Empfohlene Größe für pst-/ost-Dateien vs. maximal mögliche Größe

Outlook

Wir haben gehört, dass pst-Dateien größer als 50GB werden können, aber wir haben auch gehört, dass Probleme auftreten, wenn die Dateigröße 2GB überschreitet. Wir überlegen, ob es Unterschiede zwischen der technisch möglichen und einer empfohlenen Größe gibt. Unsere pst-Datei erreicht bald das Limit von 2GB und wir denken darüber nach, was man da tun kann. Denn wir wollen natürlich nicht, dass Probleme wegen der pst-Datei auftreten. Es wäre uns aber lieber, die ganze Mailbox in einer einzelnen pst-Datei zu belassen statt mehrere kleinere Dateien anzulegen. Aber welche maximale Größe für eine pst-Datei ist denn empfehlenswert?


Normalerweise kann eine Unicode pst-Datei oder auch eine ost-Datei in Outlook 2007 über 20GB und in Outlook 2010 und Outlook 2013 über 50GB groß werden. Das technisch mögliche Limit liegt allerdings bei 4194304GB (entspricht 4096TB oder 4PB) und das Standart-Limit kann angepasst werden.
Das Limit von 2GB gilt für pst- und ost-Dateien, die mit ANSI formatiert wurden. Wenn man allerdings keine pst-Dateien verwendet, die mit Outlook 2002/XP oder vorherigen Versionen verwendet, ist es unwahrscheinlich, dass man eine pst-Datei im ANSI-Format benutzt. Aber es kann nie schaden, sich zu vergewissern, ob eine verwendete pst-Datei in Unicode oder ANSI formatiert wurde.

Performance-Einbussen:

Offensichtlich ist das technisch mögliche Limit (zur Zeit) alles andere als verwendbar, weshalb die Entwickler von Outlook ein eigenes Limit festgelegt haben, bis zu dem eine pst-Datei oder eine ost-Datei anwachsen kann. Wenn man Outlook 2007 mit ServicePack 1 oder eine spätere Version auf einem durchschnittlichen Computer benutzt, der nicht mehr als vier Jahre alt ist, treten merkliche Performance-Einbussen ungefähr bei einer Dateigröße von 12GB an. Verwendet man dagegen noch Outlook 2003, werden die Veränderungen bereits ab 4GB starten. User, die eine „grüne“, also langsame und energiesparende HDD-Festplatte besitzen oder große Mengen an Daten (beispielsweise 20.000 oder mehr Dateien) in einem Ordner speichern, können diese Einbussen früher bemerken. Das gilt besonders dann, wenn man einen Ordner nicht nach Datum sortiert. Bei der Verwendung von modernen SSD-Festplatten sind die Performance-Einbussen dagegen erst später bemerkbar.

Empfehlungen für die Größe von pst-Dateien:

Selbst wenn es relativ sicher ist, die Dateien über 2GB anwachsen zu lassen, liegt es im eigenen Ermessen, ob man mit so großen Dateien arbeiten möchte, selbst wenn man einen PC benutzt, der die nötige Performance für große pst-Dateien bieten kann. Dabei sollte man folgende Dinge mit in Betracht ziehen:

– die Backup-Zeit
– den Backup-Speicher
– die Fehlersuchzeit

Die Backup-Zeit:

Bei pst-Dateien ist es natürlich notwendig, von diesen ein Backup anzufertigen. Das ist einfacher und schneller bei drei „geschlossenen“ Archiven von 3GB und einem „aktiven“ Archiv oder einer Mailbox von einem GB als bei einem großen „aktiven“ Archiv von 10GB. Denn die drei 3GB-Archive müssen nur einmal abgesichert werden und das aktive 1GB-Archiv regulär, was weniger Zeit benötigt als das regelmäßige Absichern eines kompletten 10GB-Archives.

Der Backup-Speicher:

Nimmt man mit dem vorherigen Beispiel im Hinterkopf an, man möchte ein tägliches Backup seiner pst-Datei mit dem Verlauf einer Woche machen, dann würde das 10GB große Archiv 70GB Backup-Speicher insgesamt benötigen. Bei den kleineren Dateien müssten die „geschlossenen“ 3GB-Archive wiederum nur einmal abgesichert werden und nur lediglich das „aktive“ 1GB-Archiv täglich. Dadurch würde sich ein maximal benötigter Backup-Speicher von 9GB für die „geschlossenen“ Archive und 7GB für das „aktive“ Archiv ergeben, also insgesamt nur 16GB Speicherplatz.

Die Fehlersuchzeit:

Wenn man einmal in die unglückliche Lage kommt, eine pst-Datei beispielsweise mit scanpst.exe auf Fehler untersuchen zu müssen, dann ist Größe das, was zählt. Scanpst.exe ist ein sehr Ressourcen-intensiver Prozess, der nahezu jedes einzelne Bit einer pst-Datei auf Integritätsprobleme überprüft und diverse Indexe gegencheckt. Unnötig zu sagen, dass es bei größeren pst-Dateien mit mehr Einträgen länger dauert, bevor der Prozess abgeschlossen ist. Bei großen Dateien kann ein Scan auch schon einmal einen Tag andauern.

Empfehlung für die Größe von ost-Dateien:

Da ost-Daten lediglich ein Zwischenspeicher eines Online-Postfachs sind (außer man verwendet Outlook 2013 mit einem IMAP-Account), gelten die oben genannten Empfehlungen für eine ost-Datei nicht. Theoretisch kann man eine ost-Datei bei Fehlern einfach löschen und Outlook baut sie beim nächsten Start automatisch wieder auf. Das kann natürlich, abhängig von der Größe des Postfachs, zusätzlich gespeicherten Daten oder einer langsamen Internetgeschwindigkeit, etwas Zeit in Anspruch nehmen. Generell kann man aber bedenkenlos alles in den Zwischenspeicher stecken, was man benötigt und was einen PC nicht in die Knie zwingt – selbst wenn eine ost-Datei dann über 30GB groß wird.
Wenn allerdings doch Performance-Einbussen auftreten oder wenn man seinen Zwischenspeicher aufgrund einer langsamen/teuren Internetverbindung neu aufbauen möchte, sollte man über folgende Schritte nachdenken:

  • Das Zwischenspeichern für geteilte Postfächer komplett abschalten
  • Nur Ordner zwischenspeichern, die keine Mails enthalten
  • Das Zwischenspeichern von Öffentlichen Favoriten abschalten
  • Die Größe der Öffentlichen Favoriten verringern
  • Einen Sync Slider einrichten (Outlook 2013)
  • Synchronisations-Filter einrichten

Wenn es die Hardware und die Internetverbindung erlauben, kann man die oben genannten Einstellungen natürlich wieder umändern.

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