Viele Nutzer, die öfters mal eine Standardantwort auf eine Anfrage senden müssen, wählen meist die Variante, eine Kopie der zuvor angelegten Standardnachricht in den "Entwürfen" zu speichern und versuchen dann einen Weg zu finden, diese am besten dafür zu nutzen. Diese ist nicht unbedingt die beste Methode, Standard-Textbausteine in Nachrichten zu verwenden. Wenn Sie sich aber trotzdem dafür entschieden haben, diesen Weg zu gehen, kopieren Sie am besten den Entwurf (auswählen, STRG+C, S) und benutzen Sie die Kopie. Sie können des Weiteren auch die Funktion AutoText nutzen (in Outlook 2007 "Schnellbausteine"), um Textblöcke zur Nachricht hinzuzufügen. Allerdings sind diese Möglichkeiten nicht so einfach wie das Erstellen einer Vorlage und Vorlagen haben deutliche Vorteile bei längeren Textbausteinen.
Viele Nutzer mögen das Arbeiten mit Vorlangen nicht, weil man zu viele Schritte gehen muss, um eine Vorlage vernünftig zu erstellen. "Extras" -> "Formulare" -> "Formular auswählen" und dann unter "Bibliothek für persönliche Formulare". Es muss aber nicht dieser langwierige Weg sein — Sie können die Volagen in Outlook ablegen, so dass die Vorlagen immer zur Hand und auf dem genutzten PC sind (für den Fall, dass Sie einen Exchange Server nutzen oder die PST-Datei auf einen anderen Computer kopieren). Einfache Textbausteinvorlagen können des Weiteren einfach mit einem Doppelklick aus dem Windows Explorer geöffnet werden, komplexere Vorlagen mit benutzerdefinierten Eingabefeldern und Eigenschaften müssen über das Menü "Extras" -> "Formulare" geöffnet werden, damit sie richtig funktionieren. In diesem Fall wird Outlook aber auch eine Warnung ausgeben, um die richtige Funktionsweise sicherzustellen.
Um eine Vorlage zu nutzen:
Erstellen Sie eine neue Nachricht – in Outlook 2003 und älter müssen Sie den Outlook Editor benutzen oder unter "Aktionen" -> "Neue Nachricht" gehen, um die Nachricht als Vorlage speichern zu können. Um die Vorlage zu speichern, gehen Sie unter "Datei" -> "Speichern unter" und dann wählen Sie den Dateityp für Vorlagen (*.oft).
Diese wird dann in dem standardmäßigen Ordner für Vorlagen abgelegt, normalerweise ist das ein Ordner tief im Dateisystem (unter Vista ist es: C/:Benutzer/"Benutzername"/Application Data/Microsoft/Vorlagen).
Ändern Sie diese Pfad beim Speichern in "Meine Dokumente" oder einen anderen Ordner, den Sie einfach finden und speichern Sie anschließend. Öffnen Sie den Windows Explorer, suchen Sie die soeben gespeicherte Volage und ziehen Sie diese per Drag und Drop in einen Ordner in Outlook. Sie können die Vorlage unter "Entwürfe" ablegen oder einen ganz neuen Ordner für Vorlagen anlegen. Wir verwenden meisten einen Ordner mit Namen ".Template" – durch den vorstehenden Punkt erscheint er an der ersten Stelle der Ordnerliste und lässt sich schneller finden.
Eine andere Möglichkeit ist, Formulare in irgendeinen Ordner in Outlook zu veröffentlichen. Wenn Sie diesen Weg gehen, wird das Formular im "Aktionen"-Menü aufgeführt, wenn Sie in diesem Ordner sind. Um diese Methode zu nutzen, schauen Sie im Menü "Extras" -> "Formulare" -> "Formular veröffentlich unter" und wählen Sie einen Ordner aus (in Outlook 2007, gehen Sie in den Entwicklungsreiter, um die Funktion "Veröffentlichen" zu finden). Manchmal gibt es jedoch kleine Probleme mit veröffentlichten Formularen, dadurch, dass Programmier-Code darin enthalten ist (wodurch das Veröffentlichen notwendig wird). Sofern Sie also keinen Exchange Server mit Formularbibliothek in Ihrem Unternehmen nutzen, empfehlen wir eher die Vorlagen-Variante.