Für den besten Tag und Ort eines Treffens abstimmen

Outlook

Ich versuche, eine Besprechung zu planen. Es scheint, als würde nicht jeder den Tag mögen, den ich ursprünglich ausgewählt hatte. Nun habe ich verschiedene Alternativen zusammengestellt und würde die Leute gern über den Tag und die Uhrzeit des Treffens abstimmen lassen. Ich möchte dann denjenigen Tag wählen, der die meisten Stimmen erhalten hat.

Gibt es eine Möglichkeit, eine „Abstimmung für Besprechungen“ in Outlook zu erstellen?

Sie können eine gewöhnliche Abstimmungs-E-Mail  in Outlook anfertigen, die alle zur Verfügung stehenden Optionen enthält.
Allerdings weist dieses Vorgehen zwei entscheidende Nachteile auf:
1. Jeder Empfänger sollte Outlook benutzen, damit die Abstimmung funktionieren kann.
2. Die Rezipienten können lediglich eine Option auswählen, selbst wenn sie auch mit anderen
Terminvorschläge vollkommen einverstanden sind.
Wir haben keinen guten Weg in Outlook gefunden, mit dem man die Empfänger leicht ein Datum für einen Termin auswählen lassen kann, ohne dass man dafür eine Menge zusätzliche Arbeit damit hat oder zusätzliche Anwendungsprogramme benutzen muss.
In den meisten Fällen lohnt sich dieser zusätzliche Aufwand nicht. So könnten Sie genauso gut alle Terminwünsche manuell verarbeiten, um anschließend einen Tag auszuwählen, basierend auf den Rückmeldungen der anderen Teilnehmer.

Eine Abstimmungswebsite für Termine: Datumprikker.nl

Obwohl wir dieses Mal keine ideale Lösung in Outlook gefunden haben, haben wir eine großartige Website gefunden, die in den Niederlanden ziemlich bekannt ist und datumprikker.nl  lautet. Machen Sie sich keine Gedanken wegen des niederländischen Namens (welcher mit „Datumswähler“ übersetzt werden kann), die Seite kann auch komplett in Englisch angezeigt werden.

In vier einfachen Schritten können Sie eine Einladung mit unterschiedlichen Terminvorschlägen senden, in der die Leute den für sie optimalen Termin abstimmen können.
Die Website errechnet anschließend automatisch die prozentuale Verfügbarkeit, basierend auf den Rückmeldungen der Empfänger. So müssen Sie nur noch das Datum auswählen, welches die höchste Verfügbarkeitsquote aufweist.
Die Rückmeldungen werden wie folgt gewertet:

  • „Ja“ fällt zu 100 % ins Gewicht,
  • „Eher nicht“ zu 50 %,
  • „Vielleicht“ zu 25 %,
  • „Nein“ zu 0 %.

Die Abstimmung zu verändern, abzusagen, Teilnehmer einzuladen und andere Funktionen stehen Ihnen ebenfalls zur Verfügung. Dazu müssen Sie sich lediglich auf der Website anmelden.
Außerdem können Sie Gruppen erstellen, mit deren Hilfe Sie Teilnehmer leichter auswählen können. Zudem ermöglicht diese Website Ihnen, verschiedene mögliche Orte anzugeben, für die die Leute ebenfalls direkt abstimmen können.

Eine alternative Abstimmungswebsite: NeedToMeet.com

Eine Alternative zu der eben beschriebenen Website datumprikker.nl ist NeedToMeet. Diese Website bietet Ihnen ähnliche Funktionen an, erlaubt aber nur Ja/Nein-Antworten. Außerdem können Sie die Abstimmung nicht endgültig festlegen und direkt jeden über das Ergebnis informieren.

Jedoch erhalten Sie, wenn Sie sich kostenlos registrieren, Zugang zu einem Outlook Add-on. Dieses Add-on erlaubt Ihnen, die Abstimmungs-E-mails direkt innerhalb von Outlook zu erstellen und stimmt diese mit Ihrem Kalender und Ihren Kontakten ab.

Weitere Alternative: Access Datensammlung

Die naheste Lösung, die wir in den üblichen Office-Funktionen gefunden haben, ist es, die Access Datensammlung zu benutzen. Diese wurde in Office 2007 eingeführt, in Office 2013 aber nicht weitergeführt.

Für diese Vorgehensweise müssen Sie Access 2007 oder 2010 auf Ihrem Computer installiert haben. Die Empfänger benötigen dieses Programm nicht. Sie können dann die verschiedenen Antworten der Rezipienten sammeln und diese entsprechend in Access verarbeiten (in dem Sie zum Beispiel 10 Punkte für ein „Ja“, 5 Punkte für ein „Vielleicht“ und 0 Punkte für ein „Nein“ festlegen).

Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel: Access Datensammlung: Mithilfe von E-Mail-Nachrichten Daten sammeln.

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