Benachrichtigungen und Übersichten in Outlook für neu empfangene E-Mails

Outlook

Wenn wir eine neue E-Mail in unserem Postfach erhalten, erkennen wir das an dem Briefumschlag-Symbol in unserer Benachrichtigungs-Leiste. So weit, so gut. Allerdings ist dort nicht zu erkennen, wie viele neue Nachrichten eingegangen sind und es werden auch keine Nachrichten gemeldet, die in einem anderen Ordner als unserem Posteingang ankommen. Es würde uns allerdings sehr helfen, diese Informationen zu erhalten, besonders dann, wenn wir eine Weile vom Computer abwesend sind.

Gibt es eine Möglichkeit, solche Benachrichtigungen zu erhalten, unabhängig davon, in welchen Ordnern die Nachrichten empfangen werden?

In der Tat taucht das Briefumschlags-Symbol in der Benachrichtigungs-Leiste oder über dem Outlook-Icon in der Task-Leiste nur dann an, wenn eine Nachricht im Posteingang ankommt, aber nicht, wenn sie beispielsweise durch eine Einstellung in einen Unterordner verschoben wird. Es gibt allerdings andere Möglichkeiten, über neu eingegangene E-Mails benachrichtigt zu werden, wenn man abwesend ist, selbst wenn diese Nachrichten nicht im Posteingang landen.

Regel für Benachrichtigungen über neue E-Mails:

Die geeignetste Lösung für dieses Problem ist vermutlich die Regelung für Benachrichtigungen über neue E-Mails. Dabei wird ein Dialog-Fenster mit einem Überblick über alle Nachrichten angezeigt, die angekommen sind, seit man das Fenster zum letzten Mal geschlossen hat.
1) Zunächst erstellt man eine neue Regel:

– Outlook 2003 und Outlook 2007

„Extras“ → „Regeln und Benachrichtigungen“

– Outlook 2010 und Outlook 2013

„Datei“ → in den Bereich „Info“ wechseln → auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ klicken2) Anschließend klickt man auf den Button „Neue Regel“ und beginnt mit einer leeren Regel:

– Outlook 2003
„Regel ohne Vorlage erstellen“

– Outlook 2007, Outlook 2010 und Outlook 2013
auf „Regeln auf von mir empfange Nachrichten anwenden“ klicken

3) Dann klickt man auf „Weiter“.

4) Im nächsten Schritt vergewissert man sich, dass keine Bedingungen ausgewählt wurden und klickt wieder auf „Weiter“.

5) Eine Warnung wird erscheinen, die besagt, dass die Regel für alle Nachrichten angewendet wird. Hier muss man auf „Ja“ klicken, um zu bestätigen, dass die Angaben stimmen.

6) Als nächstes wählt man folgende Aktion aus: „Eine eigene Nachricht im Benachrichtigungsfenster anzeigen“ bzw. „im Benachrichtungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen

7) Wenn man auf den Link zu „Eine eigene Nachricht“ am unteren Ende der Nachricht klickt, kann man seine eigene Nachricht eingeben (das ist hilfreich, wenn man mehr als eine Regel zur Darstellung von Benachrichtigungen über neue Emails einrichten möchte, da man die Fenster so leichter unterscheiden kann).
– Zum Beispiel: „Während Sie weg waren, haben Sie folgende E-Mails erhalten“:

8) Anschließend klickt man auf „Weiter“ und wieder auf „Weiter“, um das Menü für Ausnahmen zu überspringen.

9) Zum Schluss kann man noch einen eigenen Namen für die Regel auswählen und dann durch einen Klick auf „Fertig stellen“ die Regel vervollständigen.

10) Wenn daraufhin gewiesen wird, dass diese Regel nur für den momentanen PC gilt, kann man das mit einem Klick auf „OK“ bestätigen.

11) Falls nötig, kann man die Regel zum Anzeigen einer Desktop-Benachrichtigung nach ganz oben verschieben.

benachrichtungen-per-regel
So bekommt man seine neu empfangenen Nachrichten in eine praktische Übersicht.

 

Hinweis: Wenn man mehrere E-Mail-Konten eingerichtet hat und abhängig von den verschiedenen Arten der Konten, kann es notwendig sein, diese Regel für jedes der Konten einzurichten oder die Bedingung „über Konto“ zu aktivieren (dabei muss das jeweilige Konto angegeben werden), um für jeden Account einen Überblick zu erhalten.

 

Suchordner für heute ungelesene Nachrichten:

Eine andere Möglichkeit, um eine Übersicht über die zuletzt erhaltenen E-Mails zu behalten ist die Einrichtung eines Suchordners für heute ungelesene Nachrichten. Dieser Suchordner ist sehr praktisch, da die meisten Nachrichten automatisch durch definierte Regeln sortiert werden, ohne dass man fürchten muss, sie zu verpassen oder ständig zwischen den Ordnern hin- und herwechseln zu müssen.

 

 

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