„Ich habe eine Verteilerliste erstellt und möchte eine Mail an diese versenden, dabei aber die E-Mail-Adressen verbergen. Wie auch immer, als die Mail ankam, wurden alle E-Mail-Adressen nach wie vor angezeigt.
Andere Newsletter, die ich empfange, werden auch mit Verteilerlisten versandt, aber die Adressen sind nicht sichtbar. Wie kann ich das in Outlook einstellen, dass die Adressen den anderen Empfängern nicht angezeigt werden?“
Grundsätzlich gibt es einen Unterschied zwischen Verteilerlisten auf Serverseite und Verteilerlisten bei den einzelnen Clients. Letztere sind diejenigen, die direkt in Outlook erstellt werden können.
Video Anleitung
Verteilerlisten auf dem Server
Die zentralen Verteilerlisten auf dem Server (oder mailfähige Verteilerlisten) werden auf dem E-Mail-Server erstellt. Generell werden diese Verteilerlisten als ein großer „Sammelbehälter“ angezeigt, in dem sich andere E-Mail-Adressen befinden und es wird gleichzeitig eine eigene E-Mail-Adresse für diesen Sammelbehälter angezeigt.
Wenn Sie eine E-Mail an solch eine Adresse versenden, öffnet der E-Mail-Server diese Sammeladresse auf dem Server, speichert sich die Adressen ab, die sich darin befinden, schließt die Sammeladresse wieder und sendet dann individuelle Mails an dieses E-Mail-Adressen.
Der Empfänger wird nur die Sammel-E-Mail-Adresse sehen und nicht seine eigene oder die von irgendjemand anderem.
Als Administrator eines Mail Servers oder Eigentümer einer Verteilerliste sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Sie einige Sendebeschränkungen einstellen, sonst kann jeder E-Mails an diese Adressen versenden und damit alle Mitglieder erreichen. Mit Exchange ist das möglich (auch mit PowerShell), aber auch andere Mail-Server unterstützen dies ebenso entweder von vorneherein oder mit Hilfe einer Erweiterung der Mail-Liste.
Verteilerlisten mit einem E-Mail Programm
Dezentrale Verteilerlisten auf den einzelnen Clients (oder persönliche Verteilerlisten) werden im Mail Client erstellt. Generell können Sie auch diese als großen „Sammelbehälter“ einsehen, allerdings haben sie keine eigene E-Mail-Adresse.
Da aber nur mit einer eingegebene Adresse etwas versandt werden kann, wird Outlook den Verteiler öffnen und alle Adressen, die unter diesem gespeichert sind nach draußen transferieren und die E-Mail an den Mailserver senden.
Wenn dieser die E-Mail erhält, wird er alle Einzeladressen nehmen und die Mail an diese Adressen versenden.
Der Empfänger wird dann alle individuellen Adressen angezeigt bekommen, da der Verteiler keine eigene Adresse besaß. Wenn Sie nicht möchten, dass der Empfänger alle Adressen einsehen kann, müssen Sie eine der unten beschriebenen Methoden anwenden.
Andere Lösungen und provisorische Möglichkeiten
Wenn Sie nicht in der Position sind, dass Sie Server-Verteilerlisten erstellen können, dann gibt es immer noch Möglichkeiten, Mailings zu versenden, ohne dass der Empfänger sehen kann, wer diese alles erhalten hat.
Möglichkeit 1: Das BCC Feld
Am Einfachsten ist es, die Verteilerliste vom Server einfach ins BCC-Feld statt in das normale Empfängerfeld zu setzen. Das gibt schlicht und einfach die Information an den Server weiter, dass die Adressanzeige vor dem Senden ausgeblendet wird, so dass die Empfänger nicht angezeigt werden.
Um vorzubeugen, dass Spamfilter eine Nachricht ohne Eintrag im Empfängerfeld als Spam markiert werden, können Sie Ihre eigene Adresse eingeben oder „Undisclosed Recipients“ anzeigen.
Möglichkeit 2: Die Serien-E-Mail
Ein anderer Weg, dies zu bewerkstelligen ist es, eine Serien-E-Mail zu erstellen.
Es handelt sich hier um eine kombinierte Funktion aus Word und Outlook, in der Sie eine einzelne Nachricht schreiben und die Adressen aus Outlook auswählen. Wenn Sie angeben, dass die Nachricht gesendet werden soll, werden einzelne Nachrichten für jede Person erstellt. Andere Adressen werden nicht angezeigt, da sie in dieser Mail nicht vorkommen.
Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist, dass Sie die Nachrichten auch personalisieren können, ohne jede einzelne E-Mail ändern zu müssen.
Möglichkeit 3: E-Mail Tools bzw. Add-ins
Wenn die Anzahl der Empfänger relativ klein ist, gibt es meist keine negativen Auswirkungen auf das Versand-Ergebnis. Wenn die Nachricht jedoch an hunderte Empfänger verschickt wird, kann die Kopfzeile wesentlich größer sein als der Text und die evtl. angefügten Dateien zusammen. Dadurch wird die einzelne E-Mail sehr groß.
Das Add-In Send Personally bietet Ihnen eine alternative Methode für den Versand der Nachrichten mit Outlook, wenn für jeden Empfänger eine separate Nachricht bestimmt ist. Der einzelne Empfänger wird auf diese Weise keine Information über andere Empfänger erhalten. Er/sie wird in der der Zeile An nur seinen/ihren Namen sehen.
Ein ähnliches Add-In nennt sich „Send Individually add-in“ von Sperry Software Sie können Ihre bereits erstellen Verteilerlisten weiterhin verwenden, aber anstelle auf „Senden“ zu klicken, gibt es eine Schaltfläche für einzelnes Senden, den „Send Individually“ Button. Dieser bewirkt, dass einzelne Mails an die Empfänger gesandt werden.