Outlook 2010/2013 und das Problem der Umleitung des Ordner

Outlook

Benutzen Sie Outlook 2010 oder Outlook 2013 und wird Ihr Dokumente-Ordner immer zu einer Netzwerkfreigabe umgeleitet wie ein Fileserver oder ein NAS-System?

Dann müssen Sie den folgenden Text genau lesen…

Obwohl wir schon vorher davor gewarnt haben, PST-Dateien in eine Netzwerkfreigabe zu speichern, benötigt dieses Thema zusätzliche Sorgfalt und Aufmerksamkeit, wenn Sie Outlook 2010 oder Outlook 2013 verwenden, da Sie es unbeabsichtigt tun könnten oder Sie setzen (als Netzwerkadministrator) Outlook 2010 oder Outlook 2013 mit dem Standardverzeichnis in einer Netzwerkfreigabe auf einem Dateiserver oder einem NAS-System ein.

Anmerkung: Abhängig von Ihrer Windows-Version heißt der Ordner entweder Meine Dokumente oder Dokumente. Der Einfachheit halber werden wir den betreffenden Ordner Dokumente nennen.

Ändern der Einstellungen

Outlook 2010 ist die erste Version von Outlook, in der der Ordner Dokumente des Benutzers als Standardspeicherort für PST-Dateien eingestellt ist (in einem Unterordner namens Outlook Dateien). Vorher wurden PST-Dateien in einem Ordner gespeichert, der nur für lokale Einstellungen und Caching (Aufnehmen im Zwischenspeicher) gedacht war.

Da eine PST-Datei eine Datei ist, die der Benutzer behalten möchte, macht es mehr Sinn, sie im Ordner Dokumente zu platzieren. So kann sie nicht übersehen werden und wird automatisch gesichert, wenn der ganze Dokumente-Ordner im Back Up gespeichert oder auf einen neuen Computer gezogen wird.

Unternehmensnetzwerkfreigabe, Windows Home Server und NAS-Systeme

Während die obenstehende Erklärung eine gute Änderung für die meisten Benutzer (Heimanwender) ist, ist es nicht geeignet für Personen, deren Dokumente-Ordner zu einer Netzwerkfreigabe umgeleitet wird. Dies ist in (größeren) Unternehmensnetzwerken oft der Fall, wo die Benutzer eine zugeordnete Netzwerkfreigabe bekommen (Benutzerverzeichnis oder Hauptverzeichnis), zu der der Ordner Dokumente umgeleitet wird.

Aufgrund dieser (automatischen) Umleitung und der geänderten Einstellungen seit Outlook 2010 werden Ihre PST-Dateien ebenfalls standardmäßig auf einer Netzwerkfreigabe erstellt und führen damit direkt zu einer nicht unterstützten oder fehlerhaften Konfiguration, bevor Sie überhaupt angefangen haben.

Da Outlook 2010 und später die PST-Datei viel mehr abfragen als frühere Versionen von Outlook (mit Features wie der Unterhaltungsansicht und den Schnellkontakten/dem Social Connector), sind Sie davon weit mehr betroffen, als wenn sich die PST-Datei auf einer Netzwerkfreigabe von einer früheren Version von Outlook befinden würde.

 

Cloud-basierte Orte wie OneDrive und Dropbox

Neben dem Ordner Dokumente, der Ihre zu einem Netzwerkort umgeleiteten PST-Dateien enthält, könnten diese auch zu einem Ort umgeleitet werden, der mit Cloud Storage Anwendungen wie OneDrive und Dropbox synchronisiert.

Es ist ebenfalls nicht empfehlenswert, Ihre PST-Datei an diesem Ort zu haben, da es zu hohem Netzwerkverkehr, endloser Synchronisation, Datenbeschädigung oder schlimmstenfalls dem kompletten Verlust der PST-Datein führen kann.

Für mehr Informationen zu diesem Thema schauen Sie sich PST-Dateien mit SkyDrive oder Dropbox synchronisieren an.

 

Bewegen Sie die PST-Datei lokal zurück und sichern Sie zu einer Netzwerkfreigabe

Die Lösung dieses Themas ist einfach: Bewegen Sie Ihre PST-Datei zurück zu Ihrer lokalen Festplatte. Sie können jeden Ort nehmen, der Ihnen passend erscheint. Erstellen Sie zum Beispiel einen Ordner namens C:\Ihr Name\Outlook oder, wenn Sie eine separate Partition oder Festplatte in Ihrem Computer haben, könnten Sie ihn stattdessen dort anlegen (externe Laufwerke werden nicht empfohlen).

Wenn Sie die PST-Datei in Ihre lokale Festplatte verschoben haben, erstellen Sie am besten ein (tägliches) lokales Back Up auf Ihrem Computer, das den Ordner mit einbezieht, der Ihre PST-Dateien enthält.

Wenn Sie Outlook 2010 (32 Bit Version) nutzen, können Sie auch das kostenlose Add-In Persönlicher Ordner Back Up verwenden. Dadurch bekommen Sie automatische Erinnerungen für ein Back Up, wenn Sie Outlook schließen (einmal am Tag) und mit einem Klick wird ein Back Up all Ihrer PST-Dateien zu einer Netzwerkfreigabe initiiert.

Natürlich ist es auch möglich Back Ups manuell zu starten.

Anmerkung 1: Das Outlook Back Up Add-In erfordert einen zusätzlichen Wechsel des Registrierungsschlüssels für die Kompatibilität mit Outlook 2010 und ist nicht kompatibel mit Outlook 2013.

Anmerkung 2: Versuchen Sie nicht, Ihr System zu überlisten, indem Sie Ihr Benutzerverzeichnis offline verfügbar markieren. Dies kann in der Theorie funktionieren, in Realität jedoch könnten Sie mit sehr langen Login und Logoff-Zeiten konfrontiert werden, was zu einem kompletten Verlust der PST-Datei führen kann, wenn diese unterbrochen werden.

Ändern Sie die Einstellungen

Um sicherzugehen, dass Outlook keine neuen PST-Dateien in dem umgeleiteten Dokumente-Ordner erstellt, können Sie einen Registrierungsschlüssel mit einem neuen Standardort hinzufügen. Den verwendeten Schlüssel und wie er funktioniert finden Sie hier: Change default location pst and ost files.

Wenn Sie ein Netzwerkadministrator sind, können Sie einen neuen Ort erstellen, indem Sie Outlook Gruppenrichtlinien verwenden oder sogar die Verwendung von PST-Dateien im gesamten Netzwerk deaktivieren. Eine andere Option wäre, die Einstellungen zu ändern, wenn Sie die Bereitstellung mit dem Office Customization Tool (OCT) vorbereiten.

 

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