Effektiv mit Google Mail arbeiten

Google Mail

Google ist schon seit geraumer Zeit die beliebteste Suchmaschine überhaupt und gemessen am Marktanteil greifen nach wie vor ca. 80 Prozent der Internetnutzer regelmäßig auf Google zurück, wenn sie etwas Bestimmtes suchen oder etwas genauer recherchieren möchten. Aber auch der kostenlose Mail-Dienst von Google, Google Mail ist mittlerweile sehr beliebt und wird auch immer noch populärer. Im Folgenden sollen deshalb kurz fünf Punkte angerissen werden, die nützlich sind, um Google Mail so effektiv wie eben möglich zu nutzen.

1.)    Einteilen von E-Mails in Konversationen
Google Mail erleichtert es dem Anwender im Vergleich zu anderen Freemail-Anbietern deutlich, den Überblick über die E-Mail-Flut zu behalten. Das Einteilen der eingehenden und ausgehenden E-Mails in Konversationen ist dabei ein Feature, welches von Google Mail gewissermaßen vollautomatisch angewandt wird. Für Anwender, die gerne alles selbst erledigen, mag dies manchmal lästig sein, für alle anderen ist der Aspekt von Google Mail, dass E-Mail-Wechsel mit dem selben Empfänger automatisch in eine Gruppe eingeteilt werden, ein wahrer Segen. Auch Chat-Konversationen mit einem Gesprächspartner werden automatisch mit in diese Gruppe eingeteilt, so dass man direkt erkennen kann, ob zum Beispiel auf eine bestimmte Frage bereits geantwortet wurde oder nicht.

2.)    Schützen der eigenen Privatsphäre
Immer wieder wird Google als "Datenkrake" bezeichnet – teils zu Recht, doch oft ist dies auch Angstmacherei. Fakt ist, dass Google eingehende und ausgehende E-Mails nach bestimmten Worten "scannt", um so kontextbezogene Anzeigen einblenden zu können. Diejenigen Anwender, denen dabei etwas mulmig wird, können dies jedoch problemlos unterbinden. Möglich ist dies etwa, indem man seine E-Mails mithilfe eines Tools wie etwa PGP verschlüsselt oder sie einfach über einen Client abruft. Natürlich kann man aber auch einfach offline gehen, während man E-Mails im Webmail-Client von Google beantwortet und die kontextbezogene Anzeige-Einblendung so ganz simpel verhindern.

3.)    Auch E-Mails von anderen Accounts mit Google Mail verwalten
Google Mail bietet ausreichend Möglichkeiten und Optionen, um auch E-Mails von anderen Freemail-Anbietern oder Domains in den Google Mail Account weiterzuleiten und sie dort zu verwalten. Für Anwender, die die E-Mail-Technologie im größeren Stil nutzen, ist dies äußerst praktisch, da Google Mail eben deutlich mehr Optionen zur einfacheren Organisation und Verwaltung von E-Mails bietet als die Webmail-Clienten vieler anderer Anbieter und sogar mehr Features als so mancher Standard Mail-Client.

4.)    Benutzen von Templates und der Auto-Reply Funktion
Google Mail erlaubt es dem Anwender, beim Beantworten der täglich eingehenden E-Mails viel Zeit zu sparen, indem es unter anderem das sehr einfache Konfigurieren und Einrichten von Auto-Respondern ermöglicht, die sich sogar mit bestimmten Filtern kombinieren lassen, so dass beispielsweise nicht jeder Absender einer E-Mail an die eigene E-Mail-Adresse eine automatische Antwort erhält. Außerdem lassen sich in Google Mail viele Templates abspeichern, die sich dann etwa für schnelle Standard-Antworten (etwa ein Template für berufliche E-Mails, eines für Rundmails an Bekannte etc.) nutzen lassen.

5.)    Direktes Anzeigen von Datei-Anhängen in Google Mail
Zu guter Letzt soll hier noch ein weiteres Feature von Google Mail kurz vorgestellt werden, welches gerade solchen Anwendern zu Gute kommt, die auch unterwegs oder an einem fremden Arbeitsplatz ihre Mails abrufen wollen und dabei nicht auf die gewohnten Funktionen verzichten möchten – Google Mail ist nämlich in der Lage, unter anderem PDF-, Word- und Excel-Dokumente direkt im Webmail-Interface zu öffnen und darzustellen. Dies ist beispielsweise gerade beim E-Mail-Abruf mit einem Smartphone von Vorteil, denn wenn hier überhaupt ein geeignetes Programm zur Dokumenten-Darstellung vorhanden und installiert ist, verbraucht es oft unglaublich viel Rechenkapazität, die dann anderswo fehlt – wenn der Datei-Anhang stattdessen direkt im Browser geöffnet werden kann, spart dies Ressourcen und dadurch auch Zeit.
 

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