Was ist Mail Merge in Outlook und wie verwendet man Mail Merge besser?

Outlook

Im Jahr 2001 führte Microsoft neben vielen anderen Dingen eine unschätzbare Verbesserung für die Produktivität seines Office-Pakets (damals noch Microsoft Office 2002) ein, welche die industriellen Standards für Profis anhob, deren Job eine regelmäßige Korrespondenz per E-Mail mit einer großen Kundschaft über viele Jahre voraussetzt. Microsoft nannte diese neue Funktion „Mail Merge“ – eine willkommene Erweiterung zur Anwendung Microsoft Word, welche es den Benutzern erlaubt, einen komplett anderen Ansatz bei der Kommunikation mit einer breit gefächerten Kundschaft zu verfolgen.

Was ist Mail Merge?

Die Idee ist es, die Art zu ändern, wie Leute E-Mail-Clients wie Outlook benutzen, um Massen an Mails zu verfassen, indem man ihnen mehr Kontrolle über die Mail-Aktivitäten gibt. Das wird mit einem Tool gewährleistet, welches so genannte „Macros“ verwendet – einen integrierten Platzhalter, den ein Benutzer in seine/ihre Dokumente mithilfe der Benutzeroberfläche einer Office-Anwendung einfügen kann und der später bei aktuellen Einträgen zu einer Person aus der Kontaktliste des Benutzers (oder einer anderen externen Datenquelle) ersetzt wird.

 

Wie benutzt man Mail Merge?

Ein allgemeines Beispiel wäre eine Mail-Aufgabe, welche es notwendig macht ein bestimmtes Dokument an eine beachtliche Zahl an Leuten zu schicken, deren Personaldaten bekannt sind: ihre Vor- und Nachnamen, die Heim- oder Arbeitsadresse, die Jobbezeichnung oder andere Parameter zur Gruppierung wie eine Abteilung oder ein Beschäftigungsfeld. Das Dokument enthält gleiche Informationen für jeden der Empfänger, aber möglicherweise ist es notwendig, einzelnen Empfängern unterschiedliche Werte zu schicken (wie einen monatlichen Schuldenbetrag, den Preis für eine Ware oder ein Ablaufdatum), welche auch bereits bekannt sind. Die Person, die mit dem Schreiben der Mails beauftragt ist, verfasst dann sein Dokument derart, dass alle Werte-Felder mit einem allgemeinen Macro markiert werden. So ein Dokument würde ungefähr so aussehen:

In der Phase, in der das Dokument zum Anhängen an eine E-Mail-Nachricht (oder Nachrichten) vorbereitet wird, greift Word auf die Quelle der Empfängerdaten zu (momentan gibt es zwei Arten an Quellen, welche als Kontaktbasis verwendet werden können – die normale Outlook Kontaktbasis (welche bereits im Vorfeld mit den notwendigen Daten ausgestattet sein müsste) oder eine Datenbank/Tabellendatei (beispielsweise aus Microsoft Access oder Microsoft Excel, um nur ein paar Möglichkeiten zu nennen). Indem es die individuellen Einträge verwendet, ersetzt Word die Macros mit tatsächlichen Namen, Adressen, Datumsangaben oder anderen Daten. Das daraus resultierende Dokument, welches vor dem Verschicken noch einmal eingesehen werden kann, würde ungefähr so aussehen:

Einer der vielen Vorzüge davon zu wissen, wie man Mail Merge benutzt, außer dass es eine effiziente und praktische Methode zum Anfertigen einer angemessenen und personalisierten Korrespondenz ist, liegt darin, dass jeder der beabsichtigten Empfänger ausschließlich seinen eigenen Namen in dem Empfängerfeld der erhaltenen Nachricht sehen wird. Der Trick liegt darin, dass Word so viele Nachrichten aus de Original-Dokument erstellt wie es Empfänger in der Mailing-Liste gibt – nahtlos und individuell:

Wie verwendet man Mail Merge besser?

Die Funktion Mail Merge ist ein robustes und anpassbares Tool, das mehr als nur eine Möglichkeit zum Erreichen des Ziels anbietet und es lässt sich auf das persönliche Nutzungsverhalten, unterschiedliche Situationen oder persönliche Präferenzen des Nutzers einstellen.
Im Abschnitt „Wie benutzt man Mail Merge?“ wurde erwähnt, dass Mail Merge unterschiedliche Datenquellen verwenden kann – das wird gemacht, damit die Benutzer die Vorgehensweise auswählen können, die ihnen bei jedem Schritt des Merging-Vorgangs die meiste Zeit einspart. Der Schlüssel zur besseren Verwendung von Mail Merge lautet wie folgt:

1. Die Wahl der Kontaktbasis nutzen: manchmal ist die Kontaktliste von Outlook die bessere Wahl, da sie die Standard-Methode zum Speichern von Kontakten ist. Wenn zum Beispiel die benötigten Datenwerte für die Mails bereits in allgemeinen Datenfeldern wie „Vorname“, „Nachname“ oder der Empfängeradresse enthalten sind, sind keine weiteren Schritte notwendig.

Wenn detailliertere Informationen benötigt werden, gibt es es eine Möglichkeit, um eine Datenbank zu erstellen, welche jede nur vorstellbare Information abseits derjenigen enthält, welche bereits in dem Kontaktformular von Outlook enthalten sind. Wird so eine spezielle Datenbank einmal sorgfältig aufgebaut, kann sie sowohl die benötigte Zeit als auch das Ergebnisse des Schreibens von Mails für eine lange Zeit immens verbessern.

2. Die Art des Original-Dokuments kann ebenfalls ausgewählt werden. Man kann nicht nur direkt in der Word Anwendung damit beginnen, eine E-Mail zu verfassen, sondern auch Outlook, Excel oder Publisher verwenden. Unabhängig davon, welche Anwendung man verwendet, kann Word jeder Zeit als Texteditor im Hintergrund aufgerufen werden.

3. Und abschließend bringt das Wissen über die Verwendung von Mail Merge einen Benutzer so nahe wie möglich an das Erreichen von Automatismus, wenn man es auf Dokumentenvorlagen bezieht, welche häufig verschickt werden und nur wenige strukturelle Veränderungen beinhalten (wöchentliche Berichte, monatliche Newsletter oder jährliche Urlaubsbenachrichtigungen, um nur ein paar zu nennen). Diese Dokumentvorlagen, die bereits mit ihren jeweiligen Datenquellen verbunden sind, können modifiziert werden, um die nötigen Änderungen vorzunehmen, ohne alle vorherigen Schritte des Mail-Verfassens durchgehen zu müssen.

 

Die Entwicklung von Mail Merge:

Bei einem so weitreichenden und über ein Jahrzehnt auch populären Tool sind einige Verbesserungen in der Form oder der Funktion ganz natürlich im Sinne von Moderne und einer stetig wachsenden Software-Orientierung. Wir sind Stolz, das Mail Merge Toolkit zu verwenden: ein Plugin für die Office-Anwendungsplattform, das die Reichweite der Nutzweisen, die Funktionen und die Möglichkeit zum Zeitsparen des normalen Mail Merge erweitert.

4. Das Mail Merge Toolkit verbessert die Personalisierung, indem es das Einbeziehen individueller Anhänge bei E-Mails erlaubt (wie es auch bei regulären Outlook-Nachrichten der Fall ist) – eine Funktion, die im normalen Mail Merge eine ganze Weile fehlte. Außerdem wurde ein anpassbares Betreff-Feld eingeführt, wodurch die Zeit zum Verfassen einer Mail auf ein paar Mausklicks während des eigentlichen Mail-Schreibens reduziert werden kann.

5. Zum Schluss wurden einige spezielle Funktionen eingeführt, um selbst die komplexesten Nutzungen zu unterstützen und noch mehr Zeit einzusparen. Wenn es notwendig wird, ein Dokument als PDF, HTML oder als RTF-Anhang zu verschicken oder man die Form der Nachricht anpassen möchte, braucht man nichts weiter außer dem Mail Merge Toolkit!

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