Eine personalisierte Email in Outlook zu entwerfen war schon immer einer der effektivsten Wege das tägliche Geschäft, durch den gleichzeitigen Versand an eine Vielzahl von Empfängern, zu vereinfachen. Dieser Artikel zeigt, wie eine personalisierte Email in Outlook mit Hilfe von ein paar nützlichen Programmerweiterungen des Microsoft Office Pakets verschickt werden kann.
Personalisierte Nachrichten bei Outlook sind dafür da, dass man eine aufgabenspezifische Email oder ein Textdokument an eine beliebige Anzahl von Empfängern schicken kann, diese ausgehenden Nachrichten dennoch individuell zugeschnitten sind. Das nennt man im Zusammenhang mit Outlook „personalisierte Email Nachricht“ oder „personalisierte Massenemail“.
Ein Beispiel für das Senden einer personalisierten Massenemail über Outlook kann ein beliebiges Szenario sein, das eine große Anzahl von bekannten Adressaten einbezieht, welche ein ungefähr gleiches Schreiben erhalten. Bewerber, Firmenkunden, Mitarbeiter, Teilnehmer am Klassentreffen, Hochzeitsgäste – all diese Leute haben offensichtlich verschiedene Vor- und Zunamen, Anschriften oder weitere persönliche Details.
Mit personalisierten Massenemails werden alle persönlichen Informationen berücksichtigt, dennoch erzeugt man eine Vielzahl an Emails über Outlook mit nur wenigen Klicks, ohne dass dabei jedem die gesamte Verteilerliste angezeigt wird.
Auch mit dem Standardpaket von Outlook ist es möglich personalisierte Nachrichten zu senden, aber vor einiger Zeit wurden mehrere Programmerweiterungen, welche vielfältig in ihrer Funktion sind, zur Verfügung gestellt und diese sollen die Produktivität und die Benutzbarkeit des Prozesses erhöhen. Wir stellen hier zwei dieser Erweiterungen (welche auch als „Add-in“ oder „Plug-in“ bezeichnet werden, was bedeutet, dass sie als Upgrade für eine eigenständige Programmanwendung installiert werden) vor – „Send Personally“ und den Seriendruckassistenten „Mail Merge Tookit“.
Beide Programmerweiterungen sollen, indem sie den gesamten Prozess automatisieren, für das Erstellen von personalisierten Emails in Outlook nützlich sein, sodass der Benutzer lediglich die Aufgabe hat, die ursprüngliche Nachricht oder das Textdokument zu erstellen. Des Weiteren muss der Benutzer nur noch die Macros generieren, welche während des Versendens durch die oben genannten individuellen Informationen ersetzt werden sowie die Empfänger auszuwählen.
“Send Personally” ist ein Upgrade für Microsoft Outlook und der Serienbriefassistent „Mail Merge Toolkit“ erweitert die bereits vorhandene Serienbrieffunktion von Mircrosoft Word.
Um eine personalisierte Massenemail in Outlook zu erstellen, verwendet man „Send Personally“. Es analysiert und verarbeitet jeden Outlook Kontakt oder jede Email Adresse, welche zum Industriestandard „RFC 822 IS“ zählt und zieht sich den Vornamen oder Zweitnamen der jeweiligen Person und ersetzt dann automatisch die festgelegten Marcos im Text.
Um beim Erstellen von personalisierten Nachrichten noch mehr zu erreichen, ist der Seriendruckassistent „Mail Merge Toolkit“ genau das richtige Programm. Es erweitert die Liste der Eigenschaften, welche von vornhinein bei der Seriendruckfunktion in Word vorhanden sind, mit weiteren nützlichen Funktionen. Zum Beispiel erlaubt es, neben den personalisierten Massenemails und der Anpassung des Textes auf den jeweiligen Empfänger, individuelle Anhänge oder Dateiformate, oder sogar das Original Word Dokument als pdf-Anhang anstatt der Textnachricht, zu senden.
Viele Benutzermöglichkeiten eröffnen sich mit dem Seriendruckassistenten „Mail Merge Toolkit“, da er nicht nur die Outlook Kontakte als Datenquelle verwenden kann, sondern auch externe Arbeitsmappen. Diese können mit so vielen Datenfeldern gefüllt werden, wie man möchte. Titel, Begrüßung, Kurzname, Berufsbezeichnung – alles kann in die Datenquelle eingefügt werden, je nach Ausgangslage oder Aufgabenstellung. Wie „Send Personally“, kreiert der Seriendruckassistent „Mail Merge Toolkit“ personalisierte Massenemails, indem er während des Sendens, die generierten Marcos mit individuellen Details ersetzt.
Mit dem Erstellen von personalisierten Emails in Outlook kann man sich sicher sein, dass die Empfänger die neueste elektronische Post, die das Microsoft Office Paket zu bieten hat, bekommen.
Testprogramme, um die Funktionalität 30-Tage lang zu testen, laden Sie hier “Send Personally” und „Mail Merge Toolkit“ direkt herunter.