Welcher Benutzer hat eine Email in einem gemeinsamen Postfach bereits gelesen und welcher nicht?

Outlook

Wir haben im Büro ein gemeinsames Postfach über das wir, unter anderem, allgemeine Info Emails empfangen. Oft bleiben diese Emails tagelang liegen, weil niemand weiß, wer die Email schon gelesen und bearbeitet hat und wer nicht.

Gibt es in Outlook einen Weg, um herauszufinden, wer eine Email in eine gemeinsamen Postfach schon gelesen hat und wer nicht?


In Outlook lässt es sich nicht direkt ablesen, wer konkret eine einzelne Email gelesen hat und wer nicht. Aber es kann, und das sogar recht einfach, ein System aus verschiedenen Kategorien.

Mit einer optionalen Formatierungsregel kann die Nachricht automatisch in einer anderen Schriftformatierung, zum Beispiel durchgestrichen, angezeigt werden. Sind Sie der letzte, der die Email liest, erhalten Sie direkt den Vorschlag die Email zu löschen.

Das System

Das ist System ist eigentlich ganz einfach: Wenn Sie die Nachricht gelesen haben, weisen Sie dieser eine spezifische Kategorie zur Identifikation zu. Zum Beispiel die Kategorie „Gelesen von Robert“.

Wenn zum Beispiel Kollegin Jana ebenfalls am gleichen Projekt arbeitet und an dem gemeinsamen Postfach beteiligt ist, dann sieht sie durch die Kategorisierung, dass ich diese Email schon gelesen habe. Hat Jana die Email ebenfalls gelesen, tut sie das gleich und vergibt die Kategorie „Gelesen von Jana“ an die Nachricht.

Angenommen, Jana trifft nun an der Kaffeemaschine den dritten Kollegen, Jörg, kann sie ihm berichten, dass sie die Email zwar gelesen hat, aber noch nicht dazu gekommen ist darauf zu antworten. So kann sie ihn direkt fragen, ob er sich dem Anliegen annehmen kann. Wenn Jörg zu seinem Computer zurück geht, wird er sehen, dass jeweils die Kategorie „Gelesen von Robert“ und die Kategorie „Gelesen von Jana“ vergeben sind. Da Jana ihn gebeten hat, kann er sich nun dieser Email annehmen, ohne noch mal separat kontaktiert werden zu müssen.

Weggestrichene Emails, die von jedem gelesen worden sind

Wir können das ganze System ein bisschen schicker und übersichtlicher machen, indem wir bereits gelesen Emails wegstreichen und grau einfärben, wenn die letzte Person diese gelesen und die Kategorie „Gelesen von …“ vergeben hat. Dies wäre ein deutliches Zeichen dafür, das die Email auch vom letzten Nutzer gelesen worden ist und nun gegebenenfalls gelöscht werden kann.

Dies können Sie erledigen, indem Sie eine neue Regel für eine bedingte Formatierung erstellen.

1. Wählen Sie den Posteingang des gemeinsamen Postfachs aus
2. Öffnen Sie die Ansichtseinstellungen
a. Outlook 2003 und 2007
AnsichtAnordnen nachBenutzerdefiniert
b. Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016
Auswahl des Tabs Ansicht → Button Ansichtseinstellungen
3. Klicken Sie auf den Button Bedingte Formatierung (In Outlook 2003 und Outlook 2007 ist dieser Button als Automatische Formatierung bezeichnet)
4. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen
5. Benennen Sie die Regel, zum Beispiel „Gelesen von Alle“
6. Klicken Sie auf den Button Schriftart
7. Legen Sie die Einstellungen für die Schriftart fest.
In unserem Beispiel:
– Effekt: Durchgestrichen
– Schriftfarbe: Grau
8. Klicken Sie auf den Button Ok
9. Drücken Sie auf den Button Bedingungen
10. Wählen Sie den Tab Erweitert
11. Fügen Sie die folgenden Bedingungen hinzu:
a. Feld: Kategorien
b. Bedingung: Enthält
c. Wert: Gelesen von Robert / Jana / Jörg
(Bitte fügen Sie hier die Namen Ihrer Teammitglieder ein)
12. Beenden Sie den geöffneten Dialog mit Ok und die Änderungen treten sofort in Kraft.

Die Änderungen gelten nicht für alle teilnehmenden Benutzer. Daher muss jeder einzelne die Schritte an seinem Account wiederholen.

 
gelesen-von-

Mit diesem Filter können Sie durch verschiedene Formatierungen Ihren Teammitgliedern ermöglichen zu sehen, wer eine Email eines gemeinsamen Postfachs gelesen hat und wer nicht.

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