Sie arbeiten in einem Team an einem Projekt und sind nun soweit fertig, um es mit etlichen Anhängen per E-Mail zu verschicken.
Sie wollen alle Team-Mitglieder am Laufenden halten, aber offenbar benötigen sie nicht alle Anhänge, wenn sie diese bereits haben.
Gibt es eine Möglichkeit diese E-Mail an alle zu verschicken, aber nur die Empfänger im An-Feld sollen die Anhänge erhalten – nicht diejenigen, die im Feld CC und BCC stehen?
Leider ist das in Outlook nicht möglich und es ist tatsächlich nicht einmal ein Fehler in Outlook, sondern es liegt an dem Mail-Protokoll (SMTP) selbst. Der Fairness halber sollte man anmerken, dass das zweite C für „Copy“ (Kopie) steht, demnach erfüllt es den beworbenen Zweck.
Selbstverständlich gibt es andere Wege, dieses Problem zu lösen.
Versand einer zweiten Kopie ohne Anhänge
Einerseits wäre das eine Lösung für informationelle Nachrichten, bei denen man keine Antwort erwartet. Andererseits wäre dies auch möglich, wenn die BCC-Empfänger für die Empfänger im An-Feld nicht sichtbar sind und die Option “Allen antworten” die Personen im BCC-Feld nicht mit einschließen würde.
Nach dem Absenden Ihrer ursprünglichen Nachricht mit den Anhängen, rufen Sie den Ordner Gesendete Objekte auf und leiten die Nachricht an die restlichen Personen weiter. Sie können nun die Anhänge löschen und ein kurze Notiz beifügen, dass die E-Mail ohne Anhänge verschickt wurde. Somit werden Ihnen die Empfänger keine E-Mail wie „Sie haben die Anhänge vergessen!“ schicken.
In der Original E-Mail sollten Sie vielleicht auf Grund der rückhaltlosen Offenlegung die Namen und/oder Adressen der Personen hinzufügen, die im CC-Feld aufgeführt wurden und eine zusätzliche Nachricht erhalten haben.
Extra Tipp: Sie können die „Antworten senden an“ – Funktion für zusätzliche E-Mail Adressen der Personen verwenden, die Sie im CC-Feld der zweiten Kopie aufgeführt haben. Damit werden diese auch benachrichtigt, wenn der Empfänger „Antworten“ drückt.
- Outlook 2003 und frühere Versionen:Drücken Sie die Schaltfläche Optionen … beim Verfassen.
- Outlook 2007, Outlook 2010 und Outlook 2013 – 2019 :Registerkarte Optionen → Button Antworten
Versand von Links zu den Anhängen
Eine bessere Lösung für das oben genannte Problem könnte sein, die Anhänge an einem (sicheren) Ort zu speichern, zu dem der Hauptempfänger ebenfalls Zugang hat. Dies könnte über ein Netzwerkfreigabe, ein Firmen-Dokumentenmanagementsystem (wie SharePoint) oder einen FTP-Server geschehen. Ebenso würde es bei den vielen Filesharing – Webseiten funktionieren, heutzutage beispielsweise per SkyDrive und DropBox.
Sie würden dann nur die Links zu diesen Dokumenten und Dateien in Ihrer E-Mail angeben. Die Personen, welche die Daten benötigen, können sie dann bei Bedarf abrufen.
Wenn nicht alle CC- und/oder BCC-Empfänger Zugang zu diesen Ressourcen haben, dann sollten Sie Ihrer Nachricht eine Notiz beifügen, dass die Dateien und Links nur für die Personen im An-Feld bestimmt sind.
Werden die Daten in einem Netzwerk freigegeben, geht es sehr einfach und schnell via Drag & Drop mit der rechten Maus-Taste Verknüpfungen zu diesen Dateien herzustellen.
Lassen Sie die Empfänger sich selbst damit auseinandersetzen
In den meisten Fällen trifft dies auf einen selbst zu. Wenn die Personen die Kopie wollen/brauchen, dann bekommen sie: Eine komplett Kopie des Originals in ihrer ganzen Pracht.
In diesem Fall ist es egal wie viele Anlagen sie hat – solange die Empfänger berechtigt sind, die E-Mail zu erhalten. Wenn die Anlagen nur für die Adressaten im An-Feld gedacht sind, verschicken Sie eine zweite E-Mail.
Wenn die CC- oder BCC-Empfänger der Meinung sind, dass sie nur den Text und nicht die Anhänge benötigen, ist es einfach genug die Anlagen eigenhändig zu entfernen.
Die Addon Lösung!
Mit der Outlook Erweiterung Mail Merge Toolkit können Sie das genannte Problem sehr leicht lösen, hier können Sie genau Steuern wer die Anhänge bekommen soll und es kann für jeden Empfänger auch ein individueller Anhang hinzugefügt werden.