Leider unterstützt der Outlook Hotmail Connector allein das Synchronisieren von den Ordnern E-Mail, Kalender und Kontakte. Dennoch lassen sich, wenn man den Nachrichtenordner in der normalen Ansicht und einer Nachrichtenvorlage benutzt, einfache Anwendungshilfen mit Synchroniserungshilfen zum Hotmail Account hinzufügen.
Erstellen einen Nachrichtenordner mit Anwendungsansicht
Der erste Schritt beim Hinzufügen von Synchronisierungshilfen zu unserem Hotmail Account ist das Erstellen eines neuen Nachrichtenordners und das Benennen mit einer sinnvollen Bezeichnung. Der Titel "Anwendungen" sollte ausreichen.
1. Wir wählen den neu erstellten Nachrichtenordner aus und legen eine neue Ansicht fest:
– Outlook 2003
Ansicht – Anordnen nach – aktuelle Ansicht – Ansicht Definieren
– Outlook 2007
Ansicht – aktuelle Ansicht – Ansicht definieren
– Outlook 2010
Ansicht – Ansicht ändern – Ansicht verwalten
2. Neu Klicken
– Erstellte Ansicht benennen. Zum Beispiel als "Hotmail Anwendungen"
– Tabelle als Ansichtsart auswählen
3. Ok klicken
4. Auf das Menüfeld Felder bzw. Spalte (Outlook 2010) klicken
5. Anpassen der Listenfelder, um die anwendungsspezifischen Felder einzufügen und einige Nachrichtenfelder zu entfernen.
6. Ok klicken, um zum Dialog "Fortgeschrittene Ansichtseinstellungen" zurückzukehren
7. Auf das Feld "Andere Einstellungen" klicken und die folgenden Optionen ändern:
– Aktivieren: Zulassen der Bearbeitung innerhalb der Zellen
– Lesefeld: aus
– Outlook 2010: Deaktivieren: Anzeigen aller Nachrichten aus allen Ordnern in den erweiterten
Gesprächsgruppen
8. Ok klicken, um zum Dialog "Fortgeschrittene Ansichtseinstellungen" zurückzukehren
9. Auf den Button "Anordnen" klicken und die Liste "Anordnen nach" auf "Termin" umstellen
10. Ok klicken um zum Dialog "Fortgeschrittene Ansichtseinstellungen" zurückzukehren. Jetzt können wir schon die Ansicht nutzen oder mit dem "Bedingte Formatierung" der Ordner fortfahren.
Bedingte Formatierung
Die Bedingte Formatierung (oder Automatische Formatierung in Outlook 2003/2007) kann verwendet werden, um die Art und Weise, mit der die Schrift der Beschreibungen erscheint, mit Hilfe von spezifischen Bedingungen zu verändern. In diesem Fall, können wir es verwenden, um zwei Regeln zu erstellen, mit denen die Schriftart der erledigten Aufgaben in einer grauen und durchgestrichenen Schriftart auftaucht.
1. Anklicken des Feldes "Bedingtes Formatieren" bzw. Automatisches Formatieren im Dialog "Fortgeschrittene Ansichtseinstellungen"
2. Das Feld "Hinzufügen" anklicken.
3. Regel benennen: abgeschlossene und ungelesene Aufgaben
4. Die Option Schriftart anklicken und die folgende Einstellungsoptionen vornehmen:
– Effekte: Durchgestrichen
– Farbe: Grau
– Schriftart: Fett
5. Das Feld "Bedingungen" anklicken und die folgenden Optionen im Aufhänger "Mehr Auswahl" einstellen
– Nur Aufgaben, die ungelesen sind
– Nur Aufgaben, die als erledigt markiert sind
6. Jetzt müssen die obigen Schritte für die zweite Regel wiederholt werden:
– Benennen: Erledigte und gelesene Aufgaben
– Schriftart:
Effekte: Durchgestrichen
Farbe: Grau
Schriftart: Normal
– Bedingung:
nur Aufgaben, die gelesen sind
nur Aufgaben, die als erledigt markiert sind
7. Ok klicken, um den Dialog "bedingte Formatierung" zu schließen, dann nochmals Ok klicken, um den Dialog
"Fortgeschrittene Ansichtseinstellungen" zu beenden und sodann "Ansicht anwenden" im Dialog "Verwalte
alle Ansichten" wählen
Nachrichtenvorlagen für Aufgaben
Nun, nachdem die Ansicht konfiguriert worden ist, brauchen wir Nachrichtenvorlagen, um zu arbeiten, dass die echten Aufgaben auf die E-Mail-Ansichten nicht passen. Weil man nicht direkt eine Nachrichten im Ordner erstellen kann, müssen wir uns eine leere zusenden. Diese müssen wir in den Ordner "Aufgaben" ablegen.
Jedes Mal, wenn wir eine neue Aufgabe erstellen wollen, müssen wir die Nachrichtenvorlage mit Kopieren/Einfügen auswählen. Dank der Aktivierung der Option "In-Zellen-Editing zulassen", können wir direkt den Betreff ins das Betreffsfeld der Nachricht schreiben. In derselben Art und Weise kann der Termin einer Aufgabe festgelegt werden.
Wenn wir mehr Text oder Anhang einfügen wollen, reicht ein Doppelklick auf die Nachricht, um sie in einem eigenen Fenster und im Editiermodus zu öffnen. Nur "Speichern" beim Schließen des Fensters klicken und die Änderungen werden automatisch auf Hotmail hochgeladen.