Der Artiw Outlook Converter erlaubt es, E-Mails und Kontakte aus Microsoft Outlook und Microsoft Outlook Express in gängige Dateiformate wie PDF, HTML, RTF oder TXT zu exportieren bzw. in gängigen Datenformaten wie MDB, DBF oder CSV abzulegen, zu organisieren und zu archivieren.

E-Mails können dabei zusammengefasst in einer einzelnen Datei abgelegt werden, so dass Konversationen zusammenhängend archiviert werden können. Dabei wird Rücksicht auf effiziente Benutzung der Dokumente genommen, so dass PDF-Dokumente zum Beispiel mit Lesezeichen versehen werden und Hyperlinks grundsätzlich beibehalten werden. Speziell im PDF-Format bietet die Software auch viele Eisntellungsmöglichkeiten wie Verschlüsselung, Datenschutzoptionen und Seitenformat. Diese Freiheiten ermöglichen eine gezielte und individuelle Archivierung von E-Mail-Konversationen.

Zusätzlich kann der Artiw Outlook Converter Anhänge von E-Mails gesammelt in einem Ordner ablegen, die neueste Version erlaubt es, bestimmte E-Mails mit eigenen Themes zur besseren Organisation und Hervorhebung zu versehen.

Das Plugin ist in den ersten dreißig Tagen als kostenlose Testversion verfügbar, danach ist eine kostenpflichtige Registrierung erforderlich. Beide Versionen sind zu allen gängigen Outlook-Varianten kompatibel.

Mit dieser Erweiterung ist es möglich, in Excel notierte Kontakte in Outlook zu importieren, was durch einen Assistenten geschieht.

Man öffnet ein leeres Excel Dokument und notiert die zu importierenden Kontakte in die Tabelle. Die erste Spalte sollte informationen über die Kontakte wie Name, E-mail und so weiter enthalten. Dann speichert man die Tabelle ab und öffnet sie in der Anwendung "Excel to Outlook". Im Assistenten kann man wählen, welche Daten in das Outlook Adressbuch geschrieben werden sollen und ob schon bestehende Kontakte überschrieben werden sollen oder ob neue Kontakte erstellt werden sollen. Beim klicken auf Convert werden die Daten ins Outlook Adressbuch geschrieben. Das Tool bietet zudem die Möglichkeit, Kontakte aus CSV Dateien zu importieren.

Das Tool ist sehr leicht zu bedienen, da es als Assistent aufgebaut ist und die Informationen genau, wie im erstellten Dokument in das Outlook Adressbuch importiert. "Excel to Outlook" unterstützt alle Microsoft Outlook and Excel Versionen ab Excel bzw. Outlook 97. Selbst die neueste 2010 Version beider Programme wird unterstützt. Das Tool ist in Englisch und kostenpflichtig. Eine Demo Version wird auf der Seite angeboten.

Wer wöchentlich hunderte Emails von beliebigen Absendern erhält kommt grundsätzlich nicht dazu, die (möglicherweise wertvollen) Sender-Adressen konsequent von Hand zu extrahieren und zu ordnen, hier kann über entsprechende AddOns Abhilfe geschaffen werden.

Extract Email Addresses ist ein Add-In für MS Outlook aus dem Hause ACCM und liest Email-Adressen aus Email-Nachrichten und Kontakten aus. Durchsucht werden dabei die Datenfelder Absendername, Absender-Adresse, alle Empfänger sowie Betreffzeilen und die eigentlichen Nachrichtentexte. Die ausgelesenen Daten können in verschiedene Formate wie CSV und TXT exportiert oder in Mailing- und Kontaktlisten integriert werden werden.

Extract Email Addresses arbeitet mit zwei unterschiedlichen Vorgehensmodellen: Entweder der Anwender spezifiziert die zu durchsuchenden Mails und Kontakte oder aber bestimmte Ordner aus denen Email-Adressen extrahiert werden sollen.

Die aktuelle Extract Email Adresses Version 4.0.2 unterstützt die Outlook-Versionen 2003 - 2010 sowie Business Contact Manager 2003 - 2010 unter Windows 2000 und allen neueren Windows-Versionen (sowohl 32 bit als auch 64 bit Systeme). Die einfach zu installierende und nutzerfreundlich konzipierte Software kann vor dem Kauf getestet werden.

OLOnline - Ihre Outlook Termine, Aufgaben und Kontakte im Internet/Intranet als Webkalender.

Bringen Sie Ihre Outlook Daten innerhalb weniger Minuten ins Internet und stellen Sie somit anderen zur Verfügung.

Diese Lösung stellt Ihre Outlook Kalender / Aufgaben und Kontakte als HTML Seiten dar und kann diese per FTP ins Internet transportieren, Die Dateien werden für PC's und PocketPC's erstellt. Das alles erfolgt ohne ihr Zutun im Hintergrund. Sie konfigurieren lediglich die Zeit, des Transfers und welche Daten aus Outlook gelesen werden sollen. Aus dem Online Kalender ist es möglich Termine per vcs in andere Terminplaner einzutragen.

Die Internetseiten sind an Ihre Bedürfnisse anpassbar ( XSLT ), es ist auch ohne Weiteres möglich die Daten für andere Anwendungen weiter zu nutzen, da die Outlookdaten im XML Format vorliegen.

Anwendungsbeispiele:

• VEREINSKALENDER: Vereinstermine können im Internet angezeigt werden, die Mitglieder, können sich die, für sie zutreffenden Einträge in Ihr Outlook übernehmen.
• Termine / Kontakte und Aufgaben von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit einsehen, auch mit PocketPC PDA oder Handy.
• Zentraler Kalender im Intranet Ihrer Firma, ohne weitere Daten eingeben zu müssen.
• Veranstaltungshinweise von Discos, Theater, Gemeinden, Vereinen usw. im Internet anbieten, die Daten werde nur in Outlook gepflegt und automatisch in die eigene Internetpräsenz übertragen.
• Mitteilung von Aufgaben an den Außendienst. (zB auf den PocketPC)

Online Beispiele:

Judo-Herten / Musikschule-Nordhorn / OLOnline Testbereich / Beispiel2 mit Testdaten / Pfadfindergruppe Wien 51

Systemvoraussetzungen:

Outlook 2000,2002 und 2003 + Speicher im Internet mit FTP Zugang.

Outlook to MacMail beschleunigt das Transferieren zwischen der vorhandenen Outlook pst. Datei und einem Mac. Es kann der komplette persönliche Ordner mit einem Mausklick auf das Macsystem importiert werden. Die Funktionsweise ist hierbei Simpel. Durch eine notwendige Netzwerkverbindung wird die Zieladresse per Eingabe oder Suchfeld angegeben. Die Datenübermittlung kann somit begonnen werden und das Programm komplementiert die vorhandene pst Datei in das notwendige neue Format. Vergleichbar ist diese Funktion mit einem Übersetzer der die Deutsche Sprache in die Englische übersetzt. Lauffähig ist diese Anwendung unter Microsoft Outlook 2000, 2002, 2003, und 2007. Zudem wird das neue Office 2010 unterstützt und kann somit auch verwendet werden. Der Datenabgleich dauert je nach pst. Größe unterschiedlich lange an. Desto mehr Daten vorhanden sind desto länger dauert die Synchronisation. Deshalb sollte auch darauf geachtet werden, dass unnötige Datenbestände gelöscht werden.

Das Programm SysTools Export Notes ist eine Outlook-Erweiterung, welche das NSF-Format mit allen E-Mails, dem Adressbuch sowie dem Kalender in das MS Outlook-Format PST konvertiert. Dieses Anwendung ist als Kaufversion für rund 200,00 € erhältlich. Potentielle Nutzer können mittels einer Demoversion den Funktionsumfang testen. Die gesamte Sprache der Benutzeroberfläche ist Englisch.

Die Hauptfunktionen von SysTools Export Notes
Diese Software wirkt explizit auf alle sich auf dem genutzten Computer befindlichen Lotus Notes-Bestandteile ein. Der Lesevorgang der NSF-Archive erfolgt innerhalb weniger Augenblicke. Dies trifft auf sämtliche NSF-Briefkästen zu, welche direkt mit den Notes-Klienten verknüpft sind. Die benutzerfreundliche Handhabung der Erweiterung erlaubt es den Anwendern, über diese Schnittstelle NSF- in PST-Akten umzuwandeln. Hierbei werden alle zusätzlichen Dateien, wie beispielsweise E-Mail-Metadaten, Kalender, Kontakte, CM- und BCC-Dateien, übernommen. Es können sowohl Einzelpersonen als auch Gruppenkontakte verarbeitet werden.
Eine erhaltene E-Mail im Lotus Notes-Format kann innerhalb weniger Sekunden umgewandelt werden. Alle angehängten Kontakte, Journale und To-do-Listen kann man zu Microsoft Outlook hinzufügen.
Die Lotus Notes-Bedienerbriefkästen lassen sich mitsamt ihrem Inhalt in Outlook integrieren. Die Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Nutzer während des Umwandlungsprozesses der NSF-Dateien abgemeldet haben muss. Die Systemvoraussetzungen für diese Software sind die Betriebssystem Microsoft Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows ME, Windows XP, Windows Vista oder Windows 7.

Das Fazit
Die MS Outlook-Erweiterung SysTools Export Notes eignet sich für PC-Nutzer, welche den Umgang mit dem Lotus Notes-Format pflegen und eine reibungslose und zügige Konvertierung der beiden Formate wünschen. Die einfache Bedienoberfläche erlaubt PC-Anfängern, innerhalb weniger Minuten die Vorzüge dieser Erweiterung nutzen zu können.