Intern verwenden wir alle Outlook und wir senden ebenfalls einander Einladungen für Meetings, was super funktioniert. Allerdings, wenn externe Personen ebenfalls eingeladen werden, beklagen sie sich, dass sie die ICS-Anhänge nicht öffnen können. Offenbar verwenden sie nicht einen Mailclient mit Kalenderunterstützung. Gibt es eine Möglichkeit, die Besprechungsdetails schnell in einer E-Mail als Text zu senden, ohne den Text manuell einzugeben?
Auch wenn das ICS-Format ein führender Standard ist und die meisten Mail-Clients (einschließlich Webbasierten) eine Kalenderunterstützung umfassen, besitzen einige Mail-Clients dieses Feature immer noch nicht (wie etwa diverse mobile Clients) oder einige Leute bevorzugen es viel lieber einen physischen Kalender zu haben, um ihre Termine in diesen zu vermerken.
Natürlich müssen Sie ebenfalls in der Lage sein diese zu erfassen, aber zum Glück ist die Erschaffung einer gut strukturierten E-Mail mit den Meeting Details in ihnen, recht einfach zu erledigen.
"Drag & Drop" oder in Ordner kopieren
Es ist wichtig, dass Sie den Termin bereits in Ihrem Kalender vermerkt haben.
Sobald Sie dies getan haben, transferieren Sie per Drag & Drop den Kalendereintrag aus Ihrem Kalender in den E-Mail-Abschnitt in Ihrer Navigationsleiste oder in den Posteingangsordner selber. Outlook erstellt dann automatisch eine neue E-Mail mit den Details des Termins als Text.
Ein anderer Weg um dies zu tun, ist den Termin auszuwählen und STRG + SHIFT + Y zu drücken, um den "In Ordner kopieren" Befehl zu initiieren und dann den Posteingangsordner zu wählen. Das Ergebnis wird das gleiche sein.
BILD
Eine E-Mail, welche die Besprechungsdetails in einem schönen Überblick beinhaltet.
Extra-Tipp: Aktivieren Sie das Feld Verknüpfen von Kontakten, sodass Sie die Menschen hinzufügen können, welche Sie über regelmäßige E-Mails zu diesem Bereich eingeladen haben und einen vollständigen Überblick über alle Ihre eingeladenen Personen haben.