Wir haben bei der Arbeit ein gemeinsames Postfach, in dem neben anderen eMails auch Mails mit Informationen ankommen. Normalerweise bleiben sie tagelang in dem Postfach, weil niemand weiß, wer diese eMail bereits gelesen hat, oder wer nicht.
Gibt es eine Möglichkeit in Outlook herauszufinden, wer diese Mail bereits gelesen hat?
Man kann nicht direkt sagen, wer diese Nachrichten bereits gelesen hat, aber man kann ein System mit verschiedenen Rubriken entwickeln.
Das System
Das System ist recht einfach. Wenn man eine Nachricht gelesen hat, weist man ihr eine Rubrik zu, die einen identifiziert.
Zum Beispiel eine Rubrik "Gelesen von Robert".
Nehmen wir einmal an, Jane ist eine Mitarbeiterin von uns und sie öffnet die Nachricht. Sie schaut sich die Rubrik an, die der Nachricht zugewiesen worden sind und sieht, dass Robert diese Nachricht bereits gelesen hat. Wenn sie nun die Nachricht gelesen hat, weist sie der Nachricht ebenfalls eine Rubrik zu. Zum Beispiel "Gelesen von Jane".
Wenn Jane jetzt einen weitern Mitarbeiter trifft, zum Beispiel Joe, der sich gerade einen Kaffee holt, kann sie ihn darauf aufmerksam machen, dass er die Nachricht noch nicht gelesen hat und dies bitte so schnell wie möglich nachholen möchte.
Jetzt schaut sich Joe die Nachricht an und sieht, dass die anderen beiden Mitarbeiter sie bereits gelesen haben. Wenn man 3 Mitarbeiter hat, die in diesem Postfach lesen, kann Joe diese Nachricht löschen, ohne die anderen beiden Mitarbeiter zu fragen, ob sie die eMail bereits gelesen haben.
Durchstreichen von Nachrichten, die bereits gelesen worden sind
Wir können das System ein wenig anschaulicher gestalten, indem wir Outlook die Nachrichten durchstreichen und grau markieren lassen, wenn der letzte Mitarbeiter seine oder ihre "Gelesen von …"-Rubrik hinzugefügt hat. Das würde als direkter Anhaltspunkt dafür dienen, dass diese Nachricht nun gelöscht werden kann.
Das können wir durch eine "Automatische Formatierung" (Outlook 2007 und früher) oder durch eine "Bedingte Formatierung" (Outlook 2010) erreichen:
1. Wir wählen den Posteingang des gemeinsamen Postfachs aus
2. Nun öffnen wir die Ansichtseinstellungen
– Outlook 2002/XP oder früher: Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Aktuelle Ansicht anpassen
– Outlook 2007 und Outlook 2003: Ansicht -> Anordnen nach -> Benutzerdefiniert
– Outlook 2010: Reiter Ansicht -> Schaltfläche Ansichtseinstellungen
3. Wir klicken die Schaltfläche "Automatische Formatierung" oder "Benutzerdefinierte Formatierung"
4. Den Button "Hinzufügen" anklicken
5. Wir geben der Regel einen Namen. Z.B. "Gelesen von allen".
6. Wir drücken die Schaltfläche "Schriftart".
7. Jetzt können wir unsere eigenen Einstellungen vornehmen.
In unserem Beispiel:
– Effekt: durchgestrichen
– Farbe: Silber
8. Den "OK-Button" drücken.
9. Die Schaltfläche "Bedingung" anklicken.
10. Den Reiter "Erweitert" auswählen
11. Nun fügen wir folgende Bedingungen hinzu:
– Feld: Kategorien
– Bedingung: Enthält
– Wert: Gelesen von Robert Jane Joe
Natürlich müssen wir die Namen der Mitarbeiter entsprechend anpassen.
12. Als Letztes bestätigen wir alle offenen Fenster mit "OK". Anschließend sollten die Änderungen sofort wirksam werden.
Da diese Einstellungen nicht für alle Benutzer gleichzeitg gelten, müssen die oben genannten Schritte bei jedem Anwender seperat durchgeführt werden.