieren] um das aktuell gefundene Duplikat zu aktualisieren.

  • Auswahl von [Alle Aktualisieren] um alle Aktualisierungen von allen Duplikaten zuzulassen.

  • Auswahl von [Auslassen] wenn wir den Kontakt später ansehen möchten, dass Original bleibt im "Entdoppeln" Ordner und wird dem ursprünglichen Kontakte Ordner nicht hinzugefügt.

  • Auswahl von "Neuen Kontakt hinzufügen", falls es sich bei dem Duplikat nicht um den selben Kontakt handelt.

 Wenn eine E-Mail-Adresse eines Duplikats aktualisiert wird, wird die ehemalige Adresse in das "E-Mail 2" Feld gerückt.

Hinweis: Doch lieber einen Duplikat-Entferner? Hier stehen viele zur Auswahl.

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