Viele Mails an jemanden weiterleiten oder teilen

Outlook

Ich verlasse ein Projekt und muss dafür den E-Mail Verlauf inklusive einiger Anhänge dieses Projekts an jemanden weiterleiten.Gibt es eine Möglichkeit, dies zu tun, ohne die E-Mails einzeln zu verschicken?

Hierbei gibt es einige Möglichkeiten.  Welche die Beste ist, hängt von der Anzahl der weiterzuleitenden Mails und Ordner ab, sowie von dem genutzten E-Mail-Konto.

Eine Mail nach der Anderen manuell weiterzuleiten, ist natürlich nicht empfehlenswert, da die originale Überschrift dann fehlt und es so scheint, als ob alle Mails von einem selbst stammen.

 

Einen Ordner innerhalb von Exchange teilen

Wenn sich beide in der selben Exchange-Organisation befinden, können Sie die Nachrichten in einen einzelnen Ordner in ihrem Exchange-Postfach verschieben und dem neuen Projektmitglied die nötigen Rechte verleihen, diese zu kopieren.

Andersherum geht es auch: Er oder sie kann Ihnen Zugriff zu einen Ordner in seinem/ihrem Exchange-Postfach geben, sodass Sie die Dateien dorthin kopieren können.

Dies ist auch mit anderen geteilten oder öffentlichen Ordnern möglich.

Um eine Erlaubnis zu erteilen, klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie den Tab Eigenschaften.

Lesen Sie dazu auch: „Der Zugriff bzw. Austausch von Nicht-Standardordnern in Outlook

msg-Dateien übertragen

Eine andere Möglichkeit ist, die Nachrichten aus Outlook in einen Explorer-Ordner zu verschieben. Dadurch werden individuelle msg-Dateien erstellt.

Anschließend können Sie diesen Ordner in eine Zip-Datei umwandeln, und sie als Anhang verwenden, oder sie auf andere Weise, beispielsweise mithilfe von Online-Diensten wie OneDrive oder DropBox, teilen.

Das neue Projektmitglied kann die Datei dann entpacken und die msg-Dateien wieder in Outlook verschieben.

Tipp! Wenn nur wenige Nachrichten weitergeleitet werden müssen, ist dies schneller möglich, indem man sie in Outlook auswählt und den Weiterleiten-Button betätigt.
Dadurch wird eine neue Mail erstellt, die alle ausgewählten Nachrichten als msg-Dateien beinhaltet. Der Empfänger kann sie dann aus den Anlagen in einen Ordner in Outlook verschieben.

Notiz: Unglücklicherweise funktioniert diese Methode (momentan) nicht in Outlook 2010 und Outlook 2013. Durch das Verschieben von msg-Dateien zurück nach Outlook wird entweder eine neue Mail mit mit allen msg-Dateien als Anhang erstellt, oder die Dateien werden als msg-Dateien in den Ordner kopiert, ohne in einen richtigen Outlook-Artikel umgewandelt worden zu sein. Dieses Problem wird im Laufe der Zeit mithilfe von Updates behoben. In diesem Fall werden wir diesen Artikel mit einer Referenz zum nötigen Update auf den neuesten Stand bringen.

 

Eine pst-Datei übertragen

Bei einer weiteren Methode müssen die Nachrichten zu einer pst-Datei umgewandelt , diese dann von Outlook getrennt, Outlook neu gestartet, und dann die pst-Datei als (gepackter) Anhang versendet werden. Der Empfänger kann die pst-Datei dann entpacken und sie mit Outlook verbinden.

1. Erstellen Sie eine neue pst-Datei.
Outlook 2007 und älter
Datei->Neu->Outlook-Datendatei
Outlook 2010 und 2013
Datei->Kontoeinstellungen->Kontoeinstellungen…->Datendateien->Hinzufügen

2. Wählen und kopieren Sie die Artikel in einen Ordner innerhalb der neu erstellten pst-Datei. Die in Ordner kopieren-Tastenkombination ist: STRG+UMSCHALT+Y.
Um einen kompletten Ordner zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihn und wählen sie: Ordner kopieren.

3. Sind die Artikel kopiert, trennen sie die pst-Datei von Outlook.
Outlook 2007 und älter
Datei->Datendateiverwaltung->pst-Datei auswählen->Entfernen

4. Schließen sie Outlook. Dies ist wichtig, denn dadurch wie die Sperre der pst-Datei aufgehoben.

5. Durchsuchen Sie den Pfad der pst-Datei, rechtsklicken Sie sie und wählen Sie: Senden an->ZIP-komprimierter Ordner.
Natürlich steht es Ihnen frei, ein anderes Kompressionsprogramm zu benutzen.

6. Öffnen sie Outlook erneut und senden sie die pst-Datei dem Empfänger oder teilen sie es anderweitig (siehe unten)

7. Der Empfänger muss die zip-Datei erst in einem Ordner auf seinem Computer speichern, und es dann per Rechtsklick entpacken: Alles entpacken… (oder benutzen sie ein anderes Kompressionsprogramm)

8. Die entpackte zip-Datei kann dann mit Outlook verbunden werden:
Datei->Öffnen->Outlook-Datendatei öffnen

9. Optional können die Inhalte der verbundenen pst-Datei in das bereits existierende Postfach verschoben/kopiert, (entspricht Schritt 2) und die übertragene pst-Datei in Outlook gelöscht werden (entspricht Schritt 3 und 4).

Notiz: Wenn die pst-Datei besonders groß ist, kann sie auch beispielsweise via OneDrive oder DropBox geteilt werden. Stellen sie dazu sicher, dass sich die pst-Datei zu dem Zeitpunkt ihrer Erstellung nicht in einer Cloud oder ähnlichem befindet. Wenn dies der Fall ist, könnte der Vorgang nicht möglich sein und die pst-Datei beschädigt werden.

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