e-Mails auf einem Online Mail-Server wiederherstellen

Outlook

Wir haben uns ein Konto bei Outlook eingerichtet und nun sind alle unsere e-Mails automatisch von unserem Web-Postfach entfernt worden, was verhindert, dass wir die Mails beispielsweise auf unsere Smartphones oder Tablets herunterladen oder sie über den Internetbrowser abrufen. Können wir unsere Nachrichten wieder irgendwie auf dem Server wiederherstellen?

Es gibt zwei übliche Szenarien, welche den beschriebenen Vorfall verursachen können:

1) Das POP3 Konto ist so eingerichtet worden, dass es die Nachrichten immer automatisch vom Mail-Server entfernt.
2) Das Exchange-Konto ist so eingestellt, dass es die Daten an die pst-Datei übermitteln soll.

Es gibt auch noch einige andere Situationen, in denen das auch passieren kann, aber diese sind vergleichsweise selten wie zum Beispiel ein schlechtes Outlook 2016 Update, welches dazu führte, dass e-Mails bei bestimmten POP3-Konfigurationen vom Server entfernt wurden.
Glücklicherweise kann man die e-Mails in nahezu allen Fällen wieder auf den Nachrichten-Servern wiederherstellen, sodass andere Computer und Geräte sie wieder herunterladen oder Nutzer die Nachrichten über die verfügbaren Online-Anbindungen abrufen können.

Szenario 1: POP3-Konto entfernt Nachrichten vom Mail-Server

In der Standardeinstellung ist ein POP3-Konto so eingerichtet, dass es Kopien aller Nachrichten für 14 Tage auf dem Server belässt. Bei Outlook 2007 und vorherigen Versionen sah die Standardeinstellung dagegen vor, dass die Nachrichten automatisch vom Server genommen wurden, wenn man diese downloadete. Dieser Prozess sorgt dafür, dass in den Online-Postfächern Speicherplatz freigemacht wird, da POP3 nur für den Download zuständig ist und die Speichermöglichkeiten von Outlook normalerweise um ein Vielfaches größer sind als die eines Online-Postfaches.
Wenn man die Standardeinstellung nicht mag, kann man die Einstellungen des Kontos auch so verändern, dass Kopien von e-Mails für längere Zeit oder sogar unbegrenzt auf dem Server belassen werden.

Szenario 1: Methode 1 zur Wiederherstellung

Sobald man die oben angesprochenen Änderungen vorgenommen hat und man dann die Nachrichten auf dem Server wiederherstellen möchte, muss man zuvor den zuständigen Internetanbieter fragen, ob das betreffende Online-Postfach auch IMAP unterstützt. Da IMAP ein Synchronisierungsprotokoll ist, welches in zwei Richtungen funktioniert, wird das Verschieben der Nachrichten in den Posteingang des IMAP-Kontos dazu führen, dass die Nachrichten auch wieder zum Server hochgeladen werden.
Damit das funktioniert, muss man sichergehen, die e-Mails wirklich zu verschieben und nicht nur einfach zu kopieren, da die Nachrichten ansonsten wieder durch das POP3-Protokoll heruntergeladen werden, wobei dann eine Kopie der Nachrichten auf dem Server belassen wird.

Szenario 1: Methode 2 zur Wiederherstellung

Wenn der Internetanbieter kein IMAP unterstützt, muss trotzdem noch nicht alles verloren sein. Eine Menge Anbieter bieten für ihre webbasierten Postfächer an Nachrichten von anderen Konten mit Hilfe von POP3 zu sammeln (eine Funktion, welche oft auch als „Verbundene Konten“ bezeichnet wird).
Wenn man also die Nachrichten zu einem anderen Mail-Dienst (zum Beispiel zu einem Outlook.com- oder Gmail-Konto) hochladen kann, dann lässt sich das ursprüngliche Online-Postfach so einstellen, dass die Nachrichten nur von den neuen Mail-Diensten mit Hilfe ihres POP3-Zugriffs gedownloadet werden.
Das mag nach einem langen Weg drum herum klingen, ist aber nichts desto trotz sehr effektiv.

Szenario 1: Methode 3 zur Wiederherstellung

Wenn sowohl IMAP als auch das sammeln der Nachrichten von anderen Konten nicht vom Internetanbieter unterstützt wird, dann kann man nur noch den Anbieter bitten, dass dieser entweder die Nachrichten wiederherstellt oder sie an das eigene Postfach weiterleitet. Das ist dann die einzige verbliebene Möglichkeit, um die e-Mails wieder zurück zum Online-Postfach zu bekommen.

Szenario 2: Das Exchange-Konto ist so eingestellt, dass es Daten zur pst-Datei leitet

Bei Outlook 2010 und vorherigen Versionen werden alle e-Mails vom Posteingang des Exchange-Kontos zum Postfach der pst-Datei heruntergeladen, wenn man zuvor ein Exchange-Konto eingerichtet und die pst-Datei als Standard-Zustellungsort eingerichtet hat. Das passiert normalerweise, wenn man Outlook erst mit einem POP3-Konto eingerichtet hat und später dann ein Exchange-Konto hinzufügte.
Um die Nachrichten auf dem Server wiederherzustellen, muss das Exchange-Konto als Standardzustellungsort in Outlook eingerichtet werden. Danach verschiebt man die e-Mails wieder in den Posteingang des Exchange-Postfaches und die Nachrichten werden automatisch zum Server hochgeladen.
Diese Methode könnte möglicherweise darin resultieren, dass die POP3-Nachrichten in das Exchange-Postfach statt in die pst-Datei heruntergeladen werden. Abhängig von der genutzten Outlook-Version gibt es mehrere Methoden, um damit umzugehen.
Um den Zustellungsort für das Exchange-Konto zu finden bzw. zu ändern, geht man so vor:

– Outlook 2003:
„Extras“ -> „Kontoeinstellungen“
-> auf den Button „Weiter“ klicken -> die Drop-Down-Liste am unteren Rand des Fensters verwenden, um den Standardzustellungsort festzulegen.

– Outlook 2007:
„Datei“ -> „Datendateiverwaltung“
-> das Exchange-Postfach auswählen -> auf den Button „Als Standard festlegen“ klicken.

– Outlook 2010:
„Datei“
-> in den Bereich „Info“ wechseln -> auf den Button „Kontoeinstellungen“ klicken -> „Kontoeinstellungen…“ -> auf den Tab „Datendateien“ klicken -> das Exchange-Postfach auswählen -> auf den Button „Als Standard festlegen“ klicken.
Zusätzlich wählt man im Tab „e-Mail“ das Exchange-Konto und vergewissert sich, dass das richtige Postfach als Zustellungsort eingerichtet ist.

– Outlook 2013 und Outlook 2016:
In diesen Versionen von Outlook ist es nicht länger möglich, als Zustellungsort für ein Exchange-Konto eine pst-Datei anzugeben.

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