Templates als vollständige E-Mail-Vorlagen
Die neue Funktion Templates ist für vollständige Nachrichten vorgesehen. Anders als die bisher bekannte Funktion My Templates handelt es sich dabei nicht nur um einfache Textbausteine, sondern um komplette E-Mail-Vorlagen. Nutzer können dadurch ganze Nachrichten vorbereiten und später erneut als Grundlage für neue E-Mails verwenden.
Um eine vollständige E-Mail als Vorlage zu speichern, wird zunächst eine Nachricht erstellt. Anschließend kann sie über Home, Mail Template und Save email as template als Template gesichert werden. Die gespeicherte Vorlage lässt sich später über New und Mail from template wieder aufrufen. Outlook öffnet dabei eine neue Nachricht auf Basis der gespeicherten Vorlage.
Quick Parts für wiederverwendbare Inhalte
Für wiederkehrende Textabschnitte, Signaturergänzungen, Antwortbausteine oder vorbereitete Formulierungen ist dagegen die Funktion Quick Parts vorgesehen. Nutzer markieren dazu den gewünschten Inhalt in einer E-Mail und speichern ihn über Insert, Quick Parts und Save selection to Quick Parts.
Quick Parts unterstützt nicht nur einfachen Text, sondern auch formatierte Inhalte und Bilder. Dadurch eignet sich die Funktion beispielsweise für häufig verwendete Antwortabschnitte, Hinweise, Standardformulierungen, Supportinformationen oder kleine Inhaltsblöcke mit grafischen Elementen.
Wichtiger Unterschied zwischen Templates und Quick Parts
Ein zentraler Unterschied liegt im Einsatzbereich. Templates werden als vollständige neue Nachrichten geöffnet. Sie können nicht in bereits begonnene E-Mails eingefügt werden. Wer während des Schreibens einer bestehenden Nachricht gespeicherte Inhalte ergänzen möchte, muss dafür Quick Parts über die Registerkarte Insert verwenden.
Diese Trennung ist für die praktische Arbeit mit Outlook wichtig. Templates eignen sich für vollständig vorbereitete Nachrichtentypen, etwa standardisierte Kundenantworten, Angebotsanfragen oder interne Mitteilungen. Quick Parts sind dagegen für modulare Inhalte gedacht, die flexibel in eine laufende Nachricht eingefügt werden können.
My Templates soll langfristig ersetzt werden
Nutzer, die bisher mit My Templates gearbeitet haben, sollten ihre Inhalte schrittweise in Quick Parts übertragen. Microsoft weist darauf hin, dass das Add-in My Templates langfristig eingestellt werden soll. Für regelmäßig verwendete Textblöcke empfiehlt sich daher bereits jetzt die Neuanlage entsprechender Inhalte in Quick Parts.
Dieser Übergang ist besonders für Anwender relevant, die viele standardisierte Antworten in Outlook nutzen. Dazu gehören beispielsweise Supportabteilungen, Vertriebsmitarbeiter, Verwaltungsteams oder Redaktionen, die häufig mit ähnlichen Nachrichtentypen arbeiten.
Keine automatische Synchronisation mit klassischem Outlook
Templates und Quick Parts, die im neuen Outlook erstellt werden, stehen nicht automatisch im klassischen Outlook zur Verfügung. Zwischen beiden Outlook Varianten besteht in diesem Bereich keine gemeinsame Vorlagenbasis. Nutzer, die parallel mit dem neuen und dem klassischen Outlook arbeiten, müssen diesen Unterschied bei der Organisation ihrer Vorlagen berücksichtigen.
Wer eine Vorlage im klassischen Outlook benötigt, sollte sie dort als OFT Datei speichern. Für Quick Parts ist ein manueller Umweg erforderlich. Der Inhalt muss kopiert und im klassischen Outlook erneut als Schnellbaustein angelegt werden.
Bedeutung für professionelle Outlook Nutzer
Die Erweiterung des neuen Outlook um Templates und Quick Parts verbessert die Möglichkeiten zur Standardisierung und Beschleunigung der E-Mail-Kommunikation. Besonders in Arbeitsumgebungen mit wiederkehrenden Nachrichten, festen Antwortmustern oder häufig genutzten Informationsblöcken kann die Funktion den täglichen Aufwand reduzieren.
Gleichzeitig bleibt die Trennung zwischen neuem Outlook und klassischem Outlook ein wichtiger technischer Aspekt. Unternehmen und professionelle Anwender sollten bei einer Migration prüfen, welche Vorlagen bisher genutzt werden und wie diese künftig in Templates oder Quick Parts abgebildet werden können.
Die neuen Funktionen zeigen, dass Microsoft das neue Outlook weiter in Richtung produktiver Arbeitsumgebungen ausbaut. Für Nutzer bedeutet dies jedoch auch, bestehende Arbeitsabläufe zu überprüfen und ältere My Templates Inhalte rechtzeitig in die neuen Strukturen zu überführen.
