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Verschlagwortet: onmicrosoft Archiv Regeln
- This topic has 2 Antworten, 2 Stimmen, and was last updated 17:06 um 22. Mai 2025 by PhoenixS.
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- 21. Mai 2025 um 15:07 #1031745PhoenixSParticipant
Hallo, ich nutze ein onmicrosoft-Konto (omK) auf dem ich alle eingehenden und ausgehenden Mails als Archiv speichere.
Das Konto habe ich auf mehreren PCs, zwei Smartphones, ein Tablet auf Outlook eingebunden, so kann ich von überall auf mein Archiv zugreifen.
Mailkonten
Zurzeit nutze ich 6 Mailkonten, privat und Firmenkonten bzw. Arbeitsbereiche, das sind drei Outlook-Konten, die anderen gehören zu Websites etc. .
Wenn die alle auf allen Rechnern aktiv sind, ist das Problem, dass viele Mails mehrfach auftauchen.
Daher habe ich mich etwas mit Regeln beschäftigt, da komme ich aber auch nicht so richtig klar.
Ich habe auf dem omK ein Archiv eingerichtet mit Unterordnern nach bestimmten Arbeitsbereichen und über Regeln eingehende Mails zu bearbeiten, was dann ja von überall geht, auch wenn nicht alle Mailkonten auf den einzelnen Geräten liegen.
Es gab da Probleme, z.B.
- dass nicht alle Maileingänge weitergeleitet wurde
- dass viele Mails fälschlicherweise in den Spamordnern landen und nicht weitergeleitet werden, die könnten aber wichtig sein, man sieht sie ja nur, wenn die jeweilige Adresse auf den Geräten eingebunden ist.
Frage: gibt es eine Anleitung, wie man das am besten alles installiert? Etwas Hilfe habe ich schon mit dem Buch der Mailhilfe, welches ich mir gekauft habe; ist mein eingeschlagener Weg prinzipiell richtig und machbar?
Frage zu den Regeln
- Kann man alle Regeln auf einmal löschen?
Ich freue mich auf Antworten und Tipps
Lb. Gruß
Norbert
22. Mai 2025 um 16:53 #1031747TeqiParticipantHallo Norbert,
dein Ansatz, ein zentrales Archiv (onmicrosoft-Konto) für alle E-Mails zu nutzen, ist grundsätzlich sinnvoll und machbar. Allerdings gibt es einige Herausforderungen, die du angehen kannst. Hier sind Tipps und Antworten auf deine Fragen:
1. Probleme mit der Weiterleitung und Spam
- Nicht alle Mails werden weitergeleitet:
- Prüfe, ob die Regeln korrekt eingerichtet sind (z. B. keine Konflikte zwischen Regeln).
- Stelle sicher, dass die Weiterleitung in den Original-Postfächern aktiviert ist (falls du automatische Weiterleitung nutzt).
- Bei Outlook-Konten: Gehe zu Einstellungen → Mail → Weiterleitung und aktiviere „Alle E-Mails weiterleiten“ an dein omK-Konto.
- Mails landen im Spam:
- Füge die Absenderadressen der wichtigsten Mails als sichere Absender hinzu (in Outlook: Einstellungen → Junk-E-Mail → Sichere Absender).
- Prüfe die Spam-Einstellungen der einzelnen Konten (z. B. bei GMail, Webhosting-Anbietern etc.).
- Falls möglich, richte eine Server-seitige Regel ein (z. B. in Exchange Admin Center, falls du Microsoft 365 Business nutzt), die Mails vor dem Spam-Filter umleitet.
2. Mehrfache Mails auf verschiedenen Geräten
- Lösung 1: Deaktiviere die Synchronisation der Original-Postfächer auf Geräten, wo du sie nicht brauchst.
- Lösung 2: Nutze Regeln im omK-Konto, um eingehende Mails direkt in die richtigen Unterordner zu verschieben (statt sie in mehreren Postfächern zu behalten).
3. Regeln verwalten
- Alle Regeln auf einmal löschen:
- In Outlook (Desktop): Gehe zu Datei → Regeln und Benachrichtigungen → Regeln verwalten → Halte STRG + A gedrückt → Klicke auf Löschen.
- In Outlook Web (OWA): Gehe zu Einstellungen (Zahnrad) → Alle Outlook-Einstellungen → Mail → Regeln → Wähle alle aus und lösche sie.
- Achtung: Es gibt keine globale „Lösche-alle-Regeln“-Funktion in allen Clients.
- Regel-Tipps:
- Erstelle eine Hauptregel pro Absender/Konto, die Mails direkt in den richtigen Unterordner verschiebt.
- Nutze Bedingungen wie „Betreff enthält…“ oder „Von…“, um gezielt zu filtern.
- Teste Regeln mit „Diese Regel jetzt ausführen“, bevor du sie aktivierst.
4. Bessere Alternative? Shared Mailbox oder Power Automate
- Falls du Microsoft 365 Business nutzt, könntest du eine Shared Mailbox erstellen und alle Mails dorthin leiten (kein separates Postfach nötig).
- Mit Microsoft Power Automate (kostenlos in 365) kannst du automatische Workflows erstellen, die Mails filtern und sortieren – das ist flexibler als Outlook-Regeln.
22. Mai 2025 um 17:06 #1031748PhoenixSParticipantVielen Dank
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