Outlook XP Testbericht
In der Version 2002 bleibt Microsoft Outlook eines der mächtigsten und produktivsten sowie frustrierendsten, komplexesten und inkonsistentesten Werkzeuge zur Verwaltung persönlicher Informationen. Zwar hat Microsoft weniger Arbeit hineingesteckt, als wir gehofft haben, aber doch viel Aufmerksamkeit
auf die Integration in das Gesamtpaket gerichtet (der Umkehrschluss gilt jedoch nicht) und mit der Behebung bestehender Probleme begonnen.
Sinnvolle Neuerungen
Eines vorweg: Es gibt keine Funktion, die wir als DEN Upgradegrund oder DIE neue Funktion hervorheben können. Andererseits gibt es viele kleine Dinge, die das Programm für die tägliche Arbeit besser ausrüsten. Die Autovervollständigung von E-Mail-Adressen erleichtert das Schreiben vieler E-Mails. Sie können nun für jede E-Mail bestimmen, mit welchem Konto sie verschickt wird. Outlook unterstützt nun DAV-kompatible HTTP-E-Mail und Microsoft hat die nervigen Installationsmodi (Firmennetzwerk oder nur Internet-E-Mail) endlich beseitigt: es gibt nur noch ein großes, glückliches Programm. Außerdem gibt es die nützliche E-Mail-Ansicht “Nach
Absender gruppieren“.
Die “Fernbedienung” ist jetzt wesentlich eleganter- dank des einzelnen Erinnerungsfensters: Nie mehr ein Monitor voller Erinnerungsfenster beim Start von Outlook! Microsoft behauptet zwar, dass die Geschwindigkeit bei der Arbeit mit WANs und Wählverbindungen gesteigert wurde, aber das meiste zur höheren Geschwindigkeit
und besseren Leistung tragen eindeutig die neuen Erinnerungen und die Möglichkeit, den Fortschritt der Fernsynchronisierung zu überwachen und diese abzubrechen bei.
Firmennutzer mit Exchange können die Gruppenplanung verwenden, um eigene Gruppen anzulegen ohne die IT-Abteilung bemühen zu müssen. Einzelanwender können Frei- und Gebuchtinformation mit jedem über das Web austauschen, sofern sie ein Microsoft Passport-Konto besitzen.
Microsoft hat auch die Oberfläche verbessert. So können Sie nun Ordner für die Suche im einfachen Suchedialog (und in der erweiterten Suche) auswählen. Wenn Sie
Word als E-Mail-Editor (jetzt die Voreinstellung) verwenden, haben Sie auch Zugriff auf viele zeit- und arbeitssparende Funktionen aus Word.
Verwirrendes Outlook
Andere Implementierungen von Outlook Funktionen scheinen dagegen einem wirren Hirn entsprungen.
Nehmen wir zum Beispiel die Farbregeln für den Kalender. Eine nützliche Funktion, wenn man keinen Doktorgrad bräuchte, um das Konzept zu verstehen. Zumindest eine bessere Dokumentation wäre doch angebracht gewesen.
Zuerst haben wir vermutet, dass die Farbregeln nicht im Netzwerk verteilt würden. Am Ende haben wir festgestellt, dass die Regeln mit bestimmten Ansichten und nicht allgemeingültig angewendet werden. Prima eigentlich, weil deutlich vielseitiger.
Aber Regeln können nicht zwischen Ansichten kopiert werden. Also müssen Sie entweder die Regeln von Anfang an neu anlegen oder die bestehenden Ansichten auf Grundlage der Ansicht mit den Regeln neu anlegen. Vielleicht doch etwas viel Arbeit für farbige Hervorhebungen?
Auch die Suchmaschine zeugt von geistiger Umnachtung. Noch immer ist es nicht möglich, mehrere Nachrichtenspeicher, beispielsweise
eine Exchange-Mailbox und eine Offline-Mailbox aus Outlook zu durchsuchen. Mit der neuen Suchefunktion können Sie dies allerdings aus anderen Office-Anwendungen tun. Mit Ausnahme der Dokument- und Anwendungswiederherstellung, die wir in Outlook im Gegensatz zu Word, Excel und PowerPoint, nicht benutzten
musste, finden sich hier nur wenige der neuen Office XP-weiten Funktionen.
Die Leistungen von Outlook
- Zentrale Stelle für E-Mails
In Outlook 2003 lassen sich E-Mails aus verschiedenen Konten – beruflich, privat, webbasierend – in einer Ansicht senden und empfangen. - Informiert auf einen Blick
Das Vorschaufenster sitzt in der neuen Outlook-Version nicht mehr in der rechten unteren Ecke, sondern nimmt die ganze rechte
Bildschirmhälfte ein. Der vergrößerte Bereich erspart in der Regel das Scrollen beim Lesen einer E-Mail. - Wichtige E-Mails schneller finden
Mit dem Gruppieren nach Datum, Größe, Betreff, Wichtigkeit usw. räumen Sie Ihre E-Mails sauber auf und finden sie jederzeit schnell wieder. - Übersichtlicher Posteingang
Kennzeichnen Sie Ihre E-Mails nach Prioritäten. Entsprechend markierte Nachrichten erscheinen beispielsweise gesammelt im Ordner “Zur Nachverfolgung”,
egal wo Sie sie vorher abgelegt haben. - Regeln und Benachrichtigungen
Die neue Outlook-Version informiert Sie per Kurzbenachrichtigung über eingehende E-Mails, auch wenn Sie sich gerade in einer anderen
Anwendung befinden. Auch das “Regelwerk” lässt sich einfacher bedienen. So können Regeln nun beispielsweise auf Basis einer ausgewählten E-Mail
erstellt werden. - Suche leicht gemacht
Wiederkehrende Suchläufe speichern Sie in Suchordnern. Damit bringen sie Struktur in Ihr Postfach, ohne die Mails in Ordner sortieren zu müssen. - Kalender, Kontakte und Aufgaben im Griff
Der neue Navigationsbereich macht es Ihnen leicht, zwischen Posteingang, Kalender oder Aufgaben hin und her zu wechseln. So entgeht Ihnen
nichts, was Sie für den erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte benötigen. - Junk-Mails vermeide
Der neue Junk-Mail-Filter sorgt dafür, dass Ihr Postfach nicht von unerwünschten E-Mails verstopft wird. - Unerwünschte Anlagen blockieren
Outlook 2003 sperrt Anlagen von unbekannten Absendern automatisch. Natürlich können Sie
nach entsprechender Prüfung die vollständige Nachricht abrufen. - Unabhängigkeit vom Exchange Server
Mit dem Exchange-Server-Modus arbeiten Sie auch bei Netzwerkproblemen störungsfrei weiter. Outlook legt auf Ihrem Computer eine
Kopie des Postfachs an, so dass Sie sich nur bei Bedarf mit dem E-Mail-Server verbinden müssen. Steht das Netzwerk nicht zur
Verfügung, verwendet Outlook die lokalen Daten. - An die Verbindungsqualität angepasst
Outlook passt sich der verfügbaren Netzwerkgeschwindigkeit an. Bei schnellen Verbindungen werden mehr E-Mails abgeholt als bei niedriger Netzwerkkapazität. - Kommunikation in Echtzeit
Ohne Outlook zu verlassen, starten Sie aus E-Mails, Kontakten oder Ihrem Kalender das Instant-Messaging-Programm und klären offene Punkte. - Kontrolle behalten
Schützen Sie sensible Daten auch, wenn Sie sie aus der Hand geben. Mithilfe der Information Rights-Funktion legen Sie fest, ob der Empfänger Ihre
E-Mail weiterleiten, kopieren oder drucken darf. Ferner können Sie ein Datum festlegen, nach dessen Ablauf die E-Mail nicht mehr angezeigt werden kann.
Anmerkung: Die IRM-Funktion erfordert Microsoft Windows Right Management Services (RMS) unter Windows Server 2003. - Zusammenarbeit verbessern
Speichern Sie wichtige Anlagen zu E-Mails im “freigegebenen Arbeitsbereich”, der für alle Mitglieder des Teams zugänglich ist. Hier legen Sie
Informationen ab, die von allgemeinem Interesse sind. Und hier finden Sie auch aktuelle Vorlagen, Hintergrundmaterial oder wichtige Kontakte.
Darüber hinaus eignet sich der gemeinsame Arbeitsbereich zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten.
Anmerkung: Die “freigegebenen Arbeitsbereiche” erfordern Windows SharePoint Services unter Windows Server 2003. - Terminpläne koordinieren
Alle, die viel zu organisieren haben, werden diese Option besonders schätzen.
Outlook hat jetzt eine Anzeigemöglichkeit für mehrere Kalender nebeneinander. Auf diese Weise haben Sie nicht nur die Termine Ihres Chefs im Griff, natürlich können Sie auch bequem Arbeits- und persönliche Kalender auseinander halten.
Fazit zu Outlook
Wenn wir scheinbar Kleinkrämer sind, so liegt das daran, dass Microsoft nur Korinthen und keine Rosinen geliefert hat. Dabei haben wir eine ganze Menge erwartet: Formulare, die für Endanwender besser zugänglich sind, mehr Kontrolle über Druckparameter, einen Makrospeicher, besserer Import und Export, die Möglichkeit zur Wiedervorlage markierte Elemente im Kalender und der Aufgabenliste anzuzeigen, ein E-Mail-Protokoll aus dem ersichtlich ist, wann jedes E-Mail-Konto zuletzt geprüft
wurde, anpassbare Regeln für Standarderinnerungen usw.
Wenn es auch keine herausragenden neuen Funktionen bietet, enthält die neue Outlook-Version doch viele kleine Verbesserungen, die aus einem guten ein besseres Programm machen. Leider sind auch viele der kleinen Punkte, die uns frustrieren noch vorhanden.