Wir suchen eine einfache Lösung um in Outlook einen Termin zu erstellen, der uns daran erinnern soll, einen Kontakt anzurufen, ohne dass wir die dafür nötigen Kontaktinformationen nachgucken und eingeben müssen.
Tatsächlich gibt es dafür einige Methoden, aber einige die wir als sinnvoll erachten, werden nicht so deutlich dargestellt. Die für Sie am besten geeignete Methode hängt von Ihrer Situation und Ihren Präferenzen ab.
- Markieren Sie den Kontakt zur Nachverfolgung.
- Fügen Sie eine Verknüpfung zum Kontakt in Ihrem/r Termin/Besprechung ein.
- Benutzen Sie in Ihrem Termin Kontaktverknüpfung
- Generieren Sie einen Termin mit Kontaktdetails.
Markieren Sie den Kontakt zur Nachverfolgung
Das ist wahrscheinlich unsere Lieblingsmethode, besonders wenn wir nicht wirklich dafür einen Zeitraum im Kalender blockieren wollen, sondern wirklich nur eine Erinnerung haben wollen, damit wir diese Person anrufen.
Rechtsklicken Sie im Ordner Kontakte einfach auf den benötigten Kontakt, den sie anrufen müssen und wählen Sie zur Nachverfolgung, genauso wie Sie es bei E-Mails machen können. Der Kontakt wird dann in der Aufgabenleiste und in Ihrer Aufgabenliste erscheinen.
Wenn Sie Benutzerdefiniert… auswählen, können Sie sogar die “Kennzeichnung“-Dropdownliste auf “Anrufen” setzen oder Ihren eigenen benutzerdefinierten Erinnerungstext eingeben.
Wenn die Erinnerung erscheint, können Sie das Element direkt aus dem Erinnerungsfenster öffnen, um die Telefonnummer nachzusehen und/oder es als erledigt zu markieren.
Fügen Sie eine Verknüpfung zum Kontakt in Ihrem/r Termin/Besprechung ein
Wenn Sie in Ihrem Kalender dafür etwas Zeit einplanen wollen, können Sie einen Termin erstellen und auf folgende Weise eine Verknüpfung zum Kontakt-Element erstellen:
1. Öffnen Sie einen Termin durch Doppelklick oder erstellen Sie einen neuen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Einfügen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche: Outlook-Element.
4. Wählen Sie Ihren Ordner Kontakte aus.
5. Wählen Sie den Kontakt.
- Hinweis: Sie können den ersten Kontakt in Ihrer Liste auswählen und dann den Namen eintippen, um schnell dorthin zu gelangen und nicht per Bildlauf durch die ganze Liste navigieren zu müssen.
6.Setzen Sie die “Einfügen als“-Methode auf: Verknüpfung.
Hinweis: Sie können natürlich auch den Kontakt anfügen oder “Nur Text” auswählen, um die Kontaktdetails direkt im Text des Termins oder der Besprechung einzufügen. Wenn Sie allerdings eine Verknüpfung einfügen, bedeutet das, dass sie immer die aktuellsten Kontaktinformationen sehen, auch wenn Sie den Kontakt aus Ihrem Termin öffnen. Wenn Sie dann den Kontakt bearbeiten und speichern, werden die Änderungen auch im wirklichen Kontakt im Order Kontakte gespeichert.
Erstellen Sie einen Termin und verknüpfen Sie den Kontakt
Die Methode Kontaktverknüpfung ähnelt der oben erklärten Verknüpfungsmethode und ist tatsächlich sogar schneller. Allerdings ist die Funktion Kontaktverknüpfung als Standardeinstellung in Outlook 2007 und Outlook 2010 deaktiviert und wird in Outlook 2013 und Outlook 2016 als “veraltete Komponente” betrachtet, kann aber über die Registry erneut aktiviert werden.
Wenn Sie dies erstmal aktiviert haben, können Sie einen Termin erstellen und ihn dann über die “Kontakte…“-Zeile oder -Schaltfläche unten im Termin-Formular mit einem Kontakt verknüpfen.
Wenn Sie bei dieser Methode die Erinnerung erhalten, öffnen Sie den Termin und doppelklicken Sie auf die Kontaktverknüpfung, um unmittelbar den Kontakt mit seinen Informationen zu öffnen.
Sie können das auch über eine “Aufgabe” machen, wenn Sie dafür in Ihrem Kalender keinen Termin erstellen wollen.
Hinweis: Der einzige Vorteil dieser Methode im Vergleich zur Verknüpfungsmethode ist, dass der Termin oder Aufgabe auch Ihren Kontaktaktivitäten erscheinen wird. Allerdings ist die Funktion Kontaktaktivitäten seit Outlook 2013 komplett aus Outlook entfernt worden .
Generieren Sie automatisch einen Termin mit Kontaktdetails
Diese Methode erreicht dasselbe, als wenn Sie einen Termin mit durch Verknüpfung, Anlage oder Text eingefügten Kontaktdetails erstellen, aber hier starten Sie aus dem Ordner Kontakte und nicht aus dem Ordner Kalender.
Ziehen Sie den Kontakt mit der rechten Maus (wenn die Maus für Rechtshänder konfiguriert ist) in Ihren Kalenderordner oder auf das Kalender-Element im Navigationsbereich (oder auf das Wort “Kalender” im unteren Bereich von Outlook 2013 oder Outlook 2016). Aus dem erscheinenden Popup-Menü wählen Sie “Hierher kopieren als Termin mit Text”, “Hierher kopieren als Termin mit Verknüpfung” oder “Hierher kopieren als Termin mit Anlage”.
Erstellen Sie schnell einen Termin mit Details aus einem bestehenden Element, indem Sie Drag & Drop mit der rechten Maustaste verwenden.
Hinweis: Wenn Sie den Kontakt nur per Drag & Drop auf den Ordner Kalender bewegen, erstellen Sie eine Besprechungsanfrage an alle für den Kontakt bekannten E-Mail-Adressen und der Kontakt wird außerdem automatisch zur Aufzeichnung in Kontaktaktivitäten verknüpft.