Konfigurieren der Nachrichtenregeln zur Nutzung einer gemeinsamen Mailbox

Outlook

Außer auf die eigene Mailbox, haben wir außerdem Zugriff auf einige freigegebene Mailboxen innerhalb unseres Unternehmens.
Wir verwenden Exchange und uns wurde der Zugang zu den Mailboxen gewährt. Wenn wir eine Nachrichtenregel erstellen, um beispielsweise eine spezifische Email in einen anderen Ordner zu bewegen, so scheint die Nachricht nur für das eigene und nicht für unsere freigegebenen Postfächer Anwendung zu finden.
Wie können wir eine Nachrichtenregel für eine geteilte Mailbox einstellen?

Es gibt in der Tat keine direkte Möglichkeit, eine Regel für ein freigegebenes Postfach einzustellen, wenn es nur mit dem eigenen Exchange-Postfach-Konto verknüpft wurde.
Allerdings gibt es mehrere andere Möglichkeiten, indem wir mit Outlook oder mit der Outlook Web App (OWA) arbeiten.

Outlook Web App

Der einfachste Weg ist vermutlich mit der Outlook Web  App zu arbeiten. Wir können unseren Mail- Administrator  (Verwalter) nach der URL befragen, falls wir diese nicht  selbst wissen. In Outlook 2010 und Outlook 2013 können wir  die URL im Abschnitt Info im Menü Datei finden.
Wenn wir den vollen Zugriff erteilt bekommen haben, können wir uns mit unserem eigenen Benutzernamen und Passwort einloggen und auf den eigenen Namen in der oberen rechten Ecke klicken, um zur Option zu gelangen, ein anderes Postfach zu öffnen.

Wenn wir noch keinen vollen Zugriff gewährt bekommen haben, aber getrennte Authentifizierungsdaten für das zusätzliche Postfach verwenden, können wir uns auch so anmelden.

Wenn wir erstmals angemeldet sind, können wir eine Nachrichtenregel auf folgende Weise erstellen:
– Office Web App (OWA) 2013
Zahnrad Symbol (rechts von unserem Namen)-> Optionen-> Emails organisieren
– Office Web App (OWA) 2010
Optionen (unter unserem Namen)-> Erstellen einer Posteingangsregel

– Office Web App (OWA) 2007
Optionen (links von unserem Namen)-> Regeln

Zusätziches Exchange Konto

Wenn wir Outlook 2010 oder Outlook 2013 verwenden und vollen Zugriff auf das Postfach gewährt bekommen  haben oder getrennte Authentifizierungsdaten verwenden, dann können wir dieses freigegebene Postfach als ein zusätzliches Exchange- Konto konfigurieren und müssen es nicht als ein Sekundäres eigenes Postfach hinzufügen.

Hierfür klicken wir auf die Registerkarte Datei, und wählen Konto hinzufügen. Beim Einrichten des Kontos erkennt das Automatische Einstellungsprogramm (Auto Setup) das Hauptpostfach, das mit dem Benutzerkonto vernetzt ist. Wenn dies geschieht, geben wir die Email Adresse des freigegeben Postfachs an oder wir wählen die Option, um das Exchange- Konto manuell zu konfigurieren. Wir kontaktieren unseren Email Administrator oder werfen einen Blick auf die Einstellungen unseres anderen Kontos, für den Fall, dass wir nicht wissen, welche Server Konfigurationseinstellungen erforderlich sind.

Sobald das Postfach hinzugefügt wurde, wählen wir den Ordner Posteingang, und fügen die Regel wie gewohnt hinzu, wie wir es auch für die eigene Mailbox tun würden.

Separates Mail Profil

Wenn wir die Regeln für das freigegebene Postfach in Outlook verwalten möchten, aber immer noch mit Outlook 2007 oder einer früheren Version arbeiten, dann müssen wir die Email Applet verwenden, um ein zusätzliches Email Profil zu erstellen.

Wir würden dann dieses Email Profil mit dem freigegebenen Postfach als Haupt Mail Konto einstellen und nicht als das eigene. Dies erfordert auch, dass wir entweder vollen Zugriff auf dieses freigegebene Postfach erteilt bekommen haben oder vorgesehene Authentifizierungsdaten dafür haben.

Genau wie bereits in der Methode „Zusätzliches Exchange Konto“ oben beschrieben, könnte die automatische Konto Einstellung (Auto Account Setup) versuchen, es automatisch zu konfigurieren, mit unserem eigenen Postfach. Wir würden dann eine andere Adresse angeben, oder das Konto manuell konfigurieren.

Achtung! Nachrichtenregeln sowohl mit OWA und Outlook verwalten

Wir vermeiden die Verwaltung unserer Regel sowohl über OWA und Outlook. Abhängig von unserer Version von OWA, könnte das Hinzufügen oder Ändern von Regeln in OWA, zu einem Verlust dieser Regeln in Outlook führen.

Dies geschieht, weil OWA nicht alle Regelbedingungen, die wir in Outlook einstellen können, unterstützt und schließlich nur die Bedingungen speichert oder überschreibt, die es unterstützt.

Einige allgemeine Faustregeln:
– Wenn wir OWA verwenden, um Unsere Regeln zu verwalten, dann sollten wir nur OWA verwenden.
– Wenn wir auf das Postfach mit einer neueren Version von Outlook Zugriff haben, sollten wir keine frühere Version mehr verwenden.
– Wir sollten eine Sicherungskopie unserer konfigurierten Regeln erstellen, um diese problemlos wiederherstellen zu können. Besonders bei freigegeben Postfächern entstehen viele Unfälle!

Achtung! Sicherstellen, dass es sich um eine Server basierte Gesetzmäßigkeit handelt

Bei der Erstellung der Regel sollten wir nur Bedingungen verwenden, die von dem Exchange- Server verarbeitet werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Regel ausgeführt
wird, wenn das Postfach als sekundäres Konto und nicht als  separates Exchange Konto hinzugefügt wurde.

Wenn wir Outlook 2010 oder Outlook 2013 verwenden und das freigegebene Postfach als zusätzliches Exchange Konto hinzugefügt haben, dann haben wir auch nicht- Server basierte Gesetzmäßigkeiten, wie Display a desktop alert (Anzeigen eines Desktop Alarms), diese werden natürlich nicht ausgeführt, wenn Outlook nicht benutzt wird.

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