Um sie zu archivieren oder um sie zu bestätigen (was besonders für Entwürfe gilt), müssen wir E-Mail Nachrichten mit dem aktuellen Datum und der richtigen Zeit ausdrucken. Wir sind der Meinung, dass diese Daten bei Outlook 2003 automatisch hinzugefügt wurden, bei Outlook 2007, Outlook 2010 und Outlook 2013 geschieht das allerdings nicht mehr. Diese Versionen drucken lediglich das Senden/Empfangen-Datum und bei Entwürfen drucken sie sogar gar kein Datum.
Gibt es darum eine Möglichkeit, um das Datum und die Uhrzeit nachträglich beim Drucken auf eine Nachricht „aufzustempeln“?
Eigentlich hat Outlook 2003 die oben beschriebene Vorgehensweise nur bei HTML-Nachrichten benutzt, da diese über den Internet Explorer ausgedruckt wurden und dieser automatisch bei Ausdrucken im Footer das Datum und die Zeit hinzufügt. Outlook selbst fügt normalerweise keine Informationen zum Footer hinzu. Allerdings kann man diese Funktion einfach hinzufügen, indem man die Druckvorlagen modifiziert.
Details von Header und Footer in Outlook einrichten:
Um das heutige Datum und die Uhrzeit oder irgendwelche anderen Header- oder Footer-Details zu einer ausgedruckten Nachricht hinzuzufügen, geht man wie folgt vor:
- Outlook 2007 (im Hauptmenü)
„Datei“ → „Seite einrichten“ → „Memoformat“ → auf den Tab „Kopfzeilen/Fußzeilen“ klicken - Outlook 2007 (geöffnete Nachricht)
auf das Office-Logo klicken (oben links) → „Drucken“ → „Memoformat“ → auf den Tab „Kopfzeilen/Fußzeilen“ klicken - Outlook 2010 und Outlook 2013:
„Datei“ → „Drucken“ → „Druckoptionen“ → „Memoformat“ → „Seite einrichten“ → auf den Tab „Kopfzeilen/Fußzeilen“ klicken
Der Eintrag „Datum“ sorgt dafür, dass das Datum und die Zeit in dem Kurzformat gedruckt wird, wie es in den Optionen für Region und Sprache von Windows festgelegt wurde.
Neben den verfügbaren Optionen kann man auch jeden beliebigen Text in eines der Felder der Kopf- und Fußzeilen schreiben wie zum Beispiel den Namen der eigenen Firma und/oder die zuständige Abteilung.
Hinweis: Obwohl in Outlook 2003 „Datei“ → „Seite einrichten“ → „Memoformat“ das Menü zum Einrichten der Seite von einer geöffneten HTML-Nachricht im Internet Explorer öffnet, werden die Einstellungen für die Fußzeilen tatsächlich ignoriert. Das bedeutet, dass man das Datum unten links auf der Seite nicht abschalten kann.
Weitere Druckeinträge für Kopf- und Fußzeilen:
Alle verfügbaren Variablen für die Kopf- und Fußzeilen lauten:
Aktuelle Seitennummer: „Seite #“
Gesamte Seitenzahl: „Alle Seiten“
Aktuelles Datum und Uhrzeit: „Datum“
Aktuelle Zeit: „Zeit“
Benutzername: „Benutzername“
Viele weitere Möglichkeiten für das Drucken mit Outlook bringt die Erweiterung “Print Tools für Outlook“
Datum und Uhrzeit endlich auf dem Ausdruck, hat prima geklappt, vielen Dank