Das Einordnen von gekennzeichneten Outlook Nachrichten am Anfang einer E-Mail-Liste

Outlook

Manchmal benutze ich in Outlook den Befehl „Nachverfolgen“, um meine Nachrichten zu Kennzeichen, auf welche wir zu einem späteren Zeitpunkt zurückkommen möchten.

Gibt es eine Möglichkeit, diese markierten Nachrichten am Anfang unserer E-Mail Liste einzuordnen?

Leider besitzt Outlook keine direkte Funktion (noch?), um dies zu tun. Es ist jedoch ein viel gefordertes Feature, und da sowohl (die alte) Outlook.com als auch das neue Outlook.com und Office 365 Exchange Online eine Unterstützung dafür bieten, kann ich nur annehmen, dass dieses „Feature“ in der Zukunft eingeführt wird und diesen Status bei der Verwendung verschiedener Konten für eine konsistente Erfahrung synchronisiert.

Im Moment müssen wir mit dem Befehl „Nachverfolgen“ auskommen und die Einstellungen der Ansicht in Outlook anpassen, um sicherzustellen, dass die markierten Nachrichten am Anfang der Liste bleiben.

Dennoch werden die Ergebnisse nicht perfekt sein, bis diese Funktion tatsächlich zu Outlook hinzugefügt wird. Sie werden vielleicht die besten Ergebnisse erzielen, indem sie eine Kombination aus einem Suchordner mit einer benutzerdefinierten Ansicht verwenden.

Gruppierung nach dem Status der Kennzeichnung

Standardmäßig gruppiert Outlook Ihre E-Mails nach Fälligkeitsdatum. Wenn Sie Ihre E-Mails sortieren oder gruppieren, indem Sie stattdessen die Spalten „Fälligkeitsdatum“, „Markierungsstatus“, „Nachverfolgung“, „Erinnerung“ oder „Erstellt“ in absteigender Reihenfolge verwenden, werden Ihre markierten Nachrichten am Anfang der Liste angezeigt und bleiben auch dort.

Die genauen Ergebnisse sind etwas unterschiedlich, je nach welcher Kategorie Sie die Nachricht gruppiert oder sortiert haben, weshalb Sie vielleicht ein wenig experimentieren müssen.

1. Öffnen Sie den Dialog Ansichtseinstellungen.

Outlook 2003 und Outlook 2007

Ansicht-> Sortieren nach-> Benutzerdefiniert …

• Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016

Registerkarte:Ansicht-> Schaltfläche:Einstellungen anzeigen

2. Schaltfläche: Elemente Gruppieren nach …

• Sie können auch die Schaltfläche „Sortieren …“ verwenden, wenn Sie die Funktion „Gruppieren nach“ für Ihre Nachrichten nicht mögen.

3. Deaktivieren Sie die Option: Automatisch nach Anordnung gruppieren.

4. Wählen Sie eines der oben genannten Felder aus. Zum Beispiel: Kennzeichnungsstatus.

• Wenn Sie das Feld nicht sehen, welches Sie hinzufügen möchten, setzen Sie die „Verfügbares Feld auswählen aus“ Liste in der unteren rechten Ecke auf: Alle E-Mail-Felder.

5. Setzen Sie die Sortierreihenfolge auf: Absteigend.

6. Drücken Sie auf OK, bis Sie zu Ihrer Nachrichtenliste zurückkehren.

Ausblenden von Nachrichten mit abgeschlossenen Markierungen

Wenn Sie Nachrichten als erledigt markieren, anstatt die Markierung zu entfernen, dann werden diese immer noch am Anfang der Liste angezeigt. Um dies zu beheben, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten;

• Entfernen Sie die Kennzeichnung für die Nachrichten.

• Verbergen Sie Nachrichten, welche als „Erledigt“ markiert sind.

Sie könnten von der ersten Möglichkeit jedoch nicht so begeistert sein, wenn Sie zurückverfolgen möchten, wann Sie eine Nachricht abgeschossen haben. Die zweite Option ist ebenfalls nicht eine ideale Lösung, wenn Sie zu jeder Zeit alle Ihre E-Mails einsehen möchten. Eine Alternative wäre einen Suchordner zu verwenden, was im Abschnitt weiter unten beschrieben wird.

Um Nachrichten zu verbergen, welche als „Erledigt“ gekennzeichnet sind, müssen Sie einen Filter für Ihre benutzerdefinierte Ansicht erstellen.

1. Öffnen Sie den Dialog Ansichtseinstellungen.

• Outlook 2003 und Outlook 2007

Ansicht-> Sortieren nach-> Benutzerdefiniert …

• Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016

Registerkarte: Ansicht-> Schaltfläche: Ansichtseinstellungen

2. Schaltfläche: Filtern …

3. Registerkarte: Erweitert

4. Legen Sie die folgenden Kriterien fest:

Feld: Kennzeichnung für „Erledigt am“

Zustand: Besteht nicht

Wert: Leer

5. Drücken Sie auf OK, bis Sie zu Ihrer Nachrichtenliste zurückkehren.

Suchordner nur für ungelesene und markierte Nachrichten

Die oben genanten Einschränkungen können überwunden werden, wenn Sie einen Suchordner erstellen, welcher nur Elemente enthält, welche noch immer nicht abgeschlossen sind. Dies können zum Beispiel ungelesene oder zur Nachverfolgung gekennzeichnete Nachrichten sein, die noch nicht abgeschlossen sind.

Detaillierte Schritte, um einen solchen Suchordner zu erstellen können hier gefunden werden:
Das Erstellen eines Suchordners für zu erledigende Elemente

Nachdem Sie den Suchordner erstellt haben, können Sie die Ansicht für den Ordner anpassen, sodass gekennzeichnete Nachrichten zuerst angezeigt werden und alle (neu) ungelesenen Nachrichten danach.

Anschließend können Sie diesen Suchordner zu Ihrer Favoritenliste hinzufügen, um einen einfachen Zugriff zu haben und diesen besser im Auge zu behalten. Sie können diesen sogar als standardmäßigen Startordner festlegen, indem Sie die folgenden Einstellungen verwenden:

• Outlook 2003 und Outlook 2007

Werkzeug-> Optionen … -> Registerkarte: Sonstiges-> Schaltfläche: Erweiterte Optionen …

• Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016

Datei-> Optionen-> Erweitert

Vorheriger Artikel Nächster Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.