Wir möchten den unautorisierten Zugang zu unseren E-Mails verhindern. Gibt es irgendeinen Weg, sein gesamtes Mail-Profil bei Outlook mit einem Passwort abzusichern?
Nein, man kann ein ganzes Mail-Profil nicht mit einem Passwort versehen, aber bis zu einem gewissen Grad lassen sich die Speicher für pst-Daten oder Exchange Postfächer durch ein Passwort absichern. Allerdings haben beide Methoden ihre Begrenzungen und alternative Schutzmaßnahmen sind zu empfehlen.
Passwort bei pst-Dateien:
Um eine pst-Datei mit einem Passwort zu versehen, muss man zuerst die Eigenschaften der pst-Datei wie folgt aufrufen:
- Outlook 2003 und Outlook 2007: „Datei“ → „Datendateiverwaltung“ → Doppelklick auf die entsprechende pst-Datei → Klick auf den Button „Password ändern
Diese Passwort-Funktion darf allerdings nicht als absolute Absicherung gesehen werden, weil so ein Passwort leicht mit einem Tool wie „Atomic pst Password Recovery“ gecracked werden kann und auch die Verschlüsselung der pst-Datei nicht auf dem Passwort basiert.
Passwort-Schutz für das Exchange Postfach:
Es gibt leider keine Möglichkeit, den Datenspeicher eines Exchange-Accounts wie eine pst-Datei abzusichern. Denn der Speicher bei Exchange ist eine ost-Datei und besitzt keine Funktion, um ein Passwort zu setzen. Während man aber den Exchange-Account so einstellen kann, dass er immer nach einem Passwort verlangt, funktioniert das nur, wenn eine Verbindung zu dem entsprechenden Exchange-Server hergestellt werden muss. Würde man die Passwort-Eingabe abbrechen, würde Outlook trotzdem Zugriff auf die bereits auf dem PC gespeicherten Daten gewähren.
Die einzige Möglichkeit, sein Exchange-Postfach komplett mit einem Passwort zu sichern, wäre das Einstellen der Option zur ständigen Nachfrage nach einem Passwort, während man gleichzeitig den Modus für das Speichern der Daten abschaltet. Letzteres würde sich allerdings auf die Benutzung von Outlook auswirken, weil diverse Funktionen nur benutzt werden können, wenn das Speichern der Daten aktiviert ist.
Um die Option zum Datenspeichern bei Exchange abzuschalten geht man wie folgt vor:
- Outlook 2003: „Extras“ → „E-Mail Konten“ → „Vorhandene E-Mail Konten ansehen oder bearbeiten“ → „Weiter“ → Doppelt auf das betreffende Exchange Konto klicken
- Outlook 2007: „Extras“ → „Kontoeinstellungen“ → Doppelt auf das betreffende Exchange Konto klicken
- Outlook 2010 – Outlook 2019: „Datei“ → „Kontoeinstellungen“ → „Kontoeinstellungen…“ → Doppelt auf das betreffende Exchange Konto klicken
Um die Option nach einer ständigen Passwort-Abfrage einzustellen, geht man auf Weitere Einstellungen und wechselt in den Reiter Sicherheit.
Alternativen:
Wie bereits erwähnt, haben die Schutzmaßnahmen für pst-Dateien und Exchange Postfächer ihre Grenzen. Man kann außerdem keine Daten mit einem Password absichern, die in IMAP, dem Outlook Hotmail Connector oder Exchange Active Synch Accounts gespeichert sind. Darum sollte man, wenn man seine Daten wirklich schützen möchte, die folgenden Methoden in Betracht ziehen:
– Windows mit einem Password absichern
– Den Computer abschließen oder sich ausloggen, wenn man abwesend geht (Tastenkombination: Windowstaste + L)
– Die gesamte Festplatte via BitLocker oder einem entsprechenden Tool verschlüsseln
Diese Methoden schützen nicht nur Outlook, sondern auch alle lokal gesicherten Daten.