Wir haben bereits versucht, diese Termine in Outlook einzutragen und das Erstellen eines wiederkehrenden Termins für den ersten Freitag im Monat ist auch nicht so schwer, aber wir haben Probleme beim Erstellen der Termine für die Meetings am Montag. Wie können wir ein wiederkehrendes Meeting vier Tage vor einem anderen wiederkehrenden Meeting eintragen?
Tatsächlich kann der Outlook Kalender keine wiederkehrenden Termine erstellen, die von anderen wiederkehrenden Terminen abhängig sind. Je nachdem, wie viel Aufwand man in die Sache stecken möchte, gibt es aber unterschiedliche Möglichkeiten, um sich die Termine zu merken.Erinnerungen:
Der einfachste Weg wäre es, eine zeitliche Erinnerung für ein wiederkehrendes Meeting so weit im Voraus zu setzen, dass sie mit dem Termin des Team-Meetings zusammenfällt. Im oben beschriebenen Fall würde man eine Erinnerung für das Meeting, welches am ersten Freitag jeden Monats stattfindet, vier Tage vordatieren, um am entsprechenden Montag vorher erinnert zu werden. Obwohl es eine schnelle Möglichkeit ist, wäre es doch nur eine kleine Trickserei, weil kein wirklicher Termin für das Meeting am Montag in den Kalender eingetragen wird. Außerdem würde die Methode nicht bei Terminen funktionieren, welche später als das eigentliche Meeting sind.
Angleichen und Ausnahmen verschieben:
Eine bessere Herangehensweise wäre es, ein anderes wiederkehrendes Meeting bzw. einen Termin einzutragen, der nahezu mit dem korrekten Intervall übereinstimmt, sodass man nur die Ausnahmen verschieben muss. In diesem Fall ist der Montag vor dem ersten Freitag eines Monats auch fast immer der erste Montag des Monats oder halt der letzte Montag eines Monats. Das ist ein wiederkehrendes Muster, welches in den Outlook Kalender eingetragen werden kann.
Sobald man das Muster eingetragen hat, muss man sich die automatisch erstellten Termine ansehen und diejenigen verschieben, welche auf einen falschen Tag fallen würden.
Die Termine lassen sich verschieben, indem man das jeweilige Ereignis mit einem Doppelklick öffnet, in dem Kontext-Fenster die Möglichkeit „Nur das eine“ auswählt und dann das korrekte Datum für das Ereignis einträgt.
Man kann die Termine aber auch einfach per Drag-and-Drop Verfahren zum richtigen Montag verschieben. Am einfachsten geht das in der Monatsansicht oder indem man die jeweiligen Termine aus der Tag-/Wochenansicht zum korrekten Termin in der Monat-Navigation verschiebt, welche sich direkt neben dem Kalender befindet.
Mit Excel exportieren, berechnen und importieren:
Abhängig von dem wiederkehrenden Muster könnte die oben beschriebene Methode immer noch eine Menge Arbeit bedeuten und anfällig für Fehler sein. Darum gibt es auch die Möglichkeit, das ganze in Excel zu tun. Das ist zwar auch nicht weniger Arbeit, aber es ist eine wesentlich genauere Vorgehensweise, die auch flexibler ist, wenn man mehrere komplexe Variablen verwenden oder Aufgaben-Einträge für die jeweiligen Termine x Tage im Voraus erstellen will.
Im oben beschriebenen Fall würde man seinen Kalender zu einer xls- oder einer csv-Datei exportieren, welche man mit Excel öffnen kann, dann eine Kalkulation der Daten vornehmen und die Dateien dann wieder importieren. Dadurch werden individuelle Termine im Kalender eingetragen, welche x Tage vor oder nach einem wiederkehrenden Ereignis stattfinden können.
1) Zuerst trägt man den ursprünglichen wiederkehrenden Termin in seinen Kalender ein (in diesem Beispiel also das Meeting an jedem ersten Freitag im Monat)
2) Anschließend exportiert man den Bereich des Kalenders, für den man zusätzliche Termine erstellen möchte, zu einer xls- oder csv-Datei, öffnet diese mit Excel und filtert den Export, sodass nur die wiederkehrenden Termine angezeigt werden.
3) Als nächstes wählt man die gesamte Spalte mit dem Wert des Starttermins und öffnet das Menü zur Datumsbearbeitung. Das geht entweder über die nummerierten Gruppen der Ribbons oder indem man mit der rechten Maustaste auf die Auswahl klickt → „Spalte formatieren“ → und den Menüreiter „Nummer“ auswählt.
4) Das wiederholt man für die Startzeit, das Endzeit, Enddatum, Erinnerungsdatum und die Erinnerungszeit, um das Datum oder die Zeit für die Termine zu bearbeiten.
5) In der Zeile unterhalb des letzten wiederkehrenden Termins trägt man nun die Abgrenzung für den Termin ein. Wenn man zum Beispiel „4“ am Ende der Startdatum-Spalte einträgt, wird das automatisch zum 4.1.1900 (abhängig der vorgegebenen Datumsangaben) umformatiert.
6) Als nächstes kopiert man die Zelle.
7) Man wählt die anderen Zellen aus, welche einen Eintrag in der Startzeit-Spalte haben.
8) Anschließend klickt man auf die „Einfügen-Funktion“ in der Menüleiste oder drückt die Tastenkombination STRG + ALT + V.
9) In dem nun öffnenden Menü wählt man „Subtrahieren“ im Bereich „Vorgang“ aus.
10) Wenn man jetzt auf OK klickt, gelangt man zu der Excel Tabelle mit Startdaten, welche den ersten Montag eines jedes Monats repräsentieren.
11) Die gleichen Änderungen nimmt man in den Spalten für das Enddatum und das Erinnerungsdatum vor.
12) Falls notwendig können die Zeit, Bezeichnung oder andere Felder auch geändert werden. Wenn man die Ausfüll-Funktion benutzt, kann man eine ganze Spalte auf einmal ändern.
13) Anschließend wird die xls- oder csv-Datei gespeichertert.
14) Zum Schluss importiert man die überarbeiteten Einträge wieder zu Outlook, um genau definierte Termine für den Kalender einzufügen.
Extra Tip:
Man kann auch auswählen, die Daten in seinen Aufgaben-Ordner zu importieren und sie dort ihren korrekten Feldern zuzuordnen, um sie als Aufgaben zu importieren. Dafür müssen aber eventuell zusätzliche Spalten in Excel definiert oder angepasst werden.