Serienbriefe mit PDF-Anhängen in Outlook

Outlook

Der Seriendruck (Mail Merge) ist eine der effizientesten Funktionen von Microsoft Office, denn Sie können Ihr Dokument in Word mit intelligenten Textformatierungen, Schriftarten und Bildern gestalten, und Ihren Text in einzelnen Nachrichten per Outlook versenden. Sie können Outlook Kontakte oder eine externe Datendatei (Excel, Access, .csv oder eine Textdatei) als Empfängerdatenquelle verwenden und Felder aus Ihrer Datendatei in Ihren Nachrichtentext einfügen, um Ihre Nachricht zu personalisieren. Die regelmäßige Seriendruckfunktion von Word ermöglicht Ihnen die Auswahl von 3 Formaten: HTML-Nachricht, Klartext oder ein individuelles Dokument an Ihre Nachrichten anzuhängen.

Microsoft Office Publisher besitzt eine ähnlichen „E-Mail Merge“ Funktion, mit der Sie Ihre personalisierten Publikationen als HTML-Nachrichten über Outlook versenden können.

Diese Nachrichtenformate sind sehr beliebt, aber manchmal ist Ihr HTML-Nachrichtentext möglicherweise falsch formatiert oder wird auf den Geräten des Empfängers nicht richtig angezeigt. Bilder können ebenfalls verloren gehen oder an Ihre Nachricht als separate Dateien angehängt werden. Der Empfänger kann möglicherweise das angehängte Dokument nicht auf seinem mobilen Geräte öffnen usw.

Alle diese Probleme können vermieden werden, wenn Sie sich dafür entscheiden, Serienbrief mit PDF-Anhängen zu verwenden, sprich Ihre Nachricht als individuelle PDF-Datei anzuhängen. Unsere Erweiterung für Word, Publisher und Outlook, das Mail Merge Toolkit-Add-In, besitzt eine umfangreiche Auswahl von Funktion zur Erstellung von Serienbriefen in Microsoft Office 2010 und Microsoft Office 2013 (wo eine Konvertierung in PDF-Dateien unterstützt wird).

Wenn Sie Ihre Nachrichten über Mail Merge mit PDF-Anhängen versenden, erhalten alle Ihre Empfänger personalisierte PDF-Dateien, wobei all Ihre Texte und Bilder genau so aussehen werden, wie Sie Ihr Dokument oder Publikation ursprünglich entworfen haben.

Wir haben im Mail Merge Toolkit zwei PDF-Formate hinzugefügt: „Optimierte PDF-Anhänge für eine Anzeige“ und „Optimierte PDF-Anhänge für einen Druck“, damit Ihre E-Mail-Empfänger ebenfalls Ihre Nachrichten drucken können:

Wenn Sie Ihre E-Mail als PDF-Dateien versenden, können Ihre Empfänger diese Art von Nachrichten zudem mit ihren PDF-Editoren bearbeiten.

Sie haben auch die Möglichkeit Ihre Kurzmitteilungstexte in einem separaten Dialogfenster einzugeben, damit Ihre Nachrichten mit PDF-Anhängen nicht leer sind und ebenfalls persönliche Begrüßungen an alle Empfänger im Nachrichtentext enthalten.

Mit dieser effizienten Funktion können Sie personalisierte Bestellungen und Rechnungen im PDF-Format innerhalb einer einzelnen Nachricht versenden. Entwerfen Sie einfach Ihr Dokument oder Ihre Publikation und fügen Sie Felder aus Ihrer Datenbank zu Ihrer Nachricht hinzu, und schon wird das Mail Merge Toolkit Nachrichten mit individuellen PDF-Anhängen erstellen und an Ihre Kunden versenden!

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