In der heutigen digitalen Welt ist die Flut von E-Mails, die täglich in unseren Posteingängen landen, überwältigend. Oftmals möchten wir spezifische Arten von Nachrichten identifizieren und entsprechend handeln, ohne manuell durch Hunderte von E-Mails scrollen zu müssen. Ein häufiger Anlass für E-Mails im geschäftlichen Kontext sind Danksagungen. Diese kleinen Gesten der Anerkennung können von Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden kommen und verdienen oft eine besondere Aufmerksamkeit. Doch wie können wir diese Nachrichten effizient erkennen, insbesondere wenn sie in unterschiedlichen Formaten und Großschreibweisen kommen? Hier kommt die Macht der Automatisierung ins Spiel. Mit einem einfachen VBA-Skript für Microsoft Outlook können wir Nachrichten, die mit “Vielen Dank” beginnen, automatisch markieren, unabhängig von ihrer Groß- oder Kleinschreibung. Dieser Leitfaden bietet einen tiefen Einblick in dieses Skript und zeigt, wie man es effektiv in Outlook implementiert, um den Posteingang zu optimieren und wichtige Nachrichten hervorzuheben.
Hier ist ein VBA-Skript, das Nachrichten in Ihrem aktuellen Outlook-Ordner markiert, wenn sie mit den Worten “Vielen Dank” beginnen. Das Skript verwendet LCASE um sicherzustellen, dass die Überprüfung unabhängig von der Groß- und Kleinschreibung ist:
- Drücken Sie in Outlook
ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen. - Im Projekt-Explorer (normalerweise auf der linken Seite) sollten Sie nach Ihrem Outlook-Projekt suchen. Dort gibt es einen Ordner namens “Microsoft Outlook Objects”. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie “Modul einfügen”.
- Im neu erstellten Modul (sollte im Hauptfenster geöffnet sein) fügen Sie den folgenden Code ein:
Sub MarkiereNachrichtenMitVielenDank()
Dim olNamespace As Outlook.NameSpace
Dim olFolder As Outlook.Folder
Dim olMail As Outlook.MailItem
Dim intCount As Integer
Dim strBody As String
Dim intPosition As Integer
' Zugriff auf den aktuellen Ordner
Set olNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set olFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
' Durchlaufe alle Nachrichten im aktuellen Ordner
For intCount = olFolder.Items.Count To 1 Step -1
If TypeOf olFolder.Items.Item(intCount) Is MailItem Then
Set olMail = olFolder.Items.Item(intCount)
strBody = Left(LCase(olMail.Body), 11) ' Nimmt die ersten 11 Zeichen des Nachrichtentexts und wandelt sie in Kleinbuchstaben um
' Überprüfen Sie, ob der Nachrichtentext mit "vielen dank" beginnt
If InStr(1, strBody, "vielen dank") = 1 Then
olMail.UnRead = False ' Setzt die Nachricht als gelesen
olMail.Save
End If
End If
Next
' Ressourcen freigeben
Set olMail = Nothing
Set olFolder = Nothing
Set olNamespace = Nothing
End Sub
- Schließen Sie den VBA-Editor.
Jetzt können Sie den Code ausführen, indem Sie ALT + F8 in Outlook drücken, den Makronamen “MarkiereNachrichtenMitVielenDank” aus der Liste auswählen und “Ausführen” klicken.
Bitte beachten Sie:
- Das Skript markiert Nachrichten nur im aktuell ausgewählten Ordner. Sie müssen zu dem Ordner navigieren, den Sie überprüfen möchten, und dann das Skript ausführen.
- Stellen Sie sicher, dass Makros in Outlook aktiviert sind.
- Beachten Sie auch die üblichen Vorsichtsmaßnahmen beim Arbeiten mit VBA, insbesondere in Bezug auf die Datenintegrität und Sicherheit. Es ist eine gute Idee, immer eine Sicherungskopie Ihrer Daten zu haben, bevor Sie Skripte oder Makros ausführen.