Europäische Unternehmen und ihre Partner auf der ganzen Welt bereiten haben sich die  DS-GVO bzw. GDPR vorbereitet- einer neuen Reihe von Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten – wie Sie die Übereinstimmung Ihrer Geschäftskorrespondenz mit der neuen Verordnung sicherstellen können. Unsere Kurzanleitung zu sicheren Anhängen gibt einen Überblick über die Möglichkeiten des Attachments Processor for Outlook, welches Sie kostenlos testen können.

Im Mai 2018 tratt in der Europäischen Union die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR bzw. DS-GVO) in Kraft – sehr zur Bestürzung der internationalen Geschäftswelt. Dieses Paket von Vorschriften zur Verbesserung des Schutzes personenbezogener Daten in der Region ist beispiellos umfassend und detailliert: Es gilt für alle europäischen Organisationen, die personenbezogene Daten innerhalb der EU verarbeiten, sowie für alle ausländischen Organisationen, die personenbezogene Daten von in Europa ansässigen Personen aus anderen Teilen der Welt verarbeiten. Wenn Sie also Geschäfte mit Firmen- und Privatkunden in der EU tätigen und sich fragen, ob die GDPR auf Sie zutrifft, sollten Sie den offiziellen Text überprüfen, um auf der sicheren Seite zu sein, aber unsere beste Vermutung ist ja, das tut es.

Was hat das mit E-Mails zu tun, insbesondere mit Anhängen? Das Versenden von Dateien per E-Mail stellt aus verschiedenen Gründen eine Gefahr für den Verlust persönlicher Daten dar. Zuerst könnten Sie die Datei an den falschen Empfänger senden oder vergessen, bestimmte Empfänger von einer Massen-E-Mail auszuschließen. Zweitens könnten Cyberkriminelle das Postfach des Empfängers hacken und auf alle Anhänge zugreifen. Folglich würde das Versenden ungeschützter Dateien und deren Speicherung in Ihrem Postfach gegen die GDPR verstoßen und kann zu Geldbußen und Klagen führen.

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Wir erhalten häufig doppelte Benachrichtigungen für verschiedene neue E-Mail- und Kalendereinträge oder Besprechungen. In der Regel tauchen diese Warnungen innerhalb von Sekunden nacheinander auf, obwohl einige E-Mail-Benachrichtigung erst Stunden später erscheinen oder nur, wenn wir unseren Computer neu starten.

Wir erhalten die E-Mail nur einmal in Outlook und die Besprechung wird auch nur einmal in unserem Kalender aufgeführt.

Warum erhalten wir diese Mehrfachbenachrichtigungen und wie können wir dafür sorgen, dass wir nur noch eine erhalten?

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Nehmen wir mal an, Sie brauchen mehrere persönliche Exemplare einer Vereinbarung (z.B. für die DSGVO), die von einem Spezialisten oder einer Person unterzeichnet werden müssen. Sie sind unterwegs, aber per E-Mail verfügbar. Nun stellen Sie sich die Frage, ob Sie die Signaturfunktion in Microsoft Office Word nutzen können und ein Dokument in Ihre persönliche PDF-Dateien umzuwandeln und dieses dann sofort und individuell an die Adressaten zu versenden?
Ja, das ist Möglich!

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Ich benutze Outlook 2013 seit dem Erscheinen und bin immer noch recht zufrieden damit.

Ich weiß, dass seit damals und jetzt Outlook 2016 herauskam und ich hörte, dass bald auch Outlook 2019 verfügbar wird. Dann gibt es noch Office 365, das anscheinend immer die neueste Version von Office ist.

Mit so vielen neueren Versionen von Outlook, ist Microsoft immer noch verpflichtet, meine Outlook 2013-Version zu unterstützen, oder ist es Zeit für mich, weiterzumachen?

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Ein Outlook 2016-Benutzer hatte ein Problem beim Versenden großer Anhänge:

„Wenn ich mehrere Bilddateien an eine E-Mail in Outlook anhänge, erhalte ich die Meldung „Die Datei, die Sie anhängen, ist größer als der Server erlaubt. Versuchen Sie, die Datei an einem freigegebenen Ort zu speichern und stattdessen einen Link zu senden.“ Frühere Versionen von Outlook bieten stattdessen die Möglichkeit, die Größe der Bilder zu ändern.

Outlook 2016 hat den Dialog zum Ändern der Größe von Bildern auf der Registerkarte „Datei“ der Nachricht, nachdem die Bilder angehängt wurden.“

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