Organisation der Ablage Emails auf einem onmicrosoft-Konto

Hallo Norbert,

dein Ansatz, ein zentrales Archiv (onmicrosoft-Konto) für alle E-Mails zu nutzen, ist grundsätzlich sinnvoll und machbar. Allerdings gibt es einige Herausforderungen, die du angehen kannst. Hier sind Tipps und Antworten auf deine Fragen:

1. Probleme mit der Weiterleitung und Spam

• Nicht alle Mails werden weitergeleitet:
  • Prüfe, ob die Regeln korrekt eingerichtet sind (z. B. keine Konflikte zwischen Regeln).
  • Stelle sicher, dass die Weiterleitung in den Original-Postfächern aktiviert ist (falls du automatische Weiterleitung nutzt).
  • Bei Outlook-Konten: Gehe zu Einstellungen → Mail → Weiterleitung und aktiviere „Alle E-Mails weiterleiten“ an dein omK-Konto.
• Mails landen im Spam:
  • Füge die Absenderadressen der wichtigsten Mails als sichere Absender hinzu (in Outlook: Einstellungen → Junk-E-Mail → Sichere Absender).
  • Prüfe die Spam-Einstellungen der einzelnen Konten (z. B. bei GMail, Webhosting-Anbietern etc.).
  • Falls möglich, richte eine Server-seitige Regel ein (z. B. in Exchange Admin Center, falls du Microsoft 365 Business nutzt), die Mails vor dem Spam-Filter umleitet.

2. Mehrfache Mails auf verschiedenen Geräten

• Lösung 1: Deaktiviere die Synchronisation der Original-Postfächer auf Geräten, wo du sie nicht brauchst.
• Lösung 2: Nutze Regeln im omK-Konto, um eingehende Mails direkt in die richtigen Unterordner zu verschieben (statt sie in mehreren Postfächern zu behalten).

3. Regeln verwalten

• Alle Regeln auf einmal löschen:
  • In Outlook (Desktop): Gehe zu Datei → Regeln und Benachrichtigungen → Regeln verwalten → Halte STRG + A gedrückt → Klicke auf Löschen.
  • In Outlook Web (OWA): Gehe zu Einstellungen (Zahnrad) → Alle Outlook-Einstellungen → Mail → Regeln → Wähle alle aus und lösche sie.
  • Achtung: Es gibt keine globale „Lösche-alle-Regeln“-Funktion in allen Clients.
• Regel-Tipps:
  • Erstelle eine Hauptregel pro Absender/Konto, die Mails direkt in den richtigen Unterordner verschiebt.
  • Nutze Bedingungen wie „Betreff enthält…“ oder „Von…“, um gezielt zu filtern.
  • Teste Regeln mit „Diese Regel jetzt ausführen“, bevor du sie aktivierst.

4. Bessere Alternative? Shared Mailbox oder Power Automate

• Falls du Microsoft 365 Business nutzt, könntest du eine Shared Mailbox erstellen und alle Mails dorthin leiten (kein separates Postfach nötig).
• Mit Microsoft Power Automate (kostenlos in 365) kannst du automatische Workflows erstellen, die Mails filtern und sortieren – das ist flexibler als Outlook-Regeln.