Kombinieren oder verschachteln Sie mehrere Outlook Kontaktgruppen in eine Gruppe

Outlook

Wir haben mehrere Kontaktgruppen in Outlook erstellt (die als Verteilerlisten in früheren Versionen von Outlook bekannt sind), welche wir für Mailsendungen verwenden.

Aufgrund einiger Umstrukturierungen und Erhöhung des Limits unserer Mailsendungen würden wir jetzt gerne einige dieser Gruppen zu einer einzigen Gruppe kombinieren. Da diese Gruppen ziemlich viele Kontakte umfassen, wollen wir nicht wirklich jeden Kontakt manuell hinzufügen oder die Gruppe von neu erstellen.
Gibt es daher eine Möglichkeit, auf eine schnelle Weise mehrere Kontaktgruppen zu einer neuen zu kombinieren?

Leider ist es nicht unmittelbar möglich die Mitglieder einer Liste zu kopieren und diese in eine andere Liste hinzuzufügen, noch gibt es eine direkte Möglichkeit, Gruppen in Outlook zu verbinden.
Allerdings gibt es ein paar Möglichkeiten, um diese Gruppen mit einem minimalen Aufwand dennoch zu kombinieren oder zumindest eine ganze Menge weniger Aufwand als dies manuell zu tun.

 

Verschachtelte Kontaktgruppen
Wenn Sie auch kleinere Gruppen nutzen wollen, ist es am besten die Kontaktgruppen in eine neue Gruppe zu verschachteln, anstatt einzelne Kontakte hinzuzufügen, wodurch eine Gruppe in einer Gruppe erstellt wird.
Zum Beispiel, wenn Sie eine Liste der Kontakte für Ihren Fußballverein erstellt haben und auch Gruppen für Spieler, Trainer, Schiedsrichter und Hilfskräfte besitzen, aber Sie immer noch eine Kontaktgruppe besitzen möchten, um alle Kontakte auf einmal zu erreichen.
Anstatt also eine Gruppe zu erstellen, die alle Kontakte Ihrer Liste umfasst, können Sie eine neue Kontaktgruppe erstellen, welche die Kontaktgruppen Spieler, Trainer, Schiedsrichter und Hilfskräfte enthält.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass wenn Sie jemanden aus dieser Kontaktgruppe entfernen, müssen Sie nicht mehrere Gruppen aktualisieren.
Um dies zu tun, wählen Sie einfach eine andere Kontaktgruppe beim Hinzufügen von Mitgliedern der Liste.

Erweitern Sie die Liste und fügen Sie die Kontakte als Mitglieder hinzu
Wenn Sie die Mitglieder einer Kontaktgruppe in eine andere Kontaktgruppe hinzufügen oder eine neue erstellen möchten, können Sie die folgende Methode verwenden:1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.2. Fügen Sie alle Kontaktgruppen, welche Sie kombinieren möchten, zum Empfänger-Bereich hinzu.3. Drücken Sie das + Symbol vor jeder Kontaktgruppe, um sie in einzelne Kontakte zu erweitern. Wenn Sie irgendwelche Gruppen bereits verschachtelt haben sollten, drücken Sie erneut auf das + Symbol, bis alle Listen erweitert sind.

4. Setzen Sie den Eingabezeiger in den Empfänger-Bereich und kopieren Sie alle Empfänger (STRG + A und dann STRG + C).

5. In Ihrem Ordner „Kontakte“, öffnen Sie die Kontaktgruppe, zu welcher Sie diese Mitglieder hinzufügen möchten oder erstellen Sie eine neue Gruppe.

6. Wählen Sie Mitglieder hinzufügen -> Aus dem Adressbuch

7. Fügen Sie die Adressen (STRG + V) im Bereich Mitglieder hinzu.

8. Drücken Sie OK und bestätigen Sie jeden Konflikt bezüglich der Namensauflösung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Hinweis: Machen Sie sich keine Sorgen über jegliche Duplikate in der Liste, denn Outlook wird diese automatisch entfernen und sie nur einmal aufzählen.

 

Speichern Sie die Liste als Text und fügen Sie diese als Mitglieder hinzu
Als Alternative zur Erweiterung aller Kontaktgruppen im Empfänger-Bereich einer neuen E-Mail (eine Option, die manchmal in Unternehmensumgebungen deaktiviert wird), können Sie die Kontaktgruppe, die Sie gerne kombinieren möchten, zuerst als Text-Datei speichern.

1. Wählen Sie die gewünschte Kontaktgruppe aus Ihrem Ordner „Kontakte“.

2. Wählen Sie: Datei -> Speichern unter …

3. Setzen Sie die „Speichern als Dateityp“ Dropdown-Liste zu: Nur Text (*.txt)

4. Klicken Sie auf die gerade erstellte Text-Datei, um sie im Editor zu öffnen.

5. Wählen und kopieren Sie nur die Zeilen, welche die Mitglieder der Kontaktgruppe enthalten.

6. In Ihrem Ordner „Kontakte“, öffnen Sie die Kontaktgruppe, zu welcher Sie diese Mitglieder hinzufügen möchten, oder erstellen Sie eine neue.

7. Wählen Sie Mitglieder hinzufügen -> Aus Adressbuch

8. Fügen Sie die Adressen (STRG + V) im Bereich Mitglieder hinzu.

9. Drücken Sie OK und bestätigen Sie jegliche Konflikte in der Namensauflösung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Vorheriger Artikel Nächster Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.