Regelaktion: Nicht vom Server herunterladen

Outlook

In einem vorangegangen Tipp erklärten Sie, wie man Negationsregeln erstellt. Was wir immernoch vermissen, ist, wie man eine „Nicht vom Server downloaden“ Regel erstellt.
Das war möglich, als wir Outlook Express verwendeten und dann Windows Live Mail, aber in Outlook können wir es nicht finden.
Wir brauche diese Regel, da wir einen POP3 Konto mit verschiedenen Personen teilen, die alle ihre eigene E-Mail Adresse besitzen. Wir haben dann die folgende Regel, um sie für unsere eigenen E-Mails anzuwenden:

Wo die AN oder CC Zeile kein <meine e-mail=“E-Mail“ adresse=“Adresse“> enthält, laden Sie es nicht vom Server herunter.

Wie richten wir diese Regel in Outlook ein?

Diese Regelbeschreibung in Outlook Express und Windows Live Mail ist eigentlich ein bisschen irreführend, da die Nachrichten trotzallem heruntergeladen wurden zu Analysezwecken, jedoch direkt danach verworfen wurden, wenn es nicht Ihre Adresse enthielt.

Daran nun denkend, wird es einfacher werden eine Regel zu erstellen, die den selben Effekt in Outlook hat. Wie auch immer, womöglich wollen Sie nach einem alternativen Weg zum Aufteilen der Nachrichten schauen.

Outlook Version der Regel

Das Äquivalent in Outlook wäre es die Aktion auf  „Es löschen“ oder „Es permanent löschen“ zu setzen. Im Fall der letzteren Aktion wird die gelöschte Nachricht nicht im Gelöschte Elemente Ordner verschoben.

Die Regel im ganzen wäre dann:

  • Wenden Sie diese Regel an, Nachrichten nach Ankunft prüfen
  • <setzen keine=“keine“ sie=“Sie“ bedingung=“Bedingung“>
  • Löschen Sie es permanent
  • Außer, wenn Ihr Name in der AN oder CC Box vorkommt

Hinweis: Dies trifft nur auf POP3 Konten zu, denn andererseits würde es vom Server von Ihnen ebenfalls gelöscht werden. Offensichtlich setzt dies voraus, dass alle, die ebenfalls die Mailbox nutzen, Outlook so zu konfigurieren, dass dies eine Kopie auf dem Server für X Tage hinterlässt, sodass jeder die Chance erhält, zu sehen, wenn jemand ebenfalls eine neue Mail an die eigene Adresse verschickt bekommt.

Empfehlungen: 2 Mailboxen anstatt 1 Mailbox mit 2 Mail-Adressen

Auch wenn es möglich ist ein einzelnes POP3 Konto mit mehreren Adressen zu teilen wie in diesem Fall, ist es besser zwei separate Mailboxen, mit jeweils einer eigenen Mail-Adresse, zu beantragen, als eine einzige Mailbox mit zwei Adressen zu teilen, damit sie von zwei Personen genutzt werden kann.

Ein Grund dafür ist, dass es sein kann, dass Sie auf diese Weise eine E-Mail übersehen können, die via BCC oder einer Verteilerliste versendet wurde.

Obwohl Sie mit einigen Konstrukten und zusätzlichen Regeln drum herum kommen könnten, bleibt einiges unordentlich und es kann zudem immernoch vorkommen, dass Sie Mails erhalten, die für jemand anderes bestimmt waren oder Mails übersehen, die für Sie bestimmt waren. Sie könnte einige E-Mails übersehen haben, die ebenfalls in Outlook Express oder Windows Live Mail genauso nicht bemerkt wurden!

Fragen Sie Ihren Provider um Hilfe oder leiten Sie ihre alte Adresse zu einer neuen Mailbox weiter

Wenn diese Mailbox von Ihrem Provider betrieben wird, können dieser Ihnen dabei helfen eine zusätzliche Mailbox zu eröffnen, eine Adresse von der aktuellen Mailbox zu löschen und diese Adresse stattdessen mit der neuen Mailbox zu verknüpfen.

Eine andere Möglichkeit das hinzubekommen, wäre eine neue Mailbox zu öffnen mit einer Adresse irgendwo anders (wie etwa outlook.com oder GMail). Dann konfigurieren Sie in der Mail Ihres Providers, dass alles, was zu einer spezifischen Adresse geleitet wurde, nun zur Adresse der neu erstellten Mailbox umgeleitet wird. Wenn möglich stellen Sie ein, dass die Nachricht, die weitergeleitet wird, gelöscht wird, damit diese nicht mehr in der (vormals) geteilten Mailbox landet…

Es ist wichtig, diese Weiterleitung auf Basis einer Web-Mail und nicht auf Basis von Outlook einzustellen, ansonsten wird die Weiterleitung nicht stattfinden, wenn der Computer offline oder Outlook geschlossen ist.

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