Wir haben wirklich wichtige E-Mails gesendet und für diese E-Mails haben wir nicht nur Lese-Bestätigungen angefordert, sondern wir forderten ebenso Empfangsbestätigungen an.
Wir machen dies, weil Lese-Bestätigungen nicht gesendet werden, bevor der Empfänger tatsächlich die Nachricht liest und selbst dann, wenn dies geschieht, so kann durch den Empfänger diese Lese-Bestätigung abgebrochen werden oder sie kann genauso gut auf anderem Wege “verloren” gehen.
Nach unserem Verständnis sollten Empfangsbestätigungen zurückkommen, sobald die Nachricht in die Online Mailbox des Empfängers ausgeliefert wurde und dies sollte innerhalb weniger Sekunden geschehen. Allerdings scheint es so zu sein, dass wir diese niemals erhalten, obwohl die Nachrichten offensichtlich ausgeliefert wurden.
Wie können wir zuverlässige Empfangsbestätigungen erhalten, wenn wir diese anfordern?
Genau genommen sollten Empfangsbestätigungen tatsächlich zurückkommen, sobald die Nachricht ihr erwünschtes Ziel erreicht hat; da ist die Mailbox des Empfängers.
Bild von einer Bestätigung (bitte anklicken)
Jedoch hat sich viel seit der ursprünglichen Idee der Empfangsbestätigungen verändert; die E-Mail Infrastruktur wurde weitaus zuverlässiger, aber die Infrastruktur wurde auch häufiger missbraucht.
Diese und andere Entwicklungen haben die Empfangsbestätigungen zu einem überholten oder ungewollten Teil des E-Mail-Standards werden lassen. Glücklicherweise gibt es andere Wege, um zu prüfen oder zu bestätigen, dass eine E-Mail vollständig angekommen ist.
Eine Empfangsbestätigung für eine Nachricht anzufordern geht über die Registerkarte “Optionen”
Missbrauch, Redundanz und Fehlerbenachrichtigungen
Ein Beispiel von Missbrauch sind Empfangsbestätigungen bei Sendern von Spam, die massenhaft E-Mails verschicken und dafür Empfangsbestätigungen anfordern für eine Liste von erhaltenen oder generierten Adressen. So kann der Spam-Sender feststellen, ob die Nachricht empfangen wurde und kann damit erkennen, ob eine E-Mail Adresse immer noch existiert und bzw. oder ob eine bestimmte Spam-Technik funktioniert und die E-Mail an die Mailbox des Empfängers ausgeliefert werden konnte.
Als Ergebnis sind die meisten Mail-Server heutzutage so konfiguriert, dass keine Empfangsbestätigungen für E-Mails aus dem Internet mehr gesendet werden.
Glücklicherweise ist, wie bereits erwähnt, die E-Mail Infrastruktur weitaus zuverlässiger geworden und die Mailserver sind heute grundsätzlich immer Online (das war nicht immer der Fall, vor langer Zeit, als die E-Mail erfunden wurde). Man kann relativ sicher vermuten (wir wissen schon!), dass eine E-Mail die man gesendet hat innerhalb von Minuten (wenn nicht Sekunden) zugestellt wird, nachdem die E-Mail die Outbox verlassen hat.
Falls die Zustellung nicht erfolgreich war, so erhält man normalerweise eine Fehlernachricht sehr bald nach dem Senden (auch innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden) entweder von Outlook, dem Mail-Server oder von dem Empfänger-Mail-Server.
Exchange Zustellberichte
Während die bereits erwähnte Rückmeldungsmethode in der großen Mehrheit von Fällen ganz gut funktioniert, sind immer noch einige Szenarien vorhanden in denen eine Empfangsbestätigung das kleine zusätzliche bisschen Sicherheit geben würde.
Eine Sache kann man machen, wenn man einen Exchange on Premises oder Exchange Online (Office 365 für Business) E-Mail-Zugang hat, nämlich den Zustellbericht vom Server selbst zu prüfen; man muss kein Exchange Administrator sein, um dies tun zu können.
Während dies zwar noch nicht die tatsächliche Zustellung zur Mailbox des Empfängers bestätigt, so wird doch festgestellt, dass die E-Mail durch den eigenen Mail-Server verarbeitet wurde und es wird bestätigt ob der Mail-Server in der Lage war, diese E-Mail erfolgreich zu einem anderen Mail-Server zu schicken, der dafür verantwortlich ist, diese E-Mail zum letztendlichen Empfänger zu senden. Dies bedeutet auch, dass in dem Fall, wenn etwas nicht funktionierte nach diesem Schritt, die Konfiguration und der E-Mail-Dienst mit dem man verbunden ist, nicht die Nachricht verworfen hat.
Um diesen Bericht zu öffnen, kann man doppelt auf die Nachricht klicken, um ihn in einem eigenen Fenster zu öffnen und dann folgendes auswählen:
(für alle E-Mails, ab Version Outlook 2010)
Datei->Optionen->E-Mail->Verlauf
dort das Kontrollkästchen
Übermittlungsbestätigung, die die Übermittlung der Nachricht an den E-Mail-Server des Empfängers bestätigt
Dies öffnet den Browser und fordert dazu auf, dass man sich bei Outlook im Web (OWA) anmeldet, falls man dies noch nicht ist. Danach wird nach der Nachricht in den Logs auf dem Mail-Server gesucht und es werden die Ergebnisse in einer für Menschen lesbaren Form mit Servernamen und Zeitstempeln angezeigt.
Zusätzlicher Hinweis
Eine wirklich tolle Sache von diesem Produktmerkmal ist, dass es auch für E-Mails, die man empfängt funktioniert. In diesem Fall werden alle Nachrichtenregeln angezeigt, die auf diese Nachricht angewandt wurden. Dies ist ein hervorragender Weg um bei den Regeln herauszufinden, ob eine Nachricht unerwartet in einen falschen Ordner zugestellt wurde.
Ein letzter Ratschlag
Während die E-Mail-Technologie eine großartige Sache und sehr zuverlässig in praktisch alle Fällen ist, so ist es immer dann, wenn etwas für einen wichtig ist und man absolut sicher sein möchte, dass die E-Mail angekommen ist, so, dass der Empfänger sich dessen bewusst ist, es am besten den Empfänger anzurufen.
Nichts übertrifft die direkte Bestätigung durch den Empfänger selbst.