Entfernen des “External”-Tags aus der Outlook-Nachrichtenliste

Outlook 2016

Viele Outlook-Benutzer haben bemerkt, dass in ihrer Nachrichtenliste vor dem „Von“-Feld ein „External“-Tag erscheint. Dieser Artikel erklärt, wie Sie diesen Tag entfernen können, obwohl dies möglicherweise gegen die Richtlinien Ihres Unternehmens verstößt.

Was bedeutet das „External“-Tag?

Das „External“-Tag in Ihrer Nachrichtenliste ist eine optionale „Bewusstseins“-Funktion in Exchange Online, die von Ihrem Exchange-Administrator aktiviert werden kann. Diese Funktion gilt für jeden und soll nicht vom Benutzer deaktiviert werden. Das Ziel ist, den Benutzern zu zeigen, dass die E-Mail von einer externen Quelle stammt.

Wie entfernt man den „External“-Tag?

Der „External“-Tag ist leider nicht seine eigene Spalte in Outlook. Er ist in der Spalte „Von“ eingebettet. Daher können wir die „External“-Spalte nicht einfach entfernen. Aber mit einem kleinen Trick können wir eine benutzerdefinierte Spalte erstellen:

  1. Ansichtseinstellungen öffnen:
    • Bei vereinfachtem Menüband: Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Ansichtseinstellungen…
    • Bei klassischem Menüband: Ansicht -> Ansichtseinstellungen

 

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalten…“.
  2. Klicken Sie im Dialog „Spalten anzeigen“ auf „Neue Spalte…“.
    • Name: Von (Ohne Externe)
    • Typ: Formel
    • Formel: [Von]

 

  1. In der Liste „Diese Spalten in dieser Reihenfolge anzeigen“ verschieben Sie das Feld „Von (Ohne Externe)“ unter das vorhandene Feld „Von

 

 

  1. Wählen Sie das vorhandene „Von“-Feld aus und drücken Sie auf Entfernen.
  2. Drücken Sie OK, bis Sie alle Dialoge geschlossen haben.

 

Wichtig: Es gibt eine Gefahr, dass dieser Workaround gegen Ihre Unternehmensrichtlinien verstoßen könnte. Bitte überprüfen Sie dies, bevor Sie die Änderungen vornehmen.

Zusätzliche Tipps

Wenn Sie Ihre Nachrichtenliste im Einzeiligen Ansichtsmodus haben, können Sie nicht mehr auf das Feld „Von (Ohne External)“ klicken, um Ihre Nachrichtenliste nach diesem Feld zu sortieren. Verwenden Sie stattdessen das Menü „Anordnen nach“ oben rechts über der Nachrichtenliste. Alternativ können Sie das originale „Von“-Feld in Ihrer Liste belassen, es jedoch verkleinern, um es als letzte Spalte zu setzen. So können Sie immer noch darauf klicken, um danach zu sortieren.

Hintergrundinformationen für Exchange-Administratoren

Die Einstellung „ExternalInOutlook“ in Exchange Online steuert, ob der „External“-Tag in allen Outlook-Clients (Windows, Web, Mac, iOS und Android) angezeigt wird. Dies ist standardmäßig deaktiviert und kann vom Exchange Online-Administrator über das Set-ExternalInOutlook PowerShell-Cmdlet aktiviert und konfiguriert werden. Mit dem Get-ExternalInOutlook PowerShell-Cmdlet können Sie die aktuelle Konfiguration abrufen.

Sobald es aktiviert ist, zeigen alle Outlook-Clients den „External“-Tag in der Zeile „Von“ an, es sei denn, die E-Mail stammt von einer Domain, die innerhalb Ihres Microsoft 365-Mandanten als „Domain“ konfiguriert ist.

Wichtiger Hinweis: Dies ist lediglich eine Benutzer-Bewusstseins-Funktion und keine tatsächliche Sicherheits- oder Schutzfunktion. Es verhindert nicht, dass Angreifer eine E-Mail-Adresse von Ihrer Domain fälschen. Anti-Spoofing-Schutz kann durch Einrichten von E-Mail-Validierungsdatensätzen (SPF, DKIM und DMARC) in Ihrem DNS erreicht werden.

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