Beim Versenden von E-Mails kommt es hin und wieder vor, dass manche Nachrichten versehentlich doppelt gesendet bzw. empfangen werden. Das führt schnell zu einem unübersichtlichen Postfach mit vielen Verwirrungen. Um dieses Problem zu vermeiden, gibt es eine Outlook-Erweiterung, die doppelte E-Mails selbständig erkennt und gegebenenfalls auch entfernt. Die Erweiterung ist unter dem Namen Duplicate Email Remover bekannt und hat einige Jahre Entwicklungsgeschichte mit vielen Erneuerungen und Änderungen hinter sich und läuft heute in der Version 3.0.
Das Betriebssystem
Der Duplicate Email Remover wurde bereits 2002 zum ersten Mal veröffentlicht. Das aktuelle Betriebssystem war in dieser Zeit Windows XP. Über die Jahre hinweg wurde die Kompatibilität jedoch erweitert, sodass die Outlook Erweiterung heute auf Windows Vista, Windows 7 und auf dem aktuellen Windows 8 problemlos funktionstüchtig ist.
Das Finden von Duplikaten
Damit der Duplicate Email Remover doppelte E-Mails tatsächlich aufspüren kann, spielt natürlich die Sprache eine große Rolle. Zunächst war die Outlook Erweiterung lediglich mit der englischen Sprache vertraut, über die Jahre hinweg kamen aber auch die Russische und Deutsche Sprache hinzu. Der Nutzer kann vor dem ersten Betrieb der Erweiterung nun zahlreiche Einstellungen vornehmen. Zunächst wurden E-Mails, die vom Inhalt her doppelt sind, deren Absender sich jedoch unterscheiden, nicht erkannt. Aktuell ist es hier möglich, die Empfängerdaten zu ignorieren. Die Suchkriterien können seit Version 3.0 auch anhand zweier E-Mails, die miteinander verglichen werden, individuell bestimmt werden, sodass der Duplicate Email Remover zuverlässig funktioniert, wichtige Nachrichten aber erhält. Die Entwickler der Erweiterung haben dem Nutzer außerdem die Wahl eingeräumt, was mit den gefundenen E-Mails passieren soll. So können diese entweder automatisch von der Outlook Erweiterung gelöscht werden, es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die entsprechenden E-Mails zu markieren oder auch in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Hier hat der Nutzer nun die Sicherheit, dass keine wichtigen E-Mails fälschlicherweise identifiziert und unbemerkt gelöscht werden.
Kompatibilität zu Outlook
Eine zuverlässige Funktion des Duplicate Email Remover hängt natürlich auch von der verwendeten Outlook-Version ab. In den Anfängen war die Erweiterung mit Outlook 11 kompatibel. Die Kompatibilität wurde natürlich über die Jahre hinweg an den aktuellen Entwicklungsstand von Outlook angepasst, sodass sie seit der Version 2.18.0, die Ende 2012 veröffentlicht wurde, mit Outlook 2013 kompatibel ist.
Sonstige Fehler
Der Duplicate Email Remover befindet sich in einer ständigen Weiterentwicklung. Wenn Nutzer von Problemen berichten, die mit der Outlook Erweiterung in Verbindung stehen, werden die Fehler meist schnell behoben, sodass auch heute, 12 Jahre nach dem ersten Release, neue Versionen erscheinen, die sich den aktuellen Gegebenheiten anpassen